księga inwentarzowa muzealiów

Komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji w muzeum

Z § 3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie) wynika obowiązek przeprowadzenia co 5 lat komisyjnej kontroli zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów.

  • Na czym polega ta kontrola i jak należy ją przeprowadzić?
  • Czy komisyjna kontrola zgodności jest równoznaczna z inwentaryzacją?

Uzgodnienie wartości muzealiów z ksiąg inwentarzowych z księgami rachunkowymi

Jak skorelować kwoty wartości muzealiów zapisane w księgach inwentarzowych muzealiów z zapisami księgowymi w kartotekach księgowych muzealiów, aby ich wartości były równe? Kilkanaście lat temu w księgowości założono odpowiednią kartotekę, w której zapisano wartość wszystkich muzealiów w muzeum i do której stopniowo dopisywano wartość zakupionych muzealiów. Dziś nie wiadomo, na jakiej podstawie wpisano wówczas wartość początkową zaksięgowanych w niej muzealiów. Dyrektor muzeum chce ją skorygować. Wartość muzealiów zapisana w ewidencji księgowej jest znacznie niższa od tej w księgach inwentarzowych. Muzealia kupowane jeszcze przed denominacją, w latach 80. i 90. XX w., były warte po kilka milionów złotych. Czy można zliczyć wartość muzealiów z ksiąg inwentarzowych, przyjąć ją i wpisać jako wartość początkową w ewidencji księgowej i od tego momentu już wprowadzać w niej odpowiednie zapisy przy nabywaniu muzealiów?

Modernizacja budynku wpisanego do księgi inwentarzowej muzealiów

Muzeum w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego realizuje projekt, który polega na adaptacji drewnianego zabytkowego budynku do celów wystawienniczych. W ramach projektu prowadzone były prace budowlane polegające m.in. na przebudowie wnętrza budynku, doprowadzeniu ogrzewania, budowie instalacji sanitarnej, zamontowaniu klimatyzacji i wentylacji (prace te zostały zakończone). Ponadto projekt obejmuje wyposażenie budynku w gabloty wystawiennicze i sprzęt multimedialny.
Projekt zakończono w połowie marca 2013 r. Modernizowany budynek wpisano do księgi inwentarzowej muzealiów, nie jest zatem wprowadzony do ewidencji środków trwałych i nie podlega amortyzacji. Jego wartość po denominacji wynosi 1 zł. Inwestycja jest finansowana w 70% ze środków RPO, pozostałe 30% stanowi dotacja pozyskana od organizatora oraz przychody własne.
W jaki sposób zaksięgować środki pozyskane na adaptację z RPO oraz od organizatora? Czy środki te zwiększają konto „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” i czy trzeba je przeksięgować na konto „Fundusz instytucji kultury”? Czy nakłady inwestycyjne zgromadzone na koncie „Środki trwałe w budowie” powinny być przeksięgowane na konto księgowe „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”? Czy powinno to nastąpić po zakończeniu prac budowlanych, czy też pod datą zakończenia projektu? Czy muzeum może zwiększać wartość obiektu drewnianego wpisanego do księgi inwentarzowej muzealiów?