Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Ewidencja księgowa przedsądowych wezwań do zapłaty

Biblioteka wyczerpała możliwości upomnień wysłanych do grupy czytelników zadłużonych z tytułu zaległych kar za przetrzymane lub zagubione książki wraz z kosztami pocztowymi. W związku z brakiem odzewu z ich strony biblioteka rozpoczęła poprzez kancelarię prawną procedurę wysyłki wezwań przedsądowych. Zatrudniając kancelarię prawną, biblioteka ponosi koszty usług przez nią świadczonych i tylko te ujmuje w swoich księgach rachunkowych.
Jak od strony księgowej powinna wyglądać ewidencja wysyłki wezwań do zapłaty?

Wcześniejsza zapłata faktur oraz podatku dochodowego od osób fizycznych i ZUS od wynagrodzeń

Instytucji kultury zalecono, aby za faktury zakupu płacić krótko przed terminem zapłaty ujętym na fakturze. To samo polecono w stosunku do podatku dochodowego i składek na ZUS od wynagrodzeń, aby opłacać je na krótko przed 20. dniem następnego miesiąca, a nie w dniu wypłaty wynagrodzeń. Te zalecenia powodują, że księgowi w instytucji tracą czas na dwukrotne zajmowanie się tą samą dokumentacją.
Czy można dokonać zapłaty faktur i podatku dochodowego w momencie ich sprawdzenia i zatwierdzenia i nie czekać na termin płatności?
Czy podatek od wynagrodzeń i płatności do ZUS można zapłacić jeszcze w miesiącu, którego dotyczą?

Korekta VAT a wartość początkowa środka trwałego

Instytucja kultury przyjęła do używania środek trwały — ogrodzenie. Po zakończonym roku instytucja koryguje VAT naliczony według ostatecznej struktury, a jego nadwyżkę musi przekazać do organizatora.
Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa zwrotu nadwyżki VAT naliczonego przekazanego do organizatora, w przypadku gdy ogrodzenie zostało sfinansowane dotacją, którą ujęto na koncie 846 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”?
Jaki to będzie miało wpływ na amortyzację ogrodzenia i jej rozliczenie w przyszłości?
W związku ze zwrotem VAT w korespondencji z kontem 846 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” przy ostatnim odpisie amortyzacyjnym będzie taka sytuacja, że amortyzacja w części zwrotu VAT nie będzie miała pokrycia w przychodach. Czy należy ją odnieść tylko w koszty instytucji?

Zakupy nowości wydawniczych finansowanych dotacją celową z Biblioteki Narodowej

Czy zakupy nowości wydawniczych finansowane dotacją Biblioteki Narodowej trzeba prezentować na wydzielonym koncie analitycznym w zespole 4 czy można je ewidencjonować na tym samym koncie, co pozostałe zakupy książek finansowane dotacją gminną, jednocześnie ujęte na koncie pozabilansowym?

Rozliczenie projektu z elementami małej architektury

Biblioteka realizuje projekt współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (85%). Projekt polega na remoncie elewacji i dachu zabytkowego budynku – siedziby biblioteki – oraz na rozszerzeniu jej oferty kulturalnej. W ramach projektu zamontowano 15 ławek (po 400 zł każda), 10 kwiatonier (po 500 zł każda) oraz bramę kwiatową z furtką za 6000 zł. Mała architektura ogrodowa wykonana jest w stylu nawiązującym do architektury budynku, ławki umożliwią zorganizowanie czytelni na świeżym powietrzu w ogrodzie, a także będą wykorzystane podczas realizacji kolejnych wydarzeń projektu kulturalnego. Zamontowano także oświetlenie wieżyczki — atrakcji architektonicznej siedziby biblioteki (2 halogeny po 750 zł każdy).

Biblioteka zamówiła również wykonanie ceramicznej grafiki artystycznej z certyfikatem trwałości 2000 lat (7 kamieni z wygrawerowanymi wierszami poetów, które będą ozdobą czytelni pod chmurką, po 5000 zł każdy).
Czy elementy małej architektury można uznać za środek trwały?
Czy montaż halogenów zwiększa wartość początkową budynku?
Czy kamienie należy uznać za małą architekturę czy za dzieło sztuki?

Kryterium istotności i rezerwy na nagrody jubileuszowe w polityce rachunkowości biblioteki

W polityce rachunkowości biblioteka ustaliła, że kryterium istotności wynosi 3500 zł. Ustalono również, że niskocenne środki trwałe o wartości do 3500 zł są amortyzowane jednorazowo, a środki trwałe o wartości powyżej 3500 zł są amortyzowane kwartalnie przy zastosowaniu stawek umorzeniowych określonych w przepisach podatkowych.
Biblioteka nigdy nie tworzyła rezerw na nagrody jubileuszowe oraz odprawy emerytalne. Jednak w latach 2016–2019 kryterium istotności zostanie wielokrotnie przekroczone względu na planowane wypłaty nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych.
Czy można uznać, że biblioteka prawidłowo ustaliła próg istotności?
Czy w związku z wypłatą nagród jubileuszowych i odpraw emerytalnych biblioteka ma obowiązek utworzyć rezerwy?
Czy rezerwy należy tworzyć na rok bieżący?

Zwrot VAT a wydatki

Z uwagi na specyfikę swojej działalności muzeum wykazuje w każdej deklaracji VAT-7 nadwyżkę VAT naliczonego nad należnym do zwrotu na rachunek bankowy (sprzedaż jest ze stawką 8%, zakupy wg stawki podstawowej 23%). W związku z tym ma do dyspozycji dodatkowe środki, które — na podstawie art. 12 ust. 4 pkt 10 Ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych — nie stanowią u niej przychodu. Z tych dodatkowych środków muzeum finansuje bieżącą działalność (w ten sposób ponoszone są wydatki, które stanowią koszty). W rezultacie muzeum wykazuje stratę finansową.
Czy muzeum postępuje prawidłowo? Czy jest jakiś sposób na uniknięcie tej straty?

Promocja czytelnictwa to wydatek strukturalny

  • Biblioteka organizuje spotkania literackie z autorami na miejscu i w innych placówkach. Wpływy z wystawionych innym bibliotekom faktur za spotkania literackie z danym autorem biblioteka przeznacza na sfinansowanie kolejnego spotkania literackiego. Biblioteka organizuje także spotkania literackie sfinansowane z Programu Promocja literatury i czytelnictwa – priorytet Promocja czytelnictwa. Czy wydatek sfinansowany wpływem od innych bibliotek, a także z programu MKiDN można zaliczyć do wydatków strukturalnych w kodzie 60?
  • Biblioteka publiczna utrzymuje się z dotacji podmiotowej. W statucie biblioteki jest zapis, że celem biblioteki jest m.in. organizacja zadań dla społeczeństwa. Czy organizacja prelekcji w celu promocji czytelnictwa, stażu dla osoby bezrobotnej (bon stażowy), zakup plakatów promujących czytelnictwo są wydatkiem strukturalnym, skoro wydatki finansowane z dotacji bieżącej nie mogą być wydatkami strukturalnymi?

Zmiana planu kont związana z nowelizacją ustawy o działalności kulturalnej

Instytucja w swoim planie kont posiada konta: 800 „Fundusz instytucji — mienie wydzielone” i 801 „Fundusz instytucji — mienie nabyte”.
Czy w związku z ostatnimi zmianami należy utworzyć następne konto 803 „Fundusz rezerwowy” i przeksięgować na to konto zysk za 2014 r. zaksięgowany dotychczas na koncie „Fundusz instytucji — mienie nabyte”?
Czy zamiast konta funduszu nabytego można utworzyć konto „Fundusz rezerwowy”, na który zostanie przeksięgowany zysk za 2014 r.?
Czy wartość niezamortyzowanej części środka trwałego (otrzymanego nieodpłatnie od organizatora w momencie tworzenia instytucji) należy przenieść na rozliczenia międzyokresowe przychodów?

Budynki i grunty w księgach rachunkowych instytucji kultury po zmianie przepisów

  • Nie wszystkie środki trwałe trzeba wyksięgować z funduszu instytucji kultury
  • Gruntów nie amortyzuje się, a zatem ich wartości nie należy przeksięgowywać
  • Każda instytucja kultury posiada mienie wydzielone

Dotacja celowa od organizatora na inwestycję wspólnie z innym podmiotem

Ośrodek kultury przystąpił do realizacji inwestycji — projektu współfinansowanego ze środków Regionalnego Programu Operacyjnego. Uchwałą rady miasta w 2014 r. udzielono ośrodkowi dotacji celowej w wysokości 6 550 000 zł.

W umowie dotacyjnej zapisano, że dotacji udzielono na udział własny w realizacji zadania, nie ma natomiast wzmianki odnośnie rozliczenia (zwrotu) VAT.

Organizator przekazywał ośrodkowi dotację w transzach na podstawie wniosków o płatność (kserokopiami faktur i rachunków itp.).

Od lipca do grudnia 2014 r. ośrodek przedstawił organizatorowi faktury na łączną kwotę brutto 7 685 324,06 zł różnicę w wysokości 1 135 324,06 zł ośrodek pokrył ze środków własnych).

Do 15 stycznia 2015 r. ośrodek złożył sprawozdanie z wykorzystania dotacji celowej, w którym wykazano wszystkie faktury zapłacone dotacją celową na kwotę 6 550 000 zł.

Faktury były opłacane tylko dotacją celową, ponieważ ośrodek nie dysponował w tym czasie innymi środkami. Jednocześnie w październiku 2014 r. ośrodek zawarł z Urzędem Marszałkowskim (UM) umowę o dofinansowanie projektu (kwota dofinansowania projektu została ustalona na poziomie 75 % kosztów kwalifikowanych) i na jej podstawie UM przekazał zaliczkę 5 000 000 zł (z wnioskowanych 13 000 000 zł).

W I kwartale 2015 r. ośrodek co miesiąc składał do UM wnioski o płatność uwzględniający poniesione wydatki od początku realizacji projektu.

Obecnie organizator polecił, aby ośrodek rozliczył dotację proporcją, tj. że wkład własny wynosi 15%, a nie — jak wcześniej przyjęto — w wysokości opłaconych do końca 2014 r. faktur.

Jak prawidłowo rozliczyć dotację celową otrzymaną od organizatora na realizację zadania inwestycyjnego, uwzględniając umowę zawartą z UM?

Przelew środków na rachunek lidera umowy partnerskiej

Samorządowe centrum kultury (CK) jest partnerem w projekcie, który realizuje lokalne stowarzyszenie. W ramach partnerstwa CK ma pokryć pewne koszty dotyczące realizacji projektu.
Stowarzyszenie proponuje, aby w umowie partnerskiej zawrzeć zapis, że centrum kultury przeleje na rachunek stowarzyszenia ustaloną kwotę na pokrycie kosztów. Centrum kultury uważa, że bardziej zasadne byłoby, gdyby stowarzyszenie wystawiło fakturę lub refakturę.

  • Które rozwiązanie jest prawidłowe?
  • Czy CK może przelać środki na konto stowarzyszenia?