rozliczenie kosztów wsparcia

Wydatki na wsparcie indywidualne w Programie Erasmus+

Ośrodek kultury uczestniczy w Programie Erasmus+. W ramach realizowanego projektu kilku pracowników ośrodka wzięło udział w mobilności zagranicznej (kursie w jednym z krajów EU). Zgodnie z wytycznymi Narodowej Agencji Programu Erasmus+ (dalej: NA), ośrodek kultury zawarł indywidualne umowy z każdym z pracowników umowy, które określały zobowiązania pracownika (czyli ośrodka kultury jako organizacji wysyłającej na kurs) oraz wysokość przekazanych środków finansowych z dotacji z Erasmus+. Przekazane środki są kwotami ryczałtowymi na poszczególne kategorie działań (podróż, opłata za kurs oraz wsparcie indywidualne przeznaczone na zakwaterowanie, wyżywienie i inne wydatki związane z pobytem za granicą). Problemem jest rozliczenie kosztów w kategorii „Wsparcie indywidualne”. Faktura za zakwaterowanie i wyżywienie, które zapewnia organizator kursu, jest tylko częścią środków wydatkowanych z puli „Wsparcie indywidualne”, którą otrzymał pracownik. W trakcie kursu pracownicy często kupują dodatkowe posiłki, napoje, leki, artykuły higieniczne, papiernicze i inne. Czasami jest potrzeba korzystania z transportu lokalnego oraz taksówki, pojawiają się też inne nieoczekiwane wydatki. NA nie wymaga na wszystko faktur od instytucji, której przekazała grant (są to kwoty ryczałtowe), dokumentem potwierdzającym zrealizowane działanie jest dla niej certyfikat udziału w kursie danego pracownika oraz stosowne raporty.
Niemniej jednak ośrodek kultury podlega przepisom krajowym.
Jeśli w umowie z pracownikami ustalono, że rozliczają się ryczałtem, to czy mimo wszystko powinni oni zbierać na wszystkie wydatki faktury albo paragony?