Arkadiusz Szyszkowski

specjalista w zakresie zamówień publicznych

Tryby i progi w regulaminie zamówień do 130 000 zł instytucji kultury

Instytucja tworzy nowy regulamin udzielania zamówień do 130 000 zł.
Jakie tryby udzielania zamówień można zastosować?
Czy w ogóle konieczne jest stosowanie jakichkolwiek trybów, a jeżeli tak, to czy muszą być one powiązane z progami wydatków?

Wyłączenia ze stosowania regulaminu zamówień podprogowych

Instytucja kultury organizuje dużo warsztatów, imprez sołeckich oraz prowadzi wiele sekcji. Ma ustalony budżet na poszczególne zadania, natomiast nie ma możliwości, aby na etapie jego planowania ustalić rzeczywiste zapotrzebowanie na dostawy i usługi niezbędne do realizacji zadań. W związku z tym zakupy dokonywane są na bieżąco małymi partiami wynikającymi z zapotrzebowania.
Instytucja planuje do regulaminu zamówień poniżej 130 000 zł netto wprowadzić zapisy, z których będzie wynikało, że:

  • w uzasadnionych przypadkach odstępuje się, za zgodą dyrektora, od stosowania procedur zawartych w tym regulaminie;
  • odstępstwa mogą dotyczyć m.in.: czasopism, publikacji branżowych, dostępu do serwisów internetowych; aktualizacji oprogramowania licencji i praw autorskich; przeglądów urządzeń sprzętu elektronicznego; przeglądów technicznych samochodów służbowych i innych środków trwałych, jak np. kominy czy instalacje gazowe; szkoleń i konferencji, wykładów lub warsztatów; zamówień w zakresie działalności twórczej, artystycznej, promocyjnej, analitycznej, audytowej; konieczności usunięcia awarii; usług pocztowych, a także dostaw czy usług, których zakresu przedmiotowego oraz ilościowego nie dało się przewidzieć na etapie planowania, np. materiały niezbędne do organizacji warsztatów, półkolonii itp.;
  • w szczególnie uzasadnionych przypadkach innych niż wymienione w regulaminie dyrektor może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów regulaminu i zlecić realizację zamówienia z góry określonemu wykonawcy.

Czy takie zapisy w regulaminie zamówień poniżej 130 000 zł są dopuszczalne?

Zwrot zabezpieczenia należytego wykonania umowy tylko z oprocentowaniem

Instytucja kultury ma w banku jedynie rachunki nieoprocentowane. W najbliższym czasie musi oddać zabezpieczenie należytego wykonania umowy, które jest przechowywane na wydzielonym koncie, ale nieoprocentowanym.
Jak zastosować art. 450 ust. 5 Ustawy z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp), jeśli umowa rachunku bankowego nie przewiduje naliczania odsetek?

Brak sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach

Biblioteka publiczna nie prowadziła dotychczas zamówień powyżej 140 000 euro. W ubiegłym roku kupowane były na faktury drobne artykuły wyposażenia, takie jak wykładzina czy rolety, artykuły spożywcze na spotkania i warsztaty.
Czy biblioteka ma obowiązek składać sprawozdanie roczne z zamówień publicznych? Czy ująć w nim spotkania autorskie, na które podpisywana była umowa o dzieło, i drobne naprawy na umowy-zlecenia?
Jeśli wbrew obowiązkowi biblioteka publiczna nigdy nie sporządzała sprawozdania z zamówień publicznych, to czy w tej sytuacji należy za wcześniejsze lata uzupełnić takie sprawozdania? Jeśli tak, to za ile lat wstecz i jak je przekazać?

Organizacja imprezy kulturalnej o wartości ponad 130 000 zł

Instytucja organizuje plenerową imprezę kulturalną. Chce zlecić agencji artystycznej kompleksowe wykonanie imprezy, czyli zapewnienie koncertu zespołów, noclegów, nagłośnienia, sceny. Kwota przekracza 130 000 zł netto.
Czy instytucja powinna zastosować Ustawę z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp)?
Czy też może rozdzielić zamówienie, np. obsługę zespołów zlecić jednej agencji, a scenę i nagłośnienie drugiej agencji? Wtedy może się zdarzyć, że osobne umowy nie przekroczą kwoty 130 000 zł. Czy w tej sytuacji instytucja będzie mogła zastosować obowiązujący w niej regulamin zamówień podprogowych?

Treść pieczątki na dokumentach w postępowaniu podprogowym. Dane do sprawozdania rocznego o udzielonych zamówieniach

Do tej pory faktury dotyczące działalności kulturalnej za zamówienia poniżej 130 000 zł instytucja opatrywała pieczątką z opisem „Wydatku dokonano z zastosowaniem art. 11 ust. 5 pkt 2 Ustawy Prawo zamówień publicznych”.
Jak powinien brzmieć tekst na pieczątce stawianej na fakturach za pozostałe zamówienia o wartości poniżej 130 000 zł, a także fakturach dotyczących opłat za energię elektryczną, cieplną i abonament RTV?
Czy w sprawozdaniu rocznym o udzielonych zamówieniach należy ująć wydatki dotyczące szkolenia BHP pracowników oraz zakupu kilku kremów ochronnych dla pracowników?

Forma zamówień poniżej 130 000 zł

Instytucja kultury kupuje wodę pitną dla pracowników. Niedawno wodę tę dostarczono na paletach. Na zakup nie ma ani zamówienia, ani umowy. Na fakturze widnieje pozycja „paleta” z kwotą do zapłaty.
Czy taka forma zakupu jest dozwolona w zamówieniach publicznych?
Czy uzyskanie informacji mailowej od pracownika firmy sprzedającej wodę odnośnie do zwrotu środków finansowych za paletę jest wyczerpujące dla zachowania formy pisemnej na dokonanie zakupu?
Czy na wszystkie zakupy towarów i usług, wyłączając te związane z działalnością kulturalną, należy zachowywać formę pisemną?