W Dz.U. z 5 grudnia 2017 r. pod poz. 2249 opublikowano Rozporządzenie MKiDN z 4 grudnia 2017 r. w sprawie ksiąg ewidencyjnych prowadzonych przez podmioty gospodarcze wyspecjalizowane w zakresie obrotu zabytkami na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej.

Rozporządzenie określa wzór księgi ewidencyjnej zabytków przyjętych lub oferowanych do zbycia na własną rzecz i na rzecz innych osób, o wartości przekraczającej 10 000 zł, prowadzonej przez podmiot gospodarczy wyspecjalizowany w zakresie obrotu zabytkami na terytorium RP, a także ekspertyz wydanych przez ten podmiot, szczegółowy sposób jej prowadzenia i przechowywania oraz dokumentację dołączaną do księgi ewidencyjnej.

Wpisy do księgi ewidencyjnej obejmują cztery części, w których umieszcza się określone dane. I tak, w części:

  • pierwszej — informacje o zabytku lub o ekspertyzie i zabytku, którego ona dotyczy;
  • drugiej — informacje dotyczące nabycia lub przyjęcia zabytku w komis przez podmiot prowadzący księgę ewidencyjną;
  • trzeciej — informacje dotyczące zbycia zabytku przez podmiot prowadzący księgę ewidencyjną;
  • czwartej — wykaz dołączonych dokumentów lub fotografii.

Wzór księgi ewidencyjnej określa załącznik do rozporządzenia.

Księga ewidencyjna ma:

  • format A4 i powinna być wykonana w sposób trwały, zapewniający przydatność do użytkowania w całym okresie prowadzenia działalności podmiotu gospodarczego wyspecjalizowanego w zakresie obrotu zabytkami w Polsce;
  • strony ponumerowane oraz zabezpieczone w sposób chroniący je przed ich usunięciem lub wymianą.

Fotografie i dokumenty należy dołączyć do księgi w sposób trwały lub zamieścić w oddzielnym zbiorze, nadając każdemu z nich numer porządkowy i dokonując na nich oraz w księdze adnotacji o fakcie ich dołączenia.

Wpisu do księgi ewidencyjnej dokonuje się w ciągu 3 dni od dnia, w którym nastąpiło zdarzenie warunkujące wpis.

Przy wpisie zamieszcza się imię i nazwisko osoby dokonującej wpisu oraz jej podpis i datę. Wpisów w księdze ewidencyjnej dokonuje się w sposób trwały i czytelny, umieszczając je w porządku chronologicznym, w sposób uniemożliwiający dokonanie późniejszych uzupełnień.

Natomiast sprostowania w treści wpisu dokonuje się przez:

  • skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego wpisu;
  • umieszczenie daty oraz czytelnego podpisu osoby dokonującej sprostowania.

Do księgi ewidencyjnej dołącza się fotografie zabytku, odpis lub kopię ekspertyzy, a także następujące dokumenty:

  • oświadczenie zbywcy, w tym komitenta, dotyczące pochodzenia zabytku i sposobu jego nabycia przez zbywcę, w tym komitenta, wraz z informacją, czy dołączył do oświadczenia dokumenty dotyczące pochodzenia zabytku i sposobu jego nabycia;
  • oświadczenie podmiotu prowadzącego księgę ewidencyjną dotyczące czynności powziętych w celu weryfikacji, czy zabytek nie pochodzi z przestępstwa ani czy nie został wyprowadzony z terytorium państwa Unii Europejskiej lub państwa trzeciego z naruszeniem prawa, ze wskazaniem informacji uzyskanych z dostępnych rejestrów, wykazów i baz danych wraz z informacją, jakie dokumenty dotyczące tych czynności podmiot prowadzący księgę ewidencyjną dołączył do oświadczenia;
  • informację o dołączeniu do księgi ewidencyjnej oryginału lub odpisu dokumentu poświadczającego nabycie zabytku przez podmiot prowadzący księgę ewidencyjną wraz z ceną zakupu oraz Jednolitego Dokumentu Administracyjnego (SAD) lub innego dokumentu potwierdzającego dopuszczenie do obrotu w przypadku, jeżeli podmiot ten nabył zabytek poza obszarem celnym Unii Europejskiej;
  • informację o załączeniu do księgi ewidencyjnej odpisu faktury lub innego dokumentu poświadczającego zbycie zabytku wraz z ceną sprzedaży.

Jeśli chodzi o fotografie, to powinny one przedstawiać całość zabytku, stan zachowania, elementy szczególne i oznaczenia, tj. opis oznaczeń naniesionych na zabytku, w szczególności znaków, sygnatur, numerów inwentarzowych, pieczęci i napisów.

Fotografie zabytku powinny być kolorowe, wykonane na jednolitym tle, w dobrej ostrości i w formacie co najmniej 9 × 13 cm, o rozdzielczości co najmniej 300 dpi; fotografowany zabytek powinien zajmować większą część kadru; formy płaszczyznowe (malarstwo, grafiki itp.) należy fotografować prostopadle do ich powierzchni.

W przypadku zabytków, których przedstawienie nie jest możliwe na pojedynczym zdjęciu, należy dołączyć dodatkowe zdjęcia wykonane z innego ujęcia.

W przypadku wypełnienia całej księgi ewidencyjnej zakłada się jej kolejny tom. Księgę przechowuje się w sposób chroniący ją przed utratą lub zniszczeniem oraz zabezpiecza przed dostępem osób nieuprawnionych do dokonywania wpisów.

Rozporządzenie obowiązuje od 6 grudnia 2017 r.