Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Zwrot za zajęcia, które się nie odbyły

Ośrodek pobiera opłaty za prowadzone zajęcia, które są księgowane na koncie 750 „Przychody finansowe”.
Jak należy zaksięgować zwrot za zajęcia, które się nie odbyły z powodu braku uczestników?

Nieodpłatne otrzymanie instrumentów dla orkiestry od organizatora

Urząd gminy pozyskał dla orkiestry działającej w instytucji kultury środki zewnętrzne na zakup instrumentów dętych na kwotę 15 000 zł. Następnie urząd w listopadzie 2017 r. przekazał protokołem nieodpłatnie i bezzwrotnie te instrumenty instytucji kultury jako środki trwałe w jednej pozycji na dokumencie PT — Przyjęcie Towaru. Instrumentów jest 6, a tylko jeden ma wartość przekraczającą 3500 zł.
Czy można było w 2017 r. przyjąć 5 instrumentów jako pozostałe środki trwałe i jednorazowo je umorzyć, a jeden uznać za środek trwały i zaksięgować na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” i co miesiąc naliczać amortyzację?

Ewidencja wydawania czasopisma

Instytucja kultury wydaje magazyn społeczno-kulturalny w nakładzie 500 egzemplarzy raz na kwartał. Część nakładu przekazywana jest do sprzedaży sklepom na terenie gminy. Pozostała część nakładu jest w dyspozycji dyrektora, z czego część przekazywana jest na promocję, a pozostała część — do archiwum. Ze sklepami, które sprzedają czasopismo, instytucja zawarła umowy, z których wynika, że po zakończeniu kwartału następuje rozliczenie i na tej podstawie instytucja wystawia rachunki za faktycznie sprzedane egzemplarze. Instytucja nie jest czynnym podatnikiem VAT.
Jak prawidłowo zaksięgować i rozliczać wydawane czasopismo?

Nota obciążeniowa czy faktura?

W budynku, w którym mieści się ośrodek kultury, swoją siedzibę ma również biblioteka. Faktury związane z utrzymaniem budynku — naprawy, konserwacja urządzeń, z których korzystają obie instytucje, są wystawiane na ośrodek kultury. Poniesione koszty do tej pory były rozliczane proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Dokumentem, na podstawie którego biblioteka była obciążana poniesionymi kosztami, to nota obciążeniowa. Ostatnio organizator zakwestionował słuszność wystawiania noty na rzecz faktury, twierdząc, że ośrodek kultury nie może wstawiać not obciążeniowych na rzecz biblioteki, tylko faktury. Obydwie instytucje nie są czynnymi płatnikami VAT.
Czy organizator ma rację?

Różnice kursowe

Miejska biblioteka publiczna w sierpniu 2017 r. otrzymała środki finansowe w euro na realizację zadania w ramach programu Erasmus+. We wrześniu rozpoczęła realizację projektu, a co za tym idzie — zaczęła wykorzystywać środki pieniężne zgromadzone na rachunku bankowym. Biblioteka opłaca faktury, wynagrodzenia i inne zobowiązania, które ewidencjonuje na odpowiednich kontach Wn zespołu 4 oraz Ma zespołu 2. Wyciąg bankowy ujmuje na kontach Wn zespołu 2 oraz Ma 133 „Rachunek bankowy”, zaliczając wykorzystane w ten sposób środki do przychodów Wn 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” oraz Ma 763 „Dotacje unijne”. W ten sposób biblioteka rozlicza rozliczenia międzyokresowe przychodów. Biblioteka rozlicza również powstałe na jej rachunku walutowym różnice kursowe (Wn 133 „Rachunek bankowy” oraz Ma 750 „Przychody finansowe” — dodatnie różnice kursowe, a także Wn 751 „Koszty finansowe” oraz Ma 133 „Rachunek bankowy” — ujemne różnice kursowe).
Jak i w którym momencie prawidłowo rozliczyć i zaewidencjonować różnice kursowe powstałe na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów”?

Odłączenie części składowej od środka trwałego a zaprzestanie amortyzacji

Pytanie dotyczy składników majątkowych zaliczonych do środków trwałych ze względu na wartość 3500 zł.
Czy, jeśli od takiego środka trwałego zostanie odłączona część i nie zostanie dołączona inna i spowoduje to obniżenie wartości tego środka do wartości np. 2300 zł, to pozostaje on nadal środkiem trwałym podlegającym amortyzacji?
Czy w takiej sytuacji należy amortyzacji zaprzestać?

Dla jednej instytucji kultury jedna dotacja podmiotowa

W strukturze miejskiego centrum kultury funkcjonuje biblioteka. Pomimo to organizator przekazuje instytucji dwie dotacje podmiotowe: na działalność kulturalną i działalność biblioteczną, twierdząc, że takie są wymagania RIO. Problem dotyczy kosztów pośrednich — są one rozliczane za pomocą klucza podziałowego i doliczane do kosztów bezpośrednich biblioteki. Stanowi go stosunek kosztów bezpośrednich biblioteki do całości kosztów bezpośrednich całej instytucji kultury. Klucz ten co miesiąc się zmienia, co jest uciążliwe zwłaszcza pod koniec roku, kiedy trzeba precyzyjnie określić wysokość kosztów, by sprawdzić, jaka kwota dotacji pozostała.
Czy rozliczając dotację podmiotową na bibliotekę, można ująć tylko koszty bezpośrednie, czy należy rozliczyć przy pomocy przyjętego klucza podziałowego także koszty pośrednie?
Jeśli należy rozliczać koszty pośrednie, to jaki klucz podziałowy zastosować? Czy w takim przypadku można przyjąć stały procent, np. 30%, ponieważ tak średnio kształtuje się udział kosztów bezpośrednich biblioteki do całości kosztów bezpośrednich instytucji?

Moment ujęcia przychodów z najmu sali na imprezę sylwestrową w księgach rachunkowych

Gminny ośrodek kultury (GOK) prowadzi usługi najmu sal pod imprezy okolicznościowe, w tym wieczorek sylwestrowy. Płatność za wynajem następuje 7 dni po odbytej imprezie i jest dokumentowana na kasie fiskalnej.
Do którego roku należy przypisać przychód z tytułu najmu sali na imprezę sylwestrową 2017/2018: do roku 2017 czy do 2018?

Ewidencja polisy ubezpieczeniowej obejmującej kilka kolejnych lat

Instytucja kultury wykupiła ubezpieczenie majątkowe na lata 2018–2020. Jej płatność przypada w trzech ratach, po 5000 zł na rok (w 2017, 2018 i 2019 roku).
W jaki sposób zaksięgować polisę?
Czy poprawne jest zaksięgowanie całej wartości polisy, bez rozpatrywania, kiedy zapłata jest wymagalna?

Darowizna materiałów

GOK otrzymał nieodpłatnie od przedsiębiorcy kiełbasę, która została następnie przekazana na poczęstunek dla dzieci podczas zorganizowanego ogniska.
Czy prawidłowe jest zakwalifikowanie otrzymanej darowizny do pozostałych przychodów operacyjnych, a jej wydanie do pozostałych kosztów operacyjnych?

Kwitariusz jako dowód księgowy

Biblioteka publiczna, która nie jest czynnym podatnikiem, świadczy na rzecz czytelników (osób fizycznych) dodatkowe usługi, np. ksero. W instytucji funkcjonuje instrukcja kasowa, zgodnie z którą opłaty pobierane od czytelników przyjmowane są na podstawie dowodów Kasa Przyjmie — KP. Operację taką odnosi się do raportu kasowego. W ostatnim czasie biblioteka zakupiła system biblioteczny, który generuje potwierdzenia wpłat, numerując je kolejno i opisując danymi pozwalającymi na dokładną identyfikację, kto i za co dokonał wpłaty. Program ten ułatwia pracę bibliotekarzowi, ponieważ generuje dowód z danych widniejących w systemie. Jednakże, dokument generowany przez system nazywa się pokwitowaniem, a zestawienie tych operacji — wydrukiem kwitariusza.
Czy biblioteka jako instytucja kultury może potwierdzać przyjęcie wpłat przy pomocy kwitariusza?
Czy kwitariusz nie jest zarezerwowany tylko i wyłącznie dla „budżetówki” do ręcznej obsługi wpłat?

Koszty analizy rynku nie podwyższają wartości środka trwałego

Instytucja kultury zleciła firmie zewnętrznej wykonanie analiz: popytu na jej usługi instytucji oraz przyszłego stanu po dokonaniu modernizacji środków trwałych i zakupu nowych. Sporządzona ankieta miała wykazać, czy po dokonaniu modernizacji elewacji budynków i zakupu nowego sprzętu oferta instytucji kultury będzie bardziej atrakcyjna, analiza pomogła również w zidentyfikowaniu grupy odbiorców — zarówno obecnych, jak i nowych — oraz określiła zapotrzebowanie na usługi instytucji. Zdaniem głównego księgowego instytucji, wszelka dokumentacja techniczna sporządzona podczas przygotowywania wniosku stanowi podwyższenie wartości realizowanej usługi, ale usługa wykonania analizy popytu na usługi instytucji przed inwestycją i po wykonaniu inwestycji powinna być ujęta jako koszt bieżący.
Czy instytucja może rozliczyć dany wydatek jako koszt w momencie wystawienia faktury — jako koszt bieżącej działalności?
Czy ten koszt powinien podwyższyć wartość inwestycji, która będzie realizowana w momencie otrzymania dofinansowania?