Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Zakup przed otrzymaniem dotacji

Czy po zawarciu umowy o dotację celową, ale jeszcze przed jej otrzymaniem, można sfinansować zakupy, np. z własnych środków?

Wykorzystanie środków dotacji podmiotowej na przełomie roku

Pytanie dotyczy kosztów na przełomie roku.

  • Ze środków jakiej dotacji należy płacić rachunki, które instytucja kultury otrzymała w 2015 r., a które dotyczą roku poprzedniego?
  • Czy rachunki te należy pokryć z dotacji otrzymanej w 2014 r., czy już z dotacji z 2015 r.?

Refaktura w projekcie unijnym

Biblioteka otrzymała dotację z UE na działalność kulturalną na projekt realizowany w latach 2013–2015.
W 2013 r. biblioteka otrzymała 80% dotacji, pozostałe 20% zostanie refundowane po rozliczeniu całości projektu. Realizacja projektu polega m.in. na wyjazdach zagranicznych przedstawicieli biblioteki do partnerów tego projektu, a biblioteka będzie gościć partnerów z UE u siebie. Ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia, zorganizowanej konferencji, opłaca przewodnika, który oprowadza partnerów po mieście. Następnie na podstawie faktur wystawionych na bibliotekę instytucja wystawi partnerom faktury dokumentujące zwrot kosztów pobytu w Polsce.

  • Czy można pominąć konta kosztów i refakturowane wydatki ująć tylko na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych?

Ewidencja księgowa inwestycji przy VAT rozliczanym proporcją

Gminny ośrodek kultury (GOK) otrzymał od organizatora dotację celową oraz pożyczkę na przebudowę budynku. Inwestycja zwiększyła wartość budynku oraz zakupiono nowe środki trwałe, np. nagłośnienie. GOK jest podatnikiem VAT. Z realizowanej inwestycji może odliczyć 80% VAT naliczonego.

  • Jak należy zaksięgować udzieloną dotację i pożyczkę oraz otrzymane faktury?

Błąd z lat poprzednich

W styczniu 2013 r. w wyniku rozliczenia dotacji podmiotowej okazało się, że jej część należy zwrócić organizatorowi. Dotację do zwrotu instytucja przekazała na konto organizatora. W księgach rachunkowych 2013 r. nie ujęto jednak rozliczenia tej dotacji.

  • Jak naprawić błąd w księgach rachunkowych 2014 r., aby nie pomniejszyć dotacji podmiotowej za ten właśnie rok?

Użyczony budynek tylko w ewidencji pozabilansowej instytucji kultury

Pytanie dotyczy użyczenia bibliotece budynku, który jest własnością organizatora. Do 2013 r. w bilansie biblioteki była wykazana wartość budynku netto — po stronie aktywów, a po stronie pasywów — wartość nieumorzona. Urzędnicy organizatora utrzymywali również, że budynek jest środkiem trwałym biblioteki i powinna ona go amortyzować.

  • Czy biblioteka musi poinformować organizatora o ujęciu budynku w swojej ewidencji pozabilansowej i w jakiej formie?

Koszty wysyłki w sklepie internetowym domu kultury

Dom kultury, który prowadzi zarówno działalność zwolnioną od VAT, jak i opodatkowaną VAT, planuje założyć sklep internetowy. Będzie w nim sprzedawać książki i z tego tytułu czerpać przychody.

  • W jaki sposób rozliczyć VAT i jak księgować koszty wysyłki książek?

Darowizna zbiorów bibliotecznych

  • Jak wyceniać książki otrzymane w darowiźnie od czytelników oraz jak ujmować je w ewidencji księgowej biblioteki?
  • Czy wprowadzenie przez dyrektora zarządzenia powołującego komisję wyceniającą książki, która spis przekazuje do księgowości, jest prawidłowe?

Ujemny wynik finansowy a środki obrotowe

Biblioteka na rachunku bankowym posiada zgromadzone środki z lat ubiegłych. Chce je wykorzystać na działalność bieżącą. Niewpisanie tej kwoty do planu jako przychód, a ich wydatkowanie zgodnie z planem kosztów, spowoduje ujemny wynik finansowy.

  • Czy biblioteka może zaplanować ujemny wynik finansowy równy kwocie, o którą zmniejszy środki obrotowe na koniec roku?

Wydatki strukturalne w pytaniach i odpowiedziach

• W sprawozdaniu Rb-Ws wykazuje się tylko wydatki faktycznie poniesione w okresie sprawozdawczym, udokumentowane opłaconą fakturą lub innym dokumentem księgowym • Wydatkami strukturalnymi nie są wydatki bieżące służące podstawowemu funkcjonowaniu instytucji • Zakupy inwestycyjne środków trwałych służące do prowadzenia działalności kulturalnej są wydatkiem strukturalnym

Płatne zajęcia w ośrodku kultury

Jak zaewidencjonować rozliczenie otrzymanych płatności za płatne zajęcia organizowane w gminnym ośrodku kultury?

Kontrola pracownika organizatora w instytucji kultury

Instytucja kultury jest ujęta w planie kontroli urzędu miasta jako jednostka podlegająca kontroli przez pracownika urzędu miejskiego – inspektora ds. kontroli wewnętrznej w dziale kontroli i audytu wewnętrznego urzędu. W planie kontroli ujęty jest przedmiot kontroli, ale nie jest wskazany jej zakres. Przy czym nie chodzi tu o komisję rewizyjną rady miejskiej.

  • Na jakich zasadach i podstawie prawnej organizator może przeprowadzać taką kontrolę w instytucji kultury?
  • Czy kontrolujący ma obowiązek wskazać jej zakres oraz okres, w którym będzie przeprowadzana?