Ewa Kwiecińska

Czy należy upubliczniać zaproszenie do składania ofert?

W instytucji kultury obowiązuje regulamin udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczającej kwoty wskazanej w art. 4 pkt 8 Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Zgodnie z nim, jeśli w roku budżetowym w rozrachunku z dostawcą kwota faktur do zapłaty wynosi powyżej 21 558,50 zł łącznie, to instytucja musi zapytać o cenę trzech dostawców.
Czy w takim przypadku instytucja powinna umieszczać ogłoszenia dotyczące zapytania ofertowego na swojej stronie internetowej, czy wystarczy wysłać takie zapytanie do 3 oferentów bez umieszczania ogłoszenia publicznie?
Co w takim przypadku oznacza termin ‹jawność informacji›?

Usługi kulturalne w rocznym sprawozdaniu o zamówieniach publicznych ZP-SR

Z art. 4d ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) wynika, że pzp nie stosuje się do zamówień o wartości mniejszej niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp (czyli kwoty 5 548 000 euro na roboty budowlane oraz kwoty 221 000 euro na dostawy i usługi dla państwowych instytucji kultury i 144 000 euro na dostawy i usługi dla samorządowych instytucji kultury), których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją wystaw, koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, spektakli teatralnych, przedsięwzięć z zakresu edukacji kulturalnej lub z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki lub muzealiów, a także z zakresu działalności archiwalnej związanej z gromadzeniem materiałów archiwalnych, jeżeli zamówienia te służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności.
Czy na podstawie tego przepisu instytucja kultury powinna ująć w sprawozdaniu zakup: n artykułów spożywczych jako materiałów na warsztaty etnograficzne (polegających np. na pieczeniu pierników),
materiałów plastycznych na warsztaty plastyczne do świetlicy,
usługi transportowej i akredytacji zespołu śpiewaczego na festiwal?

Jak zgodnie z pzp zamówić niektóre usługi związane z imprezami kulturalnymi do 30 000 euro?

Instytucja kultury zaplanowała cykl 6 koncertów artystów i w związku z tym zamówiła usługę wypożyczenia sceny, oświetlenia i nagłośnienia, co przekroczyło 30 000 euro.
Czy te usługi mieszczą się w pojęciu «usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją koncertów», o której mowa w art. 4d ust. 1 pkt 2 Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp)?
Czy takie zamówienie podlega pod pzp?
Co w przypadku, gdy takie zamówienie nie przekracza 30 000 euro, a wewnętrzny regulamin ogólnie stanowi, że dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej z organizacją koncertów, takie jak oświetlenie, nagłośnienie czy wynajem sceny — nie wymagają zbierania ofert (zapytań ofertowych) — czy taka praktyka jest właściwa?
Czy w każdym przypadku wymagane jest rozpoznanie rynku, czy też, mając sprawdzoną firmę od nagłośnienia, można na niej polegać i nie robić co chwilę rozpoznania rynku? Powszechnie wiadomo, że nagłośnienie podczas koncertów jest bardzo ważne i nie każda firma spełnia wymagania odnośnie dźwięku i światła, które narzucają artyści.

Nowelizacja prawa zamówień publicznych a zamówienia udzielane przez instytucje kultury

• Instytucja kultury może oczekiwać od wykonawcy, że będzie on przestrzegał tajemnicy jej przedsiębiorstwa
• W pewnych sytuacjach instytucje mogą skorzystać z nowego trybu udzielania zamówień — partnerstwa innowacyjnego
• Aby się przygotować do elektronicznego sposobu komunikacji z wykonawcą zamówienia, instytucje mają czas do 2018 r.

Przetarg na usługi cateringowe w ośrodku kultury

Ośrodek kultury wynajmuje różnym podmiotom, np. firmom, salę na organizację różnych konferencji i innych wydarzeń. Wynajmujący często korzystają z usług cateringowych zamówionych we własnym zakresie. Dyrektor ośrodka chce wyłonić w przetargu jedną firmę cateringową, która będzie obsługiwała wszystkie imprezy, zarówno te organizowane w ośrodku, jak i dla podmiotów, które wynajmują salę od ośrodka.
Czy może to zrobić?
Jak określić wartość zamówienia?

Instrukcja w sprawie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy w bibliotece

Urząd gminy wprowadził «Instrukcję postępowania w zakresie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu».
W regulaminie zapisano przekazanie tej instrukcji kierownikom wszystkich gminnych jednostek. Zarządzenie wprowadzające instrukcję zawiera również zapis, z którego wynika, że kierownicy jednostek organizacyjnych gminy mają obowiązek wprowadzenia w swoich jednostkach wspomnianej instrukcji, a także egzekwowania złożenia przez pracowników jednostki oświadczeń według wzoru określonego w zarządzeniu.
Czy to znaczy, że dyrektor gminnej biblioteki publicznej powinien wprowadzić swoją instrukcję w sprawie przeciwdziałania praniu brudnych pieniędzy oraz finansowania terroryzmu?

Nowe zamówienia publiczne — w pewnych przypadkach cena oferty może być bez VAT

• Zamówienia publiczne dostosowano do zasad odwrotnego obciążenia, które obowiązują przy rozliczaniu VAT • Wykonawca nie dolicza VAT do ceny oferty, jeśli zgodnie z przepisami o VAT podatek ten ma zapłacić jako zamawiający (nabywca) instytucja kultury • Trzeba uważać na przepisy przejściowe

Jak zgodnie z pzp zorganizować imprezę kulturalną o wartości do 30 000 euro?

Pytanie dotyczy niedawnej nowelizacji Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) w zakresie działalności kulturalnej — art. 4 pkt 8b. Raz w roku instytucja kultury organizuje dni miasta i w związku z tym zamawia usługi nagłośnienia i oświetlenia oraz usługi artystów. Do tej pory instytucja wykorzystywała wewnętrzny, uproszczony regulamin udzielania zamówień publicznych. Koszt zamówienia artysty — gwiazdy wieczoru mieści się w limicie od 3000 do 15 000 euro, podobnie było z wydatkami na usługi nagłośnienia i oświetlenia. W przypadku zamówienia artysty stosowano zamówienie z wolnej ręki, a w przypadku nagłośnienia wybierana była oferta najtańsza. Firmę świadczącą usługi medyczne i ochronę fizyczną instytucja wyłaniała — ze względu na niską wartość zamówienia poprzez zapytania cenowe. Do kwoty 3000 euro instytucja nie stosuje w ogóle regulaminu — korzysta z zapytań cenowych i spisuje notatkę. Jeśli wartość zamówienia mieści się w kwocie od 3000 do 15 000 euro, instytucja wysyła zapytanie do co najmniej dwóch wykonawców, a jeśli od 15 000 do 30 000 euro — do co najmniej trzech wykonawców. Instytucja nie ma dodatkowego regulaminu na udzielanie zamówień z zakresu działalności kulturalnej.

• Czy trzeba umieszczać informację o zamówieniu w BIP, jeśli jego wartość nie przekracza 30 000 euro?
• Czy instytucja może nadal stosować uproszczony regulamin?
• Czy w związku z organizacją imprezy masowej można korzystać ze zwolnienia z art. 4 pkt 8b pzp?
• Czy można stosować zwolnienie z art. 4 pkt 8b pzp do zamówień na usługi kulturalne przy organizacji innych przedsięwzięć niż imprezy masowe?

Potwierdzenie należytego wykonania usług po zmianie wspólników w spółce cywilnej

Firma działająca w formie spółki cywilnej złożyła ofertę w organizowanym przez ośrodek kultury przetargu nieograniczonym na organizację obozów letnich dla dzieci. Przed dniem złożenia oferty w firmie zmienili się przedsiębiorcy ją tworzący. Natomiast nazwa firmy, miejsce wykonywania działalności, NIP oraz REGON – nie uległy zmianie. Firma w nowym składzie złożyła wymagany przez ośrodek kultury jako zamawiającego dokument, tj. potwierdzenie należytego wykonania usług. Jednak doświadczenie w wykonywaniu usług posiadali poprzedni wspólnicy tej spółki, a przedsiębiorcy obecnie tworzący tę firmę go nie posiadają.

• Czy obecni przedsiębiorcy — wspólnicy w spółce — mogą posługiwać się wiedzą i doświadczeniem wcześniejszych przedsiębiorców tworzących firmę, którzy obecnie nie prowadzą tego rodzaju działalności gospodarczej?
• Czy firma może posługiwać się poświadczeniami należytego wykonania usług zrealizowanych przez wcześniejszych przedsiębiorców prowadzących firmę, celem spełnienia warunków udziału w postępowaniu?

Wypracowanie odsetek od kwoty zabezpieczenia jest w gestii instytucji kultury

Pytanie dotyczy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które wykonawca — w zależności od treści SIWZ — wpłaca na rachunek bankowy instytucji jako zamawiającego.

• Czy to zabezpieczenie musi być zawsze trzymane na rachunku oprocentowanym?
• Co zrobić, jeśli instytucja posiada jedynie rachunek bankowy nieoprocentowany — czy należy np. założyć lokatę bankową i wpłacić na nią te środki?

Bezpieczeństwo imprez masowych a zwolnienie od stosowania pzp przy zamówieniach na usługi kulturalne

Organizując imprezę masową, instytucja kultury musi spełnić wiele warunków wskazanych w Ustawie z 20 marca 2009 r. o bezpieczeństwie imprez masowych (dalej: ustawa o imprezach masowych), m.in. ma zapewnić udział służb porządkowych i służb informacyjnych, pomoc medyczną oraz zaplecze higieniczno-sanitarne. Czy zlecenie takich usług związanych z imprezą masową jak np. ochrona wchodzi w zakres zamówienia udzielonego na podstawie art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp)?

Nowe zasady zamówień na usługi kulturalne a organizacja imprezy

Pytanie dotyczy nowego art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Przepis ten wyłącza zastosowanie procedur określonych w pzp w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej m.in. z organizacją koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp.
Czy przepis ten dotyczy jedynie:

• wykonań artystów (faktury agencji artystycznych, umów o dzieło), czy również innych kosztów związanych z organizacją koncertów, konkursów, takich jak np. wynajem sceny i sprzętu nagłośnieniowego z obsługą, przenośnych toalet, ochrony, zakupu materiałów?
• wymienionych w nim form działalności z zakresu kultury, czy może też dotyczyć np. organizowania imprezy plenerowej typu „Dni Miasta” czy imprez towarzyszących Wielkiej Orkiestrze Świątecznej Pomocy?