Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Wydanie książki przez bibliotekę

Gminna biblioteka publiczna, która utrzymuje się z dotacji podmiotowej organizatora, chce wydać książkę o historii jednej z okolicznych miejscowości.
Biblioteka nie jest czynnym podatnikiem VAT?, nie rejestruje sprzedaży na kasie fiskalnej. Część egzemplarzy tej książki planuje sprzedać, a resztę nakładu przekazać do zbiorów swoich i swojej filii.

  • Czy biblioteka może sprzedawać tę książkę?
  • Jak udokumentować taką sprzedaż i przyjęcie gotówki? Czy wystarczy sam dokument Kasa przyjmie (KP), a potem wpłata na konto biblioteki?
  • Jakie jeszcze formalności należy spełnić, by móc sprzedawać taką książkę?

Comiesięczny plan finansowy niezgodny z przepisami

Organizator zażądał od instytucji kultury przedkładania comiesięcznego planu finansowego.

  • Czy takie działanie organizatora jest zgodne z przepisami?

Faktura na przełomie roku

Instytucja kultury otrzymała w styczniu 2015 r. fakturę za usługę wykonaną w grudniu 2014 r. Faktura wystawiona jest z datą styczniową.

  • Jak zaksięgować taką fakturę?

Fundusz instytucji kultury

Pytanie dotyczy konta „Fundusz instytucji kultury” w bibliotece publicznej. Zdaniem księgowej biblioteki na dzień 1 stycznia 2012 r. należało rozbić to konto na mienie wydzielone i na mienie nabyte. Jednak w bibliotece tego nie zrobiono.

  • Czy można było dokonać tego poprzez polecenie księgowania (PK) na dzień 1 stycznia 2015 r.?
  • Czy kwotę bilansu otwarcia konta „Fundusz instytucji kultury” można przeksięgować na konto „Fundusz instytucji kultury — mienie wydzielone”, ponieważ nie można rozgraniczyć tej kwoty na mienie wydzielone i mienie nabyte?
  • Na którym funduszu należy księgować poniesioną stratę czy zysk biblioteki?

Remont sfinansowany dotacją celową

Czy z dotacji celowej można finansować koszty remontu pomieszczeń czy tylko wydatki na modernizacje obiektów?

Kto wycenia nieodpłatnie otrzymane usługi?

Pytanie dotyczy wyceny nieodpłatnych usług wykonywanych przez inne podmioty na rzecz instytucji kultury, np. bezpłatnego wypożyczenia barierek ochronnych na imprezę.
Z art. 28 ust. 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) wynika, że jeśli instytucja kultury nie może ustalić ceny nabycia składnika aktywów przyjętego nieodpłatnie, to wycenia go według ceny sprzedaży takiego samego lub podobnego przedmiotu. Natomiast, gdy nie można ustalić ceny sprzedaży netto, to należy w inny sposób określić jego wartość godziwą (art. 28 ust. 5 ustawy o rachunkowości).

  • Kto i w jaki sposób dokonuje tej wyceny?
  • Czy może to być komisja złożona z pracowników, księgowy, a może dokonujący świadczenia?
  • Czy wyceny można dokonać poprzez telefoniczne lub internetowe rozeznanie rynku?
  • Co jest dokumentem potwierdzającym dokonanie wyceny — podpisany przez członków komisji protokół czy notatka służbowa?

Oddanie instytucji kultury nieruchomości w bezpłatne użytkowanie — stanowisko Ministerstwa Finansów na pytanie redakcji Poradnika Instytucji Kultury

• W ostatnim czasie do redakcji Poradnika Instytucji Kultury wpłynęło wiele pytań o to, jak zakwalifikować nieruchomości (budynek wraz z gruntem) oddane w bezpłatne użytkowanie instytucji kultury • Aby pomóc instytucjom kultury w prawidłowym ujęciu tych składników majątku, redakcja zwróciła się do Departamentu Rachunkowości Ministerstwa Finansów o zajęcie stanowiska w tej sprawie • Przedstawiamy argumenty redakcji i pełną treść odpowiedzi resortu finansów

Zakup przed otrzymaniem dotacji

Czy po zawarciu umowy o dotację celową, ale jeszcze przed jej otrzymaniem, można sfinansować zakupy, np. z własnych środków?

Wykorzystanie środków dotacji podmiotowej na przełomie roku

Pytanie dotyczy kosztów na przełomie roku.

  • Ze środków jakiej dotacji należy płacić rachunki, które instytucja kultury otrzymała w 2015 r., a które dotyczą roku poprzedniego?
  • Czy rachunki te należy pokryć z dotacji otrzymanej w 2014 r., czy już z dotacji z 2015 r.?

Refaktura w projekcie unijnym

Biblioteka otrzymała dotację z UE na działalność kulturalną na projekt realizowany w latach 2013–2015.
W 2013 r. biblioteka otrzymała 80% dotacji, pozostałe 20% zostanie refundowane po rozliczeniu całości projektu. Realizacja projektu polega m.in. na wyjazdach zagranicznych przedstawicieli biblioteki do partnerów tego projektu, a biblioteka będzie gościć partnerów z UE u siebie. Ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia, zorganizowanej konferencji, opłaca przewodnika, który oprowadza partnerów po mieście. Następnie na podstawie faktur wystawionych na bibliotekę instytucja wystawi partnerom faktury dokumentujące zwrot kosztów pobytu w Polsce.

  • Czy można pominąć konta kosztów i refakturowane wydatki ująć tylko na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych?

Ewidencja księgowa inwestycji przy VAT rozliczanym proporcją

Gminny ośrodek kultury (GOK) otrzymał od organizatora dotację celową oraz pożyczkę na przebudowę budynku. Inwestycja zwiększyła wartość budynku oraz zakupiono nowe środki trwałe, np. nagłośnienie. GOK jest podatnikiem VAT. Z realizowanej inwestycji może odliczyć 80% VAT naliczonego.

  • Jak należy zaksięgować udzieloną dotację i pożyczkę oraz otrzymane faktury?

Błąd z lat poprzednich

W styczniu 2013 r. w wyniku rozliczenia dotacji podmiotowej okazało się, że jej część należy zwrócić organizatorowi. Dotację do zwrotu instytucja przekazała na konto organizatora. W księgach rachunkowych 2013 r. nie ujęto jednak rozliczenia tej dotacji.

  • Jak naprawić błąd w księgach rachunkowych 2014 r., aby nie pomniejszyć dotacji podmiotowej za ten właśnie rok?