akta osobowe

Akta osobowe dyrektora instytucji kultury

Akta osobowe dyrektora instytucji prowadzone są w starostwie powiatowym, który jest organizatorem tej instytucji. Pracownicy instytucji potwierdzają obecność w pracy poprzez składanie podpisu na liście obecności. Obecnie dyrektor jednostki również podpisuje się na liście obecności.
Czy jest konieczne potwierdzanie obecności przez dyrektora?
Dla pracowników tworzone są grafiki i miesięczna ewidencja czasu pracy. Do tej pory tego typu dokumentację instytucja tworzyła też dla dyrektora. Czy słusznie?
Czy za dokumentację związaną z zatrudnieniem dyrektora odpowiada tylko organizator, czy powinna ją również prowadzić instytucja kultury?

Akta osobowe dyrektora

Pracownik zatrudniony od 10 lat w instytucji kultury w 2019 r. został powołany na stanowisko jej dyrektora.
Czy w związku z tym należy założyć mu nowe akta osobowe?
Czy wcześniejsza dokumentacja pracownika (przed powołaniem na dyrektora) ma być przechowywana 50 lat, a od powołania 10 lat?

Umowy na korzystanie z telefonów służbowych w aktach osobowych

W aktach osobowych pracowników w części B kadrowy instytucji wpina umowy na korzystanie ze służbowych telefonów komórkowych przez pracowników. Podczas trwania umów aparaty telefoniczne są wymieniane, a co za tym idzie — sporządza się aneksy do umów i wpina do części B akt osobowych.
Czy pracodawca ma obowiązek wpinać takie umowy w akta osobowe pracowników wraz ze wszystkimi zmianami umów, czy też wystarczy prowadzenie samego rejestru umów?
Jak należy postąpić z umowami i aneksami wpiętymi w akta, jeśli pracodawca chce prowadzić tylko sam rejestr umów? Czy należy je usunąć i zamieścić w spisie akt osobowych z boku zapis, że usunięto z akt i przekreślić?

Dane o wykształceniu w kwestionariuszu osobowym

Pytanie dotyczy proponowanego nowego brzmienia art. 221 § 1 pkt 5 i 6 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp). Wynika z niego, że pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Czy te przepisy będą dotyczyły każdego stanowiska pracy?
Jak rozumieć ten projektowany przepis?

Od 2019 r. nowa forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej

  • Od nowego roku instytucja może zdecydować, czy prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej
  • Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją papierową
  • Do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej konieczny jest wniosek zainteresowanej osoby

Akta osobowe po podziale instytucji kultury

W przeszłości biblioteka znajdowała się w strukturach ośrodka kultury i to ta instytucja widnieje na wszystkich dokumentach jako pracodawca. Od 2000 r. bibliotekę wydzielono jako osobną jednostkę z ośrodka kultury (każda instytucja widnieje pod oddzielną pozycją w rejestrze instytucji kultury i ma osobowość prawną).
W bibliotece zatrudniono pracowników, którzy byli związani z ośrodkiem kultury od lat 90. ubiegłego wieku — wówczas pracodawcą był ośrodek kultury. Wszystkie akta osobowe tych pracowników trafiły do biblioteki i w jednej teczce znalazły się akta osobowe danego pracownika sprzed 2000 roku i po tym roku. Z końcem zatrudnienia w ośrodku kultury pracownicy ci otrzymali świadectwo pracy. Nie natrafiono nigdzie na porozumienia w sprawie zmiany pracodawcy — w aktach jest tylko oświadczenie pracownika, że zgadza się na rozwiązanie umowy z ośrodkiem i nawiązanie jej z biblioteką.
Czy po utworzeniu biblioteki jako samodzielnej instytucji kultury każdy pracownik powinien mieć nową teczkę na akta osobowe, zawierającą tylko dokumenty od 2000 r.?

Zatarcie kary porządkowej

W procesie udzielania kary porządkowej powstają różnorodne dokumenty: od dokumentu informującego pracodawcę o zaistnieniu okoliczności uprawniającej do ukarania pracownika, przez wezwanie pracownika do wysłuchania, protokół wysłuchania lub wyjaśnienia pracownika na piśmie, zawiadomienie o udzieleniu kary, ewentualne odwołanie pracownika, wystąpienie do związków zawodowych o zajęcie stanowiska, aż po pismo pracodawcy informujące o odrzuceniu odwołania pracownika. Wszystkie te dokumenty powinny trafić do części B akt osobowych pracownika.
Jakie dokumenty z tych wyżej wymienionych należy usunąć z akt osobowych pracownika po roku jego nienagannej pracy? Wszystkie, czy tylko te, które potwierdzają,
że kara faktycznie została nałożona?
Czy w sytuacji, gdy pracodawca — po wysłuchaniu pracownika — odstępuje od wymierzenia kary, wezwanie do złożenia wyjaśnień i protokół wysłuchania pracownika również usuwa się z akt?
Co dzieje się z usuwanymi dokumentami? Czy można je w dalszym ciągu przechowywać, np. w teczce dotyczącej dyscypliny pracy? Jeśli tak, to jak długo?
Czy też uznanie kary za niebyłą powoduje, że należy również zatrzeć wszelki ślad po dokumentach potwierdzających jej nałożenie?

Przechowywanie oświadczenia ojca dziecka w aktach osobowych pracownicy

W której części akt osobowych instytucja kultury powinna przechowywać oświadczenie ojca dziecka w sprawie braku zamiaru korzystania z urlopu wychowawczego przez okres wskazany we wniosku pracownicy?