Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Zbiory biblioteczne a zamówienia publiczne

Pytanie dotyczy art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Przepis ten dotyczy wyłączenia spod procedur określonych w pzp m.in. zamówień związanych z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp. Jak w związku z tym przepisem traktować fakt, iż zbiory biblioteczne są w instytucjach kultury uznawane za środki trwałe, umarzane jednorazowo w 100% w dacie zakupu i służą do bieżącej obsługi ich działalności? Czy to oznacza, że art. 4 pkt 8b pzp nie dotyczy jednak zbiorów bibliotecznych?

Wadium w księgach rachunkowych

W art. 45 ust. 7 Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) jest tylko wzmianka, że wadium wnoszone w pieniądzu wpłaca się przelewem bankowym na rachunek bankowy wskazany przez zamawiającego. Nie ma mowy o wydzielonym rachunku.

  • Czy mały ośrodek kultury musi mieć wydzielony osobny rachunek bankowy na wadia wpłacane w pieniądzu?
  • Czy wystarczy odpowiednia analityka do konta 130 „Rachunek bankowy” na wadia?
  • W jaki sposób ująć w księgach rachunkowych wadium wpłacone w pieniądzach i w gwarancjach?

Odszkodowanie do wykorzystania w następnym roku

Muzeum otrzymało od ubezpieczyciela odszkodowanie z tytułu poniesionej szkody. Szkoda nastąpiła podczas remontu dachu (silne opady deszczu) i polegała na zalaniu ścian, sufitów, parkietów i uszkodzeniu eksponatów. Wartość odszkodowania to kwota 8000 zł, która wpłynęła na rachunek bankowy w grudniu 2014 r. Muzeum nie naprawiło jeszcze szkód. Po pierwsze, nie było na to środków, a po drugie z początkiem 2015 r. rozpoczął się dalszy remont jego budynku. Jak prawidłowo księgować wpływ odszkodowania na rachunek bankowy? Czy jest to przychód podatkowy?

Amortyzacja środków trwałych zakupionych z dotacji w planie finansowym lat następnych

Pytanie dotyczy porady z listopadowego Poradnika Instytucji Kultury z 2014 r. pt. „Dotacja celowa z lat ubiegłych w planie finansowym roku bieżącego”, s. 14. Wynika z niej, że dotacji wydatkowanej w roku poprzednim nie należy ujmować w planie finansowym roku obecnego. Jednak dane te będą pojawiać się w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego (stopniowa amortyzacja równolegle do pozostałych przychodów operacyjnych), co spowoduje, że wykonane przychody i koszty nie będą miały pokrycia w planie. Jak rozwiązać ten problem?

Opłata za wyłączność w księgach rachunkowych

W związku z organizowanymi imprezami samorządowa instytucja kultury pobiera od firm opłaty za wyłączność, np. na obsługę gastronomiczną czy za karuzele. Z otrzymanych z tego tytułu środków pokrywa koszty związane z organizacją danej imprezy. Ze względu na fakt, że instytucja kultury nie jest właścicielem terenu, na którym odbywają się imprezy, księgowanie opłat za wyłączność na koncie 710 „Sprzedaż pozostałych usług” wydaje się nieprawidłowe. Czy w takim przypadku opłaty te należy księgować na koncie 762 „Pozostałe przychody operacyjne”?

Ujawnienie środka trwałego w bibliotece

W grudniu 2014 r. w bibliotece ujawniono rzeczowy środek trwały — system telewizji dozorowej tzw. monitoring. Przeprowadzono postępowanie wyjaśniające, które wykazało, że biblioteka kupiła monitoring kilka lat temu, nie ujęła go w ewidencji środków trwałych, a nakłady na jego nabycie omyłkowo ujmowano w kosztach. Kwoty ulepszeń monitoringu o różnej wartości, zarówno przekraczających, jak i nieprzekraczających 3500 zł, odnoszono bezpośrednio w koszty. Dokumentem PK biblioteka wprowadziła do ksiąg rachunkowych w grudniu 2014 r. łączną wartość monitoringu następująco:

  • Wn 020 „Środki trwałe”,
  • Ma 740 „Pozostałe przychody operacyjne”

oraz od stycznia 2015 r. rozpoczęła amortyzację stawką 10%.

Czy o wartość monitoringu zaksięgowanego na koncie 740 „Pozostałe przychody operacyjne” należy zmienić przychody w planie finansowym? W której pozycji rachunku zysków i ująć wartość ujawnionego monitoringu?

Nieodpłatne przekazanie środka trwałego

Czy w razie nieodpłatnego przekazania instytucji kultury środka trwałego (budynku, ruchomości oraz wyposażenia) przez organizatora do dokumentu PT musi być również sporządzona umowa regulująca tytuł prawny (np. umowa użyczenia lub użytkowania)?

Inwestycja gminy w budynku instytucji kultury

W budynku, który jest własnością samorządowej instytucji kultury (instytucja dysponuje także prawem wieczystego użytkowania gruntu, na którym stoi budynek), gmina wykonywała inwestycję „Modernizacja sali widowiskowej”. Gmina nie odliczała VAT od ponoszonych wydatków.

  • Czy po zakończeniu inwestycji gmina powinna przyjąć dokumentem OT ten środek trwały, a następnie przekazać go instytucji dokumentem PT? Czy może wymagana jest w tym przypadku forma aktu notarialnego?
  • Czy nowe zaplecze techniczne, tj. sprzęt nagłaśniający, oświetleniowy, należy przekazać oddzielnym PT i przyjąć jako nowe środki trwałe?
  • Jakimi zapisami księgowymi należy ująć to zdarzenie w księgach rachunkowych instytucji kultury?
  • Czy w tej sytuacji mają zastosowanie przepisy o VAT i podatku dochodowym?

Refundacja zakupów z projektu unijnego

Dom kultury wystąpił o dofinansowanie ze środków unijnych zakupu strojów ludowych i instrumentów muzycznych dla działającego przy nim zespołu folklorystycznego. Dofinansowanie odbywa się na zasadzie refundacji.

  • Jeżeli dom kultury ma oszczędności w budżecie (dotacja podmiotowa organizatora), to czy może pokryć koszty projektu z tych funduszy, czy dom kultury powinien dostać na ten cel dotację celową?
  • Jeżeli dom kultury zapłacił za zakupy w ubiegłym roku, a refundację otrzyma w 2015 r., to jak rozliczyć się z organizatorem?

Inwentaryzacja niskocennych składników majątku

Nabycie rzeczowych składników majątku w wartości niższej lub równej 3500 zł, takich jak biurko, krzesło czy monitor, instytucja kultury ujmuje na koncie 401 „Zużycie materiałów”. Dodatkowo, w celu skutecznego zabezpieczenia majątku przed ewentualną utratą, zniszczeniem lub niegospodarnością, dla zakupionych składników, które znajdują się na terenie strzeżonym, prowadzi pozaksięgową ewidencję ilościową. Czy w związku z tym, że instytucja prowadzi wyłącznie ewidencję ilościową, ma obowiązek ująć te składniki każdorazowo podczas corocznej inwentaryzacji metodą spisu z natury?

Wydatki strukturalne w instytucjach kultury w pytaniach i odpowiedziach

• Od początku 2014 r. obowiązuje nowa definicja wydatków strukturalnych • Zakup eksponatu muzealnego czy wynagrodzenie dla instruktorów to wydatek bieżący, który służy zapewnieniu podstawowego funkcjonowania instytucji kultury • Oprogramowanie do ewidencji środków trwałych oraz remont budynku muzeum jest wydatkiem strukturalnym

Księgowanie poręczenia bankowego

Czy należy zaksięgować należyte zabezpieczenie wykonania umowy, jeśli jest ono w formie poręczenia bankowego, a nie w pieniądzu? Czy jest to wówczas konto pozabilansowe, na którym ujmuje się taką wartość? A jak ująć w księgach weksel, który instytucja podpisała w związku z realizacją imprezy współfinansowanej ze środków Unii Europejskiej? Czy również należy go zaksięgować na koncie pozabilansowym, czy wystarczy informację o takim wekslu umieścić w dodatkowych informacjach do sprawozdania finansowego?