dokumentacja pracownicza

Udokumentowanie stażu pracy

Bibliotekarka zatrudniona w bibliotece od 1983 r. swoją pierwszą nagrodę jubileuszową otrzymała w 2002 r. za 20 lat i kolejne otrzymywała co pięć lat. W tym roku oczekiwała na nagrodę za 40 lat. Okazało się, że w jej teczce osobowej nie ma świadectwa pracy z pierwszego miejsca zatrudnienia (rok pracy w innej bibliotece), a jedynie poświadczenie działu administracyjnego. Bibliotekarki nie poinformowano o konieczności uzupełnienia dokumentacji, a termin wypłaty nagrody przesunięto na 2023 r.
Czy słusznie?

Miejsce przechowywania skierowań na badania wstępne, kontrolne i okresowe

Czy w aktach osobowych pracowników należy przechowywać skierowania na badania wstępne, kontrolne i okresowe?

Karty ewidencji czasu pracy i wnioski urlopowe pracowników zatrudnionych przed 2019 r.

Jak długo należy przechowywać karty ewidencji czasu pracy i wnioski urlopowe pracowników zatrudnionych przed 1 stycznia 2019 r.?

Dokumentacja pracownicza w małej instytucji kultury

W małej instytucji kultury główna księgowa prowadzi również sprawy kadrowe.
Kto podpisuje za zgodność z oryginałem jej dokumenty, takie jak dyplom ukończenia uczelni, posiadane kwalifikacje?
Czy do akt osobowych nadal wkłada się kopie potwierdzające ukończone kursy, zaświadczenia o szkoleniach?
Czy główna księgowa podpisuje za zgodność z oryginałem tego typu dokumenty również dyrektorowi?

Informacja wydawana ze świadectwem pracy

Pracownik zatrudniony był w instytucji kultury dwukrotnie:
od 1 listopada 2018 r. na czas określony do 31 października 2020 r. (instytucja wydała mu świadectwo pracy za czas określony);
od 1 listopada 2020 r. – na czas nieokreślony. Pracownik złożył jednak wypowiedzenie, umowa o pracę zakończyła się 31 grudnia 2020 r.
Prowadzone akta osobowe pracownika są te same.
Czy pracownikowi trzeba było wydać informację o przechowywaniu i odbiorze dokumentacji pracowniczej?

Zawarcie umowy po zakończeniu umowy w ramach robót publicznych

Do 5 marca 2021 r. biblioteka zatrudniała na cały etat pracownika z urzędu pracy w ramach robót publicznych. Po tym okresie miała obowiązek zatrudnić tego pracownika na pół etatu na 3 miesiące.
Czy druga umowa powinna być zawarta do 5 czerwca 2021 r.?
Czy należy wydać pracownikowi świadectwo pracy za okres umowy w ramach robót publicznych, czy łącznie za cały okres zatrudnienia tego pracownika (każda umowa ma inny wymiar czasu pracy)?
Czy jeśli po umowie w ramach robót publicznych jest zawierana kolejna umowa bez dnia przerwy, to czy należy wydać pracownikowi wszystkie dokumenty jak nowo zatrudnionemu pracownikowi, czy obowiązują te przekazane przed zawarciem umowy na roboty publiczne (np. różnego rodzaju upoważnienia, zakres obowiązków czy informacje o warunkach zatrudnienia)?

Nowe zasady pozyskiwania dokumentów zawierających dane osobowe pracowników oraz przetwarzania tych danych

• Obecnie dyrektor instytucji kultury, jako pracodawca, musi wiedzieć, które dokumenty należy kopiować, a które tylko obejrzeć
• Dokumenty, które można przechowywać, pracodawca składa w aktach osobowych pracownika jako odpisy lub kopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem
• Niektóre dane pracownika, np. o jego chorobach czy niepełnosprawności, są pod szczególną ochroną, a osoby dopuszczone do ich przetwarzania mają obowiązek zachowania ich w tajemnicy

Przechowywanie zwolnień lekarskich

Od 2019 r. prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, czyli ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe i inne. Problem stanowią zwolnienia lekarskie.
Czy one również powinny znajdować się w tej ewidencji czy oddzielnie?

Nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

• W określonych przypadkach w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem — instytucja kultury będzie kontynuować prowadzenie jego dokumentacji
• Jeśli w okresie przechowywania dokumentacji instytucja zostanie stroną postępowania, np. przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych, to ma obowiązek przechowywać dokumentację dłużej
• W stosunku do obecnie zatrudnionych pracowników instytucja może skrócić do 10 lat obowiązujący obecnie 50-letni okres przechowywania dokumentacji, o ile złoży w ZUS odpowiednie dokumenty, w tym poprawne raporty informacyjne

Od 2019 r. nowa forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej

• Od nowego roku instytucja może zdecydować, czy prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej
• Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją papierową
• Do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej konieczny jest wniosek zainteresowanej osoby

Nowe zasady przechowywania akt osobowych pracowników i pozostałej dokumentacji pracowniczej

• Od 1 stycznia 2019 r. instytucja kultury ma nowe obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej
• Instytucja ma obowiązek przechowywać dokumentację pracownika zatrudnionego począwszy od 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł
• Były pracownik instytucji kultury, który zostanie objęty nowymi przepisami, będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji

Udokumentowanie prawa do dodatku stażowego w instytucji kultury

Główny księgowy pracuje w instytucji kultury na ¼ etatu od 2007 r. Obecnie otrzymuje dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 7% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Przebieg pracy głównego księgowego znany jest jedynie z kwestionariusza osobowego (miejsc pracy jest ogółem 3, w tym ostatnie jest niezakończone). Pracownik nie dostarczył żadnych świadectw pracy, które by mogły potwierdzić informacje ujęte w kwestionariuszu, a jedynie kserokopię umowy o pracę.

• Czy w tej sytuacji wysokość przyznawanego dodatku jest właściwa?
• Czy dodatek za wieloletnią pracę będzie można podnieść od miesiąca, w którym pracownik dostarczy świadectwa pracy z poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia?
• Czy obowiązkiem dyrektora jest poinformowanie pracownika o konieczności dostarczenia świadectw pracy z poprzednich zakończonych miejsc pracy?
• Czy kserokopia umowy o pracę może być podstawą uznania okresu do stażu pracy?