rozliczenie mediów

Refaktura mediów

W budynku samorządowej instytucji kultury znajduje się kotłownia olejowa, z której odprowadzone są rozgałęzienia do ogrzewania przedszkola i biblioteki mieszczące się poza budynkiem instytucji kultury. Na podstawie porozumienia eksploatacja kotłowni oraz zamawianie i przyjmowanie paliwa leży po stronie zakładu komunalnego, który od 2020 r. wystawia fakturę dla instytucji kultury za zużycie oleju we wszystkich trzech jednostkach (nie ma podliczników, które pozwalałyby ustalić ilość zużycia oleju opałowego przez każdą jednostkę). Między samorządową instytucja kultury a biblioteką i przedszkolem zostało zawarte porozumienie o podziale paliwa w wymiarze ⅓ zużycia ogólnego.
Czy w takiej sytuacji prawidłowe jest refakturowanie zakupu paliwa przez samorządową instytucję kultury?

Rekompensata za ciepło dla biblioteki

Biblioteka zgodnie z Ustawą z 15 września 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie niektórych źródeł ciepła w związku z sytuacją na rynku paliw (dalej: ustawa) otrzymuje rekompensatę za ciepło.
Jak zaksięgować kwotę rekompensaty, jeśli fakturę wystawiono w kwocie faktycznej do zapłaty, a wartość rekompensaty wykazano w opisie faktury?

Refaktura mediów

Samorządowa instytucja kultury przeprowadziła się do nowego budynku, w którym swoją siedzibę mają również biblioteka i ochotnicza straż pożarna (OSP). Faktury za media mają być wystawiane na instytucję, ta zaś ma obciążać notami lub refakturami pozostałe podmioty.
Czy koszty wynikające z faktury a dotyczące innych podmiotów księgować przez konta zespołu 4 czy na pozostałe koszty operacyjne?
Jeżeli na fakturze są koszty innych podmiotów, to czy można zapłacić za tę fakturę z dotacji podmiotowej, czy też trzeba czekać, aż te podmioty opłacą refakturę?

Ochronna taryfa na gaz dla instytucji kultury — oświadczenie do 15 marca br.

W jakiej formie i gdzie samorządowa instytucja kultury może wnioskować o zastosowanie tzw. ulgi gazowej?

Najem pomieszczeń a opłaty za media

Dom kultury zajmuje wspólnie z inną instytucją kultury (z biblioteką) część budynku, który jest własnością organizatora. Obydwie instytucje mają podpisaną umowę na użytkowanie swoich pomieszczeń. Faktury za ogrzewanie pomieszczeń oraz za energię elektryczną wystawiane są jednak tylko na dom kultury, dlatego dom kultury powinien wystawić bibliotece tzw. refakturę. Zasady rozliczeń powinny być zawarte w porozumieniu z biblioteką. Dom kultury jest podatnikiem VAT, a biblioteka nie.
Czy ma rację skarbnik z urzędu miasta, który twierdzi, że w takim przypadku lepiej wystawiać noty księgowe, a nie faktury, ponieważ nie jest to sprzedaż?

Korzystanie z nieruchomości przez instytucję kultury — własność, najem czy użyczenie?

Gminny ośrodek kultury (GOK) na podstawie umowy najmu korzysta z nieruchomości, w której prowadzi działalność kulturalną.
Czy zamiast umowy najmu można zawrzeć umowę użyczenia?
Dlaczego GOK płaci za budynek, w którym organizowane są imprezy kulturalne? Czy jest to zgodne z Ustawą z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej)?
Dlaczego inne instytucje (gminna biblioteka publiczna i towarzystwo społeczno-kulturalne), które również mają siedziby w tym budynku, nie ponoszą opłat za media, a korzystają z wody, kanalizacji i ogrzewania? Koszty te ponosi GOK.

Refaktura za media

Biblioteka prowadzi działalność w lokalu gminy (na podstawie umowy użyczenia). Część tego lokalu gmina wynajmuje też centrum kultury. Jednak rozliczenie finansowe za ogrzewanie lokalu zajmowanego przez centrum kultury (CK) prowadzi na podstawie umowy zawartej z biblioteką. Zgodnie z nią centrum płaci w sezonie grzewczym najpierw zaliczki, a po sezonie następuje rozliczenie według faktycznego zużycia. Co roku biblioteka dostarcza też CK zestawienie kosztów dotyczących ogrzewania, takich jak np. zużycie gazu, zużycie prądu w kotłowni, przegląd instalacji elektrycznych w kotłowni, przegląd przewodów kominowych, przegląd instalacji gazowej wraz z serwisem.
Z uwagi na precyzyjne brzmienie art. 4 i art. 14 ust. 2 Ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, które określają zamknięty katalog podstawowych zadań bibliotek oraz pobieranych przez nie opłat, biblioteka wystawiała CK rachunki będące dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty.
W tym roku CK zażądał od biblioteki ponownego przeliczenia kosztów ogrzewania, uwzględnienia kosztów tylko z sezonu grzewczego, skorygowania zaliczek i kosztów eksploatacji kotłowni oraz wystawienia korygującej faktury VAT.
Czy biblioteka może wystawić fakturę korygującą, skoro nie może prowadzić innej niż biblioteczna działalności, np. nie sprzedaje energii cieplnej, a tylko oczekuje zwrotu poniesionych kosztów na ogrzewanie, na które nie może wystawić faktury VAT?
Czy rozliczaniem kosztów ogrzewania lokalu wynajmowanego przez gminę w ogóle powinna zajmować się biblioteka?