Najnowsza publikacja Wydawnictwa Prawo dla Praktyków: Wygrane w konkursach instytucji kultury. Odpowiedzi na 33 najczęściej zadawane pytania
Temat na czasie: Standardy ochrony małoletnich w instytucjach kultury: Standardy ochrony małoletnich wprowadzone tzw. ustawą Kamilka dotyczą także instytucji kultury oraz Obowiązki pracodawcy w związku z zatrudnianiem osób mających kontakt z małoletnimi -- tzw. ustawa Kamilka
[Szkolenie] Umowy-zlecenia i umowy o dzieło w instytucjach kultury. Najnowsze orzecznictwo sądowe: 17.04.2024
| Kontrola i audyt organizatora w instytucji kultury: 22 kwietnia 2024
| Zamówienia publiczne w instytucjach kultury -- tryb podstawowy: przygotowanie, ocena ofert, umowa, obowiązki zamawiających: 23 kwietnia 2024
| Szczególne środki ochrony małoletnich w instytucjach kultury: 8 maja 2024
Pracownik instytucji kultury może otrzymać dodatek specjalny za (art. 31 ust. 4 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej):
Wysokość tego dodatku ustala się (§ 7 ust. 1 i 3 Rozporządzenia MKiDN z 22 października 2015 r. w sprawie wynagradzania pracowników instytucji kultury, dalej: rozporządzenie w sprawie wynagradzania):
Co istotne, dodatek specjalny wypłaca się (§ 7 ust. 2 i 4 rozporządzenia w sprawie wynagradzania):
Wobec tego, dodatek specjalny stanowi dodatkowy składnik wynagrodzenia, co do zasady czasowy i przyznawany fakultatywnie.
Nie ma możliwości przyznania dodatku specjalnego za jednorazowe wykonanie czynności przekraczającej zakres obowiązków służbowych.
Gdy pracownikowi został przyznany dodatek specjalny:
Jednak w chwili przyznania prawa do dodatku specjalnego staje się on obligatoryjnym składnikiem wynagrodzenia, a zatem musi być wypłacany po spełnieniu przesłanek jego nabycia. Analogicznie — z chwilą zaprzestania pracy w szczególnym charakterze lub w szczególnych warunkach albo zrealizowania dodatkowo powierzonych zadań, przesłanka do wypłaty dodatku ustaje (bez konieczności wypowiadania pracownikowi warunków płacy czy zawarcia porozumienia zmieniającego). Zdarza się jednak, że przyznanie dodatku specjalnego sformułowane jest bezwarunkowo, odnosząc się wyłącznie do daty, do której dodatek będzie przysługiwał, nie wskazując, z powodu jakich dodatkowych obowiązków dodatek został przyznany — wówczas „cofnięcie” dodatku wymaga wypowiedzenia zmieniającego.
Zalecam jednak, by pisma przyznające dodatki wskazywały, że pracownik zachowuje prawo do dodatku wyłącznie w razie zaistnienia przesłanek ustawowych (np. powierzenia dodatkowych zadań).
Zasady wynagradzania określone w ustawie o działalności kulturalnej, w tym dotyczące dodatku specjalnego, obowiązują do czasu objęcia pracowników instytucji kultury układem zbiorowym pracy lub regulaminem wynagradzania (art. 31d ust. 3 ustawy o działalności kulturalnej).
Zatem szczegółowe regulacje odnoszące się do wypłaty dodatku specjalnego powinny się znaleźć w aktach wewnątrzzakładowych. Regulamin wynagradzania powinien określać, czy dodatek specjalny pomniejsza się za okresy usprawiedliwionych nieobecności pracownika, a jeśli tak, to w jaki sposób (proporcjonalnie czy nieproporcjonalnie). I tych kwestii dotyczą pytania zadane niedawno naszemu ekspertowi.
Stan faktyczny
Instytucja przyznała pracownikowi dodatek specjalny za wykonywanie dodatkowych obowiązków wynikających z nieobecności innego pracownika za okres od 16 marca do 2 kwietnia, a następnie od 7 do 23 kwietnia 2021 r. Dodatek specjalny przyznano w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego pracownika, które wynosi 3800 zł. Od 26 do 28 kwietnia 2021 r., czyli już po okresie, za który dodatek specjalny mu przysługiwał, pracownik rozchorował się i nie pracował. W regulaminie wynagradzania obowiązującym w instytucji nie ma informacji, jak policzyć dodatek specjalny w takich sytuacjach.
Jak policzyć dodatek specjalny?
Sposób wyliczenia dodatku specjalnego przyznanego na część miesiąca powinien określać regulamin wynagradzania lub układ zbiorowy, obowiązujący w instytucji kultury.
Wypłaty wynagrodzenia za pracę dokonuje się co najmniej raz w miesiącu, w stałym i ustalonym z góry terminie (art. 85 § 1 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy, dalej: kp). Przyjmując, że wynagrodzenie w instytucji kultury standardowo wypłacane jest co miesiąc, to gdyby dodatek został przyznany na cały miesiąc, jego kwota wyniosłaby 380 zł. Skoro jednak dodatek został przyznany na część miesiąca, zaś akty wewnątrzzakładowe nie regulują kwestii wyliczenia dodatku specjalnego, ten składnik wynagrodzenia powinien zostać proporcjonalnie pomniejszony.
W sytuacji przedstawionej w pytaniu można posiłkować się na zasadzie analogii § 12 ust. 1 Rozporządzenia MPiPS z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy, a zatem:
Zwracam jednak uwagę, że instytucja kultury nie ma obowiązku stosować powyższych zasad. Powołanego przepisu nie stosuje się „wprost” ani „odpowiednio”. Tym niemniej odnosi się on do obliczenia wynagrodzenia, ustalonego w stawce miesięcznej w stałej wysokości za przepracowaną część miesiąca:
W praktyce można spotkać się także z wyliczeniem dodatku specjalnego za niepełny miesiąc poprzez podzielenie miesięcznej kwoty dodatku przez liczbę dni pracujących w danym miesiącu, a kolejno pomnożenie otrzymanego wyniku przez liczbę dni pracy, przez które dodatek przysługiwał.
W razie wątpliwości, zalecam skorzystać ze sposobu wyliczenia dodatku specjalnego, który jest najkorzystniejszy dla pracownika.
Jak naliczyć dodatek specjalny, gdy przyznany został na przełomie miesiąca?
Do dodatku specjalnego przyznanego na przełomie dwóch miesięcy stosuje się zasady przedstawione powyżej. Wówczas dodatek należy policzyć odrębnie za marzec i za kwiecień. Kwota dodatku specjalnego za marzec powinna wynieść 198,26 zł, zaś za kwiecień 2021 r. ‒ 271,43 zł.
Przyjęto tu, że pracownik instytucji kultury pracuje w pełnym wymiarze czasu pracy po 8 godzin dziennie od poniedziałku do piątku, zaś godzinowy wymiar czasu pracy ustalony zgodnie z zasadami wskazanymi w art. 130 kp wynosił w marcu 2021 r. 184 godzin, natomiast w kwietniu 2021 r. — 168 godzin.
Dodatek specjalny za marzec 2021 r.:
Dodatek specjalny za kwiecień 2021 r.
Czy pismo w sprawie przyznania dodatku jest sformułowane właściwie: „Przyznaję… dodatek specjalny od 16 marca 2021 r. do czasu powrotu z nieobecności…. w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego za wykonywanie dodatkowych zadań w pracy na stanowisku…”?
Takie sformułowanie pisma może budzić wątpliwości.
Skoro okres nieobecności zastępowanego pracownika jest z góry znany, zalecam, by sformułować pismo z informacją o przyznaniu tego składnika wynagrodzenia w konkretnych okresach.
Czy chcąc przyznać za wskazany okres dodatek w określonej wysokości 10%, można za część marca wypłacić 7,5% wynagrodzenia zasadniczego, a za część kwietnia 2,5%, co łącznie da 10% wynagrodzenia zasadniczego?
Nie, skoro dodatek specjalny został przyznany w wysokości 10% wynagrodzenia zasadniczego, to stał się obowiązkowym składnikiem wynagrodzenia i powinien zostać wypłacony w określonej wysokości, w terminie wypłaty wynagrodzenia, odrębnie za każdy miesiąc.
Zwracam uwagę, że w przypadku, gdy okres wykonywania pracy, z którą dodatek specjalny jest związany, upłynął przed terminem wypłaty wynagrodzenia, to wymagalność tego składnika wynagrodzenia następuje dopiero z chwilą wypłaty wynagrodzenia za dany miesiąc. W przypadku przedstawionym w pytaniu, gdy wynagrodzenie płatne jest na koniec miesiąca, pracownik będzie mógł domagać się zapłaty dodatku specjalnego za kwiecień dopiero 30 dnia tego miesiąca.
Jaki obliczyć dodatek specjalny, gdy pracownik, któremu go przyznano, rozchorował się w dniach od 26 do 28 kwietnia 2021 r., czyli już po zakończeniu okresu, za który przysługiwał mu dodatek? Czy w takim przypadku należy obniżyć dodatek specjalny za czas choroby?
Jeśli pracownik rozchorował się po okresie, za który przysługiwał mu dodatek specjalny, kwoty dodatku nie należy obniżać.
Jeśli pracownik jest niezdolny do pracy z powodu choroby przypadającej po okresie, w którym dodatek przysługiwał, wówczas wyliczenie kwoty dodatku specjalnego za okres przepracowany nie ulegnie zmianie.
Czy dodatek specjalny wejdzie do podstawy zasiłku chorobowego za okres od 26 do 28 kwietnia 2021 r.?
Nie, skoro dodatek specjalny miał charakter okresowy i nie przysługuje już w okresie pobierania zasiłku chorobowego, to tego składnika wynagrodzenia, jako przysługującego do określonego terminu, nie uwzględnia się przy ustaleniu podstawy wymiaru zasiłku.
Wypłacenie pracownikowi wynagrodzenia (w tym dodatków) — pomimo niewykonywania pracy — stanowi ryzyko pracodawcy.
Dodatek specjalny, wypłacany pracownikowi co miesiąc przez oznaczony okres, podlega wliczeniu do wynagrodzenia urlopowego (podstawy wymiaru zasiłku chorobowego), pod warunkiem, że pracownik (art. 41 ust. 1–2 Ustawy z 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa, dalej: ustawa zasiłkowa):
Składników wynagrodzenia przysługujących tylko do określonego terminu nie uwzględnia się przy ustalaniu podstawy wymiaru zasiłku chorobowego należnego za okres po tym terminie.
Zasadę tę stosuje się także do składników wynagrodzenia, których wypłaty zaprzestano na podstawie aktów prawa wewnątrzzakładowego (art. 41 ust. 2-3 ustawy zasiłkowej).