W Dz.U. z 7 września 2016 r. pod poz. 1415 opublikowano Rozporządzenie Ministra Sprawiedliwości z 5 września 2016 r. w sprawie formatów, w jakich odpisy pism, dokumentów i pełnomocnictw mogą być poświadczane elektronicznie.

Jak wynika z art. 129 Ustawy z 17 listopada 1964 r. — Kodeks postępowania cywilnego (tekst jedn. Dz.U. z 21 stycznia 2014 r. poz. 101 ze zm.), zamiast oryginału dokumentu strona postępowania może złożyć odpis dokumentu, jeżeli jego zgodność z oryginałem została poświadczona przez notariusza albo przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego adwokatem, radcą prawnym, rzecznikiem patentowym lub radcą Prokuratorii Generalnej Skarbu Państwa. Natomiast elektroniczne poświadczenie odpisu dokumentu przez występującego w sprawie pełnomocnika strony będącego jednym z wymienionych podmiotów następuje z chwilą wprowadzenia przez tego pełnomocnika dokumentu do systemu teleinformatycznego.

W rozporządzeniu określono, że odpis pisma, dokumentu lub pełnomocnictwa może być poświadczony elektronicznie w formacie:

  • PDF — jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać papierową albo gdy z przyczyn technicznych nie jest możliwe sporządzenie poświadczenia mającego postać elektroniczną w formacie XML;
  • XML — jeżeli pismo, dokument lub pełnomocnictwo mają postać elektroniczną.

Rozporządzenie obowiązuje od 8 września 2016 r.