Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Ubytki w bibliotece

W wyniku audytu wewnętrznego biblioteka na podstawie Rozporządzenia Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z 29 października 2008 r. w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych (dalej: rozporządzenie) opracowała instrukcję ubytków książek. Uwzględniono w niej, że w ciągu roku zostaną ubytkowane książki zagubione i opłacone przez czytelnika, zniszczone, nieaktualne itp. Problemem jest natomiast ewidencja książek, które mimo monitów nie zostały zwrócone przez czytelników.

  • W myśl rozporządzenia można je ubytkować, ale co zrobić z wypożyczeniami przez Internet, z naliczoną karą i z zapłatą za wypożyczone pozycje? Do tej pory w bibliotece stosowano zasadę, że liczba ubytków równa się liczbie zakupionych w danym roku książek. Tyle tylko, że na półkach zalegają stare i nieaktualne książki.
  • Czy biblioteka może rocznie ubytkować więcej książek niż zakupiła?

Dotacja na zakup nowości wydawniczych z Biblioteki Narodowej

  • Czy dotację z Biblioteki Narodowej na zakup nowości wydawniczych do bibliotek należy ująć w rachunku zysków i strat w dziale A. Przychody netto ze sprzedaży produktów (pozycja „Dotacje na działalność podstawową”) czy w dziale D. Pozostałe przychody operacyjne?
  • Czy taką dotację należy zaksięgować na konto 740 „Dotacje” czy konto 760 „Pozostałe przychody operacyjne”?

Dotacja na spłatę kredytu

Czy organizator może przyznać instytucji kultury dotację na spłatę kredytu bankowego?

Home banking w bibliotece

Biblioteka od kilku lat posiada elektroniczne konto bankowe, otrzymuje do niego hasła i wszystkich operacji bankowych dokonuje za pomocą komputera.

  • Czy biblioteka może prowadzić takie konto, czy powinna założyć home banking?
  • Czy prowadzenie elektronicznej bankowości jest obowiązkowe i jakie przepisy ten obowiązek regulują?

Wymiana monitora w zestawie komputerowym

Instytucja kultury w 2009 r. kupiła zestaw komputerowy o łącznej wartości poniżej 3500 zł brutto (monitor 400 zł i jednostka centralna 1500 zł). Zestaw wpisano do ksiąg inwentarzowych jako środek trwały i zamortyzowano go jednorazowo w dacie zakupu. W 2014 r. uruchomiono na tym zestawie program komputerowy, który dla poprawności działania wymagał większej rozdzielczości ekranu monitora. Z tego powodu zakupiono odpowiedni monitor o wartości 486 zł. Poprzedni monitor jest sprawny, ale nie nadaje się technicznie do obsługi specjalistycznego programu komputerowego.

  • Jak zaksięgować wymianę monitora w tym zestawie komputerowym?
  • Jak ująć tę operację w księgach inwentarzowych środków trwałych?

Dotacja celowa na remont muzeum

Muzeum otrzymało dotację celową z Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków na naprawę rur spustowych, zabezpieczenie spękanego muru, naprawę rys i spękań oraz naprawę baszty południowej. Różnicę między kwotą dotacji z Wojewódzkiego Urzędu Ochrony Zabytków a całkowitym kosztem remontu muzeum otrzyma od organizatora. Jak rozksięgować otrzymaną dotację?

Refakturowanie usług za media na wykonawcę remontu budynku teatru

W jednym z budynków teatru organizator z własnych środków rozpoczął inwestycję polegającą na przebudowie i modernizacji budynku.
Wykonawca rozpoczął już pracę na terenie obiektu. Okazało się, że faktury (wyższe niż dotychczas) za energię elektryczną wystawiane są na teatr, a wykonawca nie ma prowizorycznego przyłącza energetycznego na czas budowy.
Organizator zaproponował, żeby teatr refakturował opłaty za media na wykonawcę. Jednak teatr będzie ponosił stratę na tej operacji, ponieważ nie może odliczać VAT od faktur dotyczących zakupu energii elektrycznej (zakupy nie dotyczą sprzedaży opodatkowanej), natomiast przy wystawianiu refaktury stosuje się identyczne ceny (bez marży) oraz identyczną stawkę VAT jak na fakturze pierwotnej.

  • Czy możliwe jest refakturowanie usług za media w przypadku, gdy strony nie łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym (np. umowa najmu)?
  • Czy można wykonawcy wystawić notę księgową?
  • Jak prawidłowo zaksięgować taką operację gospodarczą?
  • Co z planem finansowym instytucji kultury (jakie zapisy wprowadzić) i rachunkiem zysku i strat?

Darowizna dla muzeum

Muzeum otrzymało w darowiźnie pełne wyposażenie tradycyjnej drukarni (maszyny, akcesoria, druki itp.). Darczyńca w umowie darowizny określił przedmiot umowy na kwotę 70 000 zł. Obejmuje ona jednak wyłącznie cztery indywidualnie wycenione maszyny drukarskie, które posiadają wartość zabytkową.
Pozostałe przedmioty, a liczba ich jest znaczna, nie są wycenione.
Muzeum nie chce uznać całej darowizny za muzealia ze względu na fakt, iż drukarnia ma docelowo być „żywa”, tj. eksploatowana i wykorzystywana na pokazy, druki okazjonalne, zajęcia dydaktyczne itp.

  • Jak najkorzystniej dla muzeum przyjąć darowiznę na jego stan?
  • Jak zaewidencjonować w księgach rachunkowych całość darowizny lub jej poszczególne składniki?

Zbiory biblioteczne a zamówienia publiczne

Pytanie dotyczy art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Przepis ten dotyczy wyłączenia spod procedur określonych w pzp m.in. zamówień związanych z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp. Jak w związku z tym przepisem traktować fakt, iż zbiory biblioteczne są w instytucjach kultury uznawane za środki trwałe, umarzane jednorazowo w 100% w dacie zakupu i służą do bieżącej obsługi ich działalności? Czy to oznacza, że art. 4 pkt 8b pzp nie dotyczy jednak zbiorów bibliotecznych?

Wadium w księgach rachunkowych

W art. 45 ust. 7 Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) jest tylko wzmianka, że wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Nie ma mowy o wydzielonym rachunku.

  • Czy mały ośrodek kultury musi mieć wydzielony osobny rachunek bankowy na wadia wpłacane w pieniądzu?
  • Czy wystarczy odpowiednia analityka do konta 130 „Rachunek bankowy” na wadia?
  • W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych wadium wpłacone w pieniądzach i w gwarancjach?

Odszkodowanie do wykorzystania w następnym roku

Muzeum otrzymało od ubezpieczyciela odszkodowanie z tytułu poniesionej szkody. Szkoda nastąpiła podczas remontu dachu (silne opady deszczu) i polegała na zalaniu ścian, sufitów, parkietów i uszkodzeniu eksponatów. Wartość odszkodowania to kwota 8000 zł, która wpłynęła na rachunek bankowy w grudniu 2014 r. Muzeum nie naprawiło jeszcze szkód. Po pierwsze, nie było na to środków, a po drugie z początkiem 2015 r. rozpoczął się dalszy remont jego budynku. Jak prawidłowo księgować wpływ odszkodowania na rachunek bankowy? Czy jest to przychód podatkowy?

Amortyzacja środków trwałych zakupionych z dotacji w planie finansowym lat następnych

Pytanie dotyczy porady z listopadowego Poradnika Instytucji Kultury z 2014 r. pt. „Dotacja celowa z lat ubiegłych w planie finansowym roku bieżącego”, s. 14. Wynika z niej, że dotacji wydatkowanej w roku poprzednim nie należy ujmować w planie finansowym roku obecnego. Jednak dane te będą pojawiać się w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego (stopniowa amortyzacja równolegle do pozostałych przychodów operacyjnych), co spowoduje, że wykonane przychody i koszty nie będą miały pokrycia w planie. Jak rozwiązać ten problem?