Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Dotacja podmiotowa na zakup środków trwałych

Instytucja kultury otrzymała od organizatora dodatkową dotację podmiotową w wysokości 75 000 zł na zakup sprzętu muzycznego. Będzie on używany do działalności opodatkowanej i imprez bezpłatnych. W planie finansowym instytucja ujęła tego tego wydatku.

  • Czy zakup sprzętu zaksięgować poprzez konto „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”?
  • Czy instytucja ma prawo do rozliczenia VAT strukturą, a różnicę odliczonego VAT powinna zwrócić organizatorowi?
  • Czy wartość zakupu tych środków trwałych zwiększa fundusz jednostki z nabycia?

Likwidacja Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych a niewykorzystane środki z tego funduszu

Instytucja kultury zatrudniająca 17 osób chce zlikwidować Zakładowy Fundusz Świadczeń Socjalnych (dalej: ZFŚS) i wypłacać świadczenie urlopowe. Na koncie ZFŚS znajdują się również środki z Zakładowego Funduszu Mieszkaniowego (dalej: ZFM). Czy przy likwidacji ZFŚS należy zlikwidować ZFM, czy też może on pozostać na koncie jako pożyczki mieszkaniowe (bez dokonywania nowych odpisów), a jeśli nie, to co należy zrobić ze środkami zgromadzonymi w ZFM?

Remont w etapach a ewidencja księgowa

Instytucja prowadzi remont (modernizację) w kilku etapach. Każdy z etapów zakończony jest odbiorem robót. Po zakończeniu każdego z etapów obiekt jest zdatny do użytku. Kiedy należy dokonać przeksięgowania z konta „Środki trwałe w budowie” na konto „Środki trwałe”? Czy należy to zrobić po zakończeniu etapu, czy po zakończeniu wszystkich planowanych prac, co może nastąpić nawet za kilka lat? Jak należy traktować koszty związane z przygotowaniem dokumentacji projektowej na potrzeby tego remontu (modernizacji) — czy należy je przenieść na konto „Środki trwałe” w miarę kończenia poszczególnych etapów prac, czy dopiero po zakończeniu wszystkich robót? Jeśli należy to zrobić proporcjonalnie, to jaką proporcję zastosować?

Instytucje kultury nie prowadzą ewidencji według podziałek klasyfikacji budżetowej

Czy biblioteka jako samorządowa instytucja kultury powinna prowadzić ewidencję księgową przychodów i kosztów wg podziałek klasyfikacji budżetowej zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 2 marca 2010 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (dalej: rozporządzenie w sprawie klasyfikacji budżetowej)?

Dotacja celowa jako przychód z działalności statutowej

Samorządowa instytucja kultury została włączona w uchwalony przez radę miasta Program Rodzina 3+. Od osób uprawnionych instytucja pobiera 1 zł jako opłatę za zajęcia czy za bilety wstępu itp. Różnicę pomiędzy faktyczną ceną biletu a pobieranym 1 zł miasto ma refundować dotacją celową — jako dopłata od ceny biletu. Jak ewidencjonować takie operacje gospodarcze? Jak rozliczać dotację celową stanowiącą dopłatę do ceny biletu? Czy uwzględniać ją w obliczaniu proporcji VAT?

Faktury pro forma w instytucji kultury

• Faktura pro forma nie jest dokumentem księgowym • Po opłaceniu faktury pro forma instytucja powinna otrzymać od sprzedawcy fakturę potwierdzająca zapłatę całości lub części należności • Organizator nie może narzucać instytucji kultury elementów polityki rachunkowości

Zakup środków trwałych przed otrzymaniem na nie dotacji

W październiku 2013 r. biblioteka podpisała umowę na przyznanie pomocy w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich (PROW) w kwocie 20 000 zł na zakup środków trwałych. Aby otrzymać środki z PROW, biblioteka musiała w listopadzie 2013 r. zakupić środki trwałe z kredytu bankowego i rozliczyć je. Środki te biblioteka przyjęła do użytkowania w miesiącu ich zakupu, a od następnego miesiąca rozpoczęła naliczanie amortyzacji (umorzenia) metodą liniową. Spłata zaciągniętego kredytu nastąpi w 2014 r. z chwilą otrzymania środków z PROW. Biblioteka ewidencjonuje koszty tylko w zespole kont 4. Jak prawidłowo ująć te zdarzenia w księgach rachunkowych roku 2013 i 2014?

Wydatki strukturalne w domu kultury

Które z wydatków ponoszonych przez samorządowy dom kultury na:

  • organizację: imprezy sylwestrowo-noworocznej dla mieszkańców gminy, Andrzejek i Mikołajek dla dzieci i młodzieży, Dnia Matki i Dnia Dziecka, Dnia Kobiet, majówki, pikniku wakacyjnego, imprezy dla dzieci w okresie ferii zimowych, pokazów kulinarnych, imprez w okresie świątecznym, np. koncertów, występów artystycznych;
  • zakup przedstawień i spektakli teatralnych, projekcji filmowych z wolnym wstępem,

należy zaliczyć do wydatków strukturalnych?

Wydatki związane z remontem na kontach zespołu 4

Instytucja kultury złożyła wniosek o dofinansowanie zadania „Remont i modernizacja budynku” ze środków UE. Obok wymiany dachu (zdjęcie eternitu), malowania wnętrz w budynku, wymiany podłóg, położenia na nich wykładziny, wymiany elektryki, wymiany drzwi, na sali widowiskowej będzie zamontowana klimatyzacja (wbudowana w mur, będąca nowym elementem budynku). Czy te roboty to remont czy ulepszenie? Może ulepszeniem jest tylko montaż klimatyzacji (podniesie wartość środka trwałego), a reszta to remont? Czy całość nakładów na to zadanie można zaksięgować na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”, a potem rozliczyć na konta zespołu 4 lub na konto 011 „Środki trwałe”? Jeśli jest to w całości remont, to czy nakłady na to zadanie mogą być zaksięgowane na koncie 080 i przeksięgowane na konta grupy 4 po zrealizowaniu i odbiorze robót? Jak ująć w księgach wydatki związane z remontem (kosztorysy, dokumentacja projektowa) z 2013 r. dotyczącymi remontu, który będzie rozpoczęty i zakończony w 2014 r.? Czy w 2013 r. wydatki te można było zaksięgować na koncie 080 czy powinny od razu trafić na konta zespołu 4?

Ewidencja księgowa rozwiązania niewykorzystanej rezerwy na świadczenia pracownicze

Biblioteka do końca 2012 r. tworzyła rezerwy na świadczenia pracownicze, co każdego roku wpływało ujemnie na jej wynik finansowy. W bibliotece zatrudnieni są głównie pracownicy z krótkim stażem pracy (młoda załoga), a wykorzystanie części rezerwy po raz pierwszy ma nastąpić dopiero w 2018 r. (wypłata nagrody jubileuszowej). Biblioteka nie podlega obowiązkowi badania i ogłaszania rocznych sprawozdań finansowych. Na wypłatę wszystkich świadczeń pracowniczych (wynagrodzeń, nagród jubileuszowych, odpraw, itp.) biblioteka otrzymuje dotację. Kierownik biblioteki podjął więc w 2013 r. decyzję (zapisano ją w polityce rachunkowości) o nietworzeniu rezerw na świadczenia pracownicze oraz rozwiązanie rezerw utworzonych w latach poprzednich.
Jak zaksięgować rozwiązanie niewykorzystanej rezerwy?

Dwie dotacje bieżące i dwa plany finansowe w jednej instytucji kultury

Samorządowy dom kultury w swoich strukturach organizacyjnych ma centrum kultury i bibliotekę. Otrzymuje od organizatora dwie dotacje — jedną na bibliotekę, a drugą na pozostałą działalność kulturalną. Organizator wymaga sporządzenia dwóch planów finansowych: jednego ogólnego dla całej instytucji, a drugiego — tylko dla biblioteki. Dom kultury ma jeden NIP, REGON, nazwę, jednego dyrektora i jest ujęty w rejestrze instytucji kultury pod jednym wpisem. W statucie widnieje zapis, że dom kultury prowadzi działalność biblioteczną. Może się okazać, że dotacja otrzymana dla biblioteki jest niewystarczająca. Czy dom kultury może przeznaczyć część przychodów uzyskanych ze sprzedaży usług kulturalnych (np. z opłaty za zajęcia) lub innych (za wynajem sali) na koszty związane z działalnością biblioteki? Jak to ująć w planie finansowym dla biblioteki — jako jej przychody własne? Czy przekazywanie dwóch dotacji na jedną instytucję i robienie dwóch planów finansowych jest zgodne z przepisami?

Dotacja celowa na inwestycje w planie finansowym

Jak ująć w planie finansowym domu kultury dotację celową na wydatki inwestycyjne? Dotację taką dom kultury księguje na koncie 845 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”. Nakłady ujmowane na koncie 080 „Środki trwałe w ulepszeniu” po przyjęciu środka do używania przeksięgowane zostają na konto 011 „Środki trwałe”. Po ustaleniu kwoty amortyzacji — dotacja ta jest sukcesywnie rozliczana z kontem zespołu 7. Dom kultury w połowie 2014 r. otrzyma dotację 210 000 zł i zaksięguje ją na koncie 845. Z tego konta na rzecz przychodów z tytułu dotacji dom kultury odpisze tylko wartość amortyzacji za 2 miesiące w kwocie 1200 zł. Czy w planie finansowym w pozycji wydatków majątkowych trzeba wpisać całą kwotę 250 000 zł (dotacja 210 000 zł + wkład własny 40 000 zł)?