Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Zastępstwo głównego księgowego

Główny księgowy zatrudniony w dwóch instytucjach kultury (3/4 i 1/4 etatu) w najbliższym czasie wyjedzie na kilka tygodni do sanatorium. Żadna z instytucji nie zatrudnia innego pracownika księgowości. Termin wyjazdu jest dobrany tak, aby nie kolidował z naliczeniem wynagrodzeń pracowniczych, ZUS i zaliczek na podatek dochodowy. W czasie nieobecności niezbędne mogą być jednak płatności za bieżące faktury itp. Do tej pory w czasie urlopu głównego księgowego instytucje nie wyznaczały zastępstwa, a na czas jego długotrwałej choroby (kilka miesięcy) zatrudniały dodatkowego pracownika na zastępstwo.
Jak rozwiązać problem zastępstwa na czas pobytu głównego księgowego w sanatorium?
Czy dyrektor instytucji może wskazać na zastępstwo osobę niemającą kwalifikacji do pełnienia tej funkcji?

Dochody z dodatkowych usług biblioteki wpłacane do kasy urzędu gminy

Biblioteka uzyskuje dochody z tytułu usług ksero i usług drukowania. Opłaty za te usługi czytelnicy wpłacają bezpośrednio do kasy urzędu gminy, ponieważ biblioteka nie posiada własnej kasy gotówkowej.
Jak powinno wyglądać rozliczenie finansowe tych dochodów?
Czy prawidłowe jest wpisanie każdej wpłaty do rejestru, a na koniec dnia odprowadzenie dziennych dochodów na rachunek bankowy biblioteki?

Czy wyjazd pracownika na szkolenie to delegacja czy część składowa usługi szkoleniowej?

Pracownik, który jedzie na szkolenie do innego miasta, bierze delegację (polecenie wyjazdu służbowego).
Czy jest to koszt podróży służbowej, czy może koszt szkolenia?

Pokrycie straty

W zatwierdzonym sprawozdaniu finansowym instytucja kultury wykazała zysk za 2015 r. w wysokości 2,7 mln zł oraz wynik finansowy z lat ubiegłych — stratę w wysokości 3,8 mln, która powstała w wyniku naliczonych po raz pierwszy rezerw na świadczenia pracownicze. Sprawozdanie instytucji podlega obowiązkowi badania przez biegłego rewidenta.
Jak prawidłowo powinien wyglądać podział wyniku według nowych przepisów?
Czy zysk za 2015 r. przenieść na fundusz rezerwowy, a stratę za lata ubiegłe pozostawić do rozliczenia na koncie 820 „Rozliczenie wyniku finansowego”, czy też zysk ten przenieść na fundusz rezerwowy, stratę do wysokości zysku pokryć funduszem rezerwowym, a pozostałą kwotę 1,1 mln zł pokryć funduszem instytucji — czy też zostawić wynik nierozliczony i czekać np. na zysk z 2016 r.?

Ujęcie zakupionych towarów bezpośrednio w kosztach

Zakupione w celu odsprzedaży książki biblioteka może zaliczyć do towarów, stosując uproszczenie, które nakazuje na koniec roku korygować koszty o wartość stanu.
Jak w takiej sytuacji wykazać wykorzystanie dotacji, skoro fakturę zapłaconą w całości należy pomniejszyć o wartość stanu?
Jak wykazać taką sytuację w wykonaniu planu finansowego i w bilansie?

Jednorazowy odpis kosztów kwalifikujących się do rozliczenia w czasie

W grudniu 2015 r. na podstawie faktury proforma główny księgowy instytucji zapłacił 600 zł za domenę internetową za 2016 r. Operację tę zaksięgował w księgach roku 2015 na kontach rozrachunków z dostawcami i rachunku bankowego, a w 2016 r. — po otrzymaniu faktury — na kontach pozostałych kosztów w całej kwocie i rozrachunki z dostawcami.
Czy takie księgowania są poprawne czy też może naruszają art. 6 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) oraz zasady dotyczące momentu ujmowania wydatków w kosztach uzyskania przychodów, wynikające z Ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (dalej: updop)?

Wydatki na wsparcie indywidualne w Programie Erasmus+

Ośrodek kultury uczestniczy w Programie Erasmus+. W ramach realizowanego projektu kilku pracowników ośrodka wzięło udział w mobilności zagranicznej (kursie w jednym z krajów EU). Zgodnie z wytycznymi Narodowej Agencji Programu Erasmus+ (dalej: NA), ośrodek kultury zawarł indywidualne umowy z każdym z pracowników umowy, które określały zobowiązania pracownika (czyli ośrodka kultury jako organizacji wysyłającej na kurs) oraz wysokość przekazanych środków finansowych z dotacji z Erasmus+. Przekazane środki są kwotami ryczałtowymi na poszczególne kategorie działań (podróż, opłata za kurs oraz wsparcie indywidualne przeznaczone na zakwaterowanie, wyżywienie i inne wydatki związane z pobytem za granicą). Problemem jest rozliczenie kosztów w kategorii „Wsparcie indywidualne”. Faktura za zakwaterowanie i wyżywienie, które zapewnia organizator kursu, jest tylko częścią środków wydatkowanych z puli „Wsparcie indywidualne”, którą otrzymał pracownik. W trakcie kursu pracownicy często kupują dodatkowe posiłki, napoje, leki, artykuły higieniczne, papiernicze i inne. Czasami jest potrzeba korzystania z transportu lokalnego oraz taksówki, pojawiają się też inne nieoczekiwane wydatki. NA nie wymaga na wszystko faktur od instytucji, której przekazała grant (są to kwoty ryczałtowe), dokumentem potwierdzającym zrealizowane działanie jest dla niej certyfikat udziału w kursie danego pracownika oraz stosowne raporty.
Niemniej jednak ośrodek kultury podlega przepisom krajowym.
Jeśli w umowie z pracownikami ustalono, że rozliczają się ryczałtem, to czy mimo wszystko powinni oni zbierać na wszystkie wydatki faktury albo paragony?

Odpisy aktualizujące należności w księgach rachunkowych instytucji kultury

  • Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty
  • Odpisy aktualizujące wartość należności nie stanowią kosztów uzyskania przychodów
  • W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość aktywów, równowartość uprzednio dokonanego odpisu zwiększa wartość danego składnika aktywów

Planowanie straty w planie finansowym instytucji kultury

Samorządowa instytucja kultury dysponuje budżetem około 6 mln zł, w tym dotacja od organizatora to około 60% jej przychodów, a pozostałą część stanowią przychody własne. Amortyzacja stanowi wartość około 150 000 zł rocznie. Instytucja dysponuje również środkami pieniężnymi około 300 000 zł.
Czy można zaplanować stratę w planie finansowym, a jeśli tak, to do jakiej wysokości?

Umorzenie pożyczki jest przychodem biblioteki

Biblioteka w 2014 r. wybudowała budynek częściowo ze środków z dotacji z Instytutu Książki, a częściowo z kredytu z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW). Ponieważ jest to budynek pasywny, po dwóch latach po spełnieniu określonych w umowie warunków, 80% wartości kredytu zostanie umorzone. Ze względu na to, że zaciągnięty kredyt to środki własne biblioteki, kwota amortyzacji budynku w 2015 r. jest znaczna. Amortyzację biblioteka ujęła w kosztach, a nie przez rozliczenia międzyokresowe przychodów, co spowodowało stratę za 2015 r. Część straty po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego biblioteka pokryła ze środków z funduszu instytucji kultury, a część straty zaksięgowano na stronie Wn funduszu rezerwowego. Aby fundusz rezerwowy był w 2016 r. dodatni, gmina udzieliła bibliotece na spłatę rat kredytu i odsetek pożyczki, którą pod koniec roku miała umorzyć.
Jak zaksięgować umorzenie kredytu przez NFOŚiGW i umorzenie pożyczki przez organizatora?

Prawidłowe określenie okresu sprawozdawczego w polityce rachunkowości

Instytucja kultury w swojej polityce rachunkowości dokonała następującego zapisu: «Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, przez które rozumie się okresy, za które jednostka na podstawie ksiąg rachunkowych sporządza sprawozdania wynikające z obowiązujących przepisów, i tak:

  • Rb-Z — kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,
  • Rb-N — kwartalne sprawozdanie o stanie należności,
  • Rb-UZ — roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych,
  • Rb-UN — roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych wg wartości księgowej,
  • Rb-WS — roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych,
  • sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego».

Czy taki zapis w polityce rachunkowości jest prawidłowy?

Nieodpłatne przekazanie w 100% zamortyzowanych środków trwałych i wyposażenia

Urząd gminy przekazał nieodpłatnie instytucji kultury w 100% zamortyzowane środki trwałe i wyposażenie. Z dokumentu PT „Protokół przekazania — przejęcia środka trwałego” wynika, że całość jest w 100% umorzona.
Czy w księgach rachunkowych należy ująć te środki trwałe i wyposażenie w wartości netto i czy to oznacza, że są one bez wartości?
Jaka ująć w księgach rachunkowych przekazanie tych składników majątku?