Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Wydatki na promocję nowego oddziału muzeum

W związku z otwarciem nowego oddziału muzeum poniosło wydatki m.in. na wyżywienie dla około 300 zaproszonych gości, honoraria dla prowadzących imprezę otwarcia oraz dla wykonawców utworów muzycznych, wynagrodzenie firmy, która zajęła się przygotowaniem technicznym imprezy, koszty pośrednie typu media itp. Łączna wartość imprezy wyniosła blisko pół miliona zł. Środki na zorganizowanie imprezy przekazali organizatorzy w ramach dotacji podmiotowej oraz dotacji celowej.
Czy główny księgowy muzeum postępuje prawidłowo, zakładając, że koszty poniesione na uroczyste otwarcie oddziału były swego rodzaju promocją muzeum i w związku z tym może odliczyć VAT z faktur zakupowych?
Czy takie wydatki uznać za koszt uzyskania przychodu?
Jak zaksięgować otrzymaną dotację i faktury?

Konto PayPal w instytucji kultury

Samorządowa instytucja kultury prowadzi konto na serwisie społecznościowym Facebook. Korzysta również z płatnych usług oferowanych przez ten portal.
Czy może utworzyć konto PayPal w celu regulowania płatności na rzecz Facebooka z tego konta?
Jak zaksięgować zasilenie konta PayPal z rachunku bankowego?

Rezerwa na odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie stosunku pracy

Instytucja kultury jest stroną w sprawie sądowej z zakresu prawa pracy.
Czy w związku z tym należy utworzyć rezerwę na odszkodowanie za niezgodne z prawem rozwiązanie stosunku pracy?

Refaktura za media

Biblioteka prowadzi działalność w lokalu gminy (na podstawie umowy użyczenia). Część tego lokalu gmina wynajmuje też centrum kultury. Jednak rozliczenie finansowe za ogrzewanie lokalu zajmowanego przez centrum kultury (CK) prowadzi na podstawie umowy zawartej z biblioteką. Zgodnie z nią centrum płaci w sezonie grzewczym najpierw zaliczki, a po sezonie następuje rozliczenie według faktycznego zużycia. Co roku biblioteka dostarcza też CK zestawienie kosztów dotyczących ogrzewania, takich jak np. zużycie gazu, zużycie prądu w kotłowni, przegląd instalacji elektrycznych w kotłowni, przegląd przewodów kominowych, przegląd instalacji gazowej wraz z serwisem.
Z uwagi na precyzyjne brzmienie art. 4 i art. 14 ust. 2 Ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, które określają zamknięty katalog podstawowych zadań bibliotek oraz pobieranych przez nie opłat, biblioteka wystawiała CK rachunki będące dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty.
W tym roku CK zażądał od biblioteki ponownego przeliczenia kosztów ogrzewania, uwzględnienia kosztów tylko z sezonu grzewczego, skorygowania zaliczek i kosztów eksploatacji kotłowni oraz wystawienia korygującej faktury VAT.
Czy biblioteka może wystawić fakturę korygującą, skoro nie może prowadzić innej niż biblioteczna działalności, np. nie sprzedaje energii cieplnej, a tylko oczekuje zwrotu poniesionych kosztów na ogrzewanie, na które nie może wystawić faktury VAT?
Czy rozliczaniem kosztów ogrzewania lokalu wynajmowanego przez gminę w ogóle powinna zajmować się biblioteka?

Zarządzenie w sprawie zasad przyznawania i przekazywania dotacji instytucjom kultury

Gminny ośrodek kultury (GOK) otrzymał do stosowania zarządzenie wójta gminy dotyczące zasad i trybu przyznawania, przekazywania i rozliczania dotacji z budżetu gminy dla samorządowych instytucji kultury. Jednak dwa zapisy tego zarządzenia budzą wątpliwości dyrektora pod względem ich zgodności z Ustawą z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej) i Ustawą z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych). Czy prawidłowe są następujące zapisy:
Korekty planu finansowego mogą być dokonywane przez dyrektora samorządowej instytucji kultury, o ile nie zwiększają dotacji z budżetu organizatora. Ponadto zmiana planu wynagrodzeń osobowych może nastąpić na uzasadniony wniosek dyrektora instytucji kultury tylko za zgodą wójta gminy;
Dotacja podmiotowa na dofinansowanie działalności bieżącej przekazywana jest na rachunek bankowy samorządowej instytucji kultury w wysokości 1/12 dotacji rocznej ustalonej dla tej instytucji w budżecie organizatora do 25. dnia każdego miesiąca, z tym że dotacja na styczeń roku budżetowego do 15 stycznia w wysokości 1/24 dotacji rocznej, a do 25 stycznia pozostałą kwotę dotacji przypadającą na ten miesiąc?

Łączenie instytucji kultury a kwestie związane z księgami rachunkowymi

Rada gminy podjęła uchwałę o połączeniu dwóch instytucji kultury, tj. gminnego ośrodka kultury (GOK) i biblioteki w jedną: centrum kultury i bibliotekę. Nowa instytucja kultury powstanie 1 czerwca 2016 r.
Czy nowa instytucja musi mieć nadany nowy NIP i REGON?
Co z księgami rachunkowymi tych dwóch jednostek?
Czy z dniem 1 czerwca 2016 r. trzeba wprowadzić politykę rachunkowości dla nowo utworzonej instytucji i wszystkie salda, które będą widniały na dzień 31 maja 2016 r. na kontach obu instytucji, trzeba przenieść na konta nowo utworzonej jednostki?
Czy należy przeprowadzić pełną inwentaryzację gminnego ośrodka kultury i biblioteki przed połączeniem?
Jak to się ma również do zmian dotyczących funduszu instytucji kultury, które obowiązują od 30 listopada 2015 r.?

Dotacja ze środków rezerwy budżetu państwa

Biblioteka realizowała projekt dotyczący Międzynarodowego Dnia Dziecka i otrzymała na ten cel środki z Funduszu Małych Projektów w wysokości 85% wartości projektu oraz 10% z rezerwy celowej budżetu państwa.
Jak należy ująć w księgach otrzymane środki z budżetu państwa — czy jako dotację, czy też w pozostałych przychodach?

Darowizny dla instytucji kultury — ewidencja księgowa

  • Otrzymane w darowiźnie środki trwałe przyjmuje się w księgach w wartości wynikającej z umowy z darowizny i zalicza się do rozliczeń międzyokresowych przychodów
  • Karty upominkowe należy zakwalifikować do innych środków pieniężnych
  • Brak podpisu darczyńcy na protokole może doprowadzić do niekorzystnych dla instytucji sytuacji prawnych

Zysk za 2015 r. w sprawozdaniu finansowym

Pytanie dotyczy zysku za 2015 r., który od 30 listopada 2015 r. trzeba księgować na koncie funduszu rezerwowego, tworzonego na podstawie art. 29 ust. 1 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej).
Czy kwotę zysku za 2015 r. zaksięgowaną na koncie funduszu rezerwowego należy wykazać w bilansie w pozycji pasywów „Pozostałe kapitały (fundusze) rezerwowe”?
A co w przypadku straty? Czy wykazywać ją tak jak do tej pory, tj. w pozycji pasywów „Zysk (strata) netto”?

Zwrot zapłaty — reklamacja

Instytucja kultury zakupiła w 2014 r. lampy ksenonowe. W tym roku z powodu szybkiego zużycia instytucja oddała lampy do reklamacji, która została uznana. Sprzedawca zwrócił instytucji wartość lamp. Instytucja kultury jest podatnikiem VAT.
Jak należy ująć w księgach rachunkowych zwrot?
Czy będzie to przychód instytucji?

Zakup środków trwałych z dotacji podmiotowej i ze środków własnych po zmianie przepisów

Instytucja kultury ze środków z dotacji podmiotowej lub ze środków pozyskanych z odpłatności za zajęcia lub pozostałych wpływów kupuje m.in. laptopy, instrumenty muzyczne lub części do instrumentów, krzesła czy biurka.
W jaki sposób, zgodnie z najnowszymi przepisami, zaksięgować zakup środków trwałych dla instytucji kultury?

Zakup niskocennych środków trwałych z dotacji celowej

W 2016 r. instytucja zakupiła z dotacji celowej sprzęt nagłośnieniowy, który — ze względu na wartość poniżej 3500 zł — zaliczyła do pozostałych środków trwałych. Zaksięgowanie tego zakupu na konto „Rozliczeń międzyokresowych przychodów” i „Pozostałych przychodów operacyjnych” spowoduje, że w rachunku zysków i strat dotacja celowa nie będzie odpowiadała faktycznie otrzymanej, chyba że w analityce do konta „Pozostałe przychody operacyjne” główny księgowy zaksięguje ją na koncie dotacji celowej.
Czy jest taka możliwość? Jak prawidłowo zaksięgować zakup sprzętu?