W Dz.U. z 5 lutego 2013 r. pod poz. 167 opublikowano Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej, które obowiązuje od 1 marca 2013 r.

Nowe rozporządzenie zastąpiło obowiązujące dotąd dwa rozporządzenia, które regulowały zasady rozliczania należności z tytułu podróży służbowych — odrębnie — krajowych i zagranicznych.

Od 1 marca 2013 r. dieta z tytułu podróży krajowych wynosi 30 zł w miejsce poprzednich 23 zł. Wzrosła tym samym wielkość przysługujących ryczałtów za dojazd oraz nocleg. Dieta zostanie zmniejszona o 50%, jeśli pracodawca zapewni pracownikowi obiad oraz po 25% za śniadanie i kolację. To pierwsza od 2007 r. podwyżka diet z tytułu podróży służbowych.

Poza tym doprecyzowano, jakie wydatki traktuje się jako „inne niezbędne wydatki” związane z podróżą służbową. Wprowadzono zasadę, że pracownikowi, który w czasie podróży służbowej (krajowej lub zagranicznej) poniósł inne niezbędne wydatki związane z tą podróżą, określone lub uznane przez pracodawcę, zwraca się je w udokumentowanej wysokości. Wydatki te obejmują opłaty za bagaż, przejazd drogami płatnymi i autostradami, postój w strefie płatnego parkowania, miejsca parkingowe oraz inne niezbędne wydatki wiążące się bezpośrednio z odbywaniem podróży krajowej lub podróży zagranicznej. Wydatki te, podobnie jak i inne związane z podróżami służbowymi, stanowią koszty uzyskania przychodów na ogólnych zasadach.

Rozliczając z pracodawcą koszty podróży służbowej, pracownik dołącza odpowiednie dokumenty, tj. faktury, rachunki i bilety potwierdzające wydatki. Jeśli jednak nie będzie możliwe przedstawienie dokumentów, pracownik składa oświadczenie o poniesieniu danego wydatku. Dodano też zapis stwierdzający, że w uzasadnionych przypadkach pracownik składa pisemne oświadczenie o okolicznościach mających wpływ na jego prawo do diet, ryczałtów, innych kosztów podróży lub ich wysokość. Oświadczenie to dodatkowo umożliwi pracownikowi rozliczenie podróży służbowej w razie braku możliwości przedstawienia wymienionych wyżej dokumentów.

Inne zmiany dotyczą:


  • zmniejszenia diety o koszt zapewnionego bezpłatnego wyżywienia w trakcie podróży krajowej,
  • ograniczenia zwrotu kosztów noclegu w trakcie podróży krajowej do wysokości nie wyższej za jedną dobę hotelową niż dwudziestokrotność stawki diety, czyli 600 zł = (30 zł × 20),
  • wysokości zaliczki, która będzie wynikała ze wstępnej kalkulacji kosztów,
  • kosztów dojazdu w trakcie podróży zagranicznej (jeśli pracownik ponosi koszty dojazdu tylko w jedną stronę, przysługuje mu zwrot w wysokości 50% diety),
  • zwrotu kosztów leczenia za granicą (zwrot tych kosztów następuje ze środków pracodawcy, ale z wyjątkiem świadczeń gwarantowanych udzielonych zgodnie z przepisami o koordynacji systemów zabezpieczenia społecznego, o których mowa w art. 5 pkt 32 ustawy o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych).

Ponadto, w przypadku odbywania podróży zagranicznej w połączeniu z przejazdem na obszarze kraju, do części podróży na terytorium Polski stosuje się przepisy rozporządzenia dotyczące krajowych podróży służbowych.