Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Zwiększenie funduszu nagród

W bibliotece samorządowej tworzony jest (zgodnie z regulaminem) fundusz nagród w wysokości od 5% do 10% z planowanych wynagrodzeń osobowych. Nagrody mają charakter uznaniowy i wypłacane są w listopadzie danego roku. Na 2024 r. w planie finansowym zaplanowano 7% na nagrody. Ze względu na wyrównanie wynagrodzeń pracowników w związku ze zwiększeniem płacy minimalnej i brakiem podwyżek instytucja chce zrekompensować wynagrodzenie pracowników merytorycznych.
Czy w związku z tym w trakcie roku może zwiększyć, przesuwając środki z zakupów, kwotę na nagrody a jeśli tak, to o ile?

Regulamin używania służbowych kart płatniczych narzucony przez organizatora

Instytucja kultury zamierza wprowadzić karty płatnicze do realizacji wydatków służbowych. W tej sprawie organizator wydał zarządzenie, a w nim regulamin użytkowania kart służbowych.
Czy instytucja może wprowadzić swój własny regulamin, zgodny oczywiście z regulaminem organizatora, po to, żeby niektóre kwestie doprecyzować, czy też powinna opierać się jedynie na zarządzeniu organizatora?

Inwestycje w obcym środku trwałym

Samorządowa instytucja kultury otrzymała od gminy na podstawie umowy użyczenia grunty i środki trwałe związane z tymi gruntami w celu prowadzenia działalności statutowej.
Czy instytucja kultury może dokonać inwestycji w obcym środku trwałym i czy takie nakłady będą zasadne, jeżeli umowa trwa tylko do czerwca 2025 r.?

Obiektyw do aparatu fotograficznego może być odrębnym środkiem trwałym

Instytucja kultury zakupiła aparat fotograficzny o wartości poniżej 10 000 zł, a obiektyw powyżej 10 000 zł. Zgodnie z obowiązującą w instytucji polityką rachunkowości środki trwałe powyżej 10 000 zł amortyzuje się w czasie. Obiektyw można wykorzystywać do różnych typów aparatów.
Czy aparat można zamortyzować jednorazowo i odpisać w koszty w miesiącu przyjęcia do użytkowania, a tylko obiektyw amortyzować w czasie?

Jak zaksięgować fakturę za dostęp do publikacji elektronicznych?

Biblioteka publiczna wykupiła pakiet kodów dostępu do e-booków i audiobooków, które są przekazywane zarejestrowanym czytelnikom biblioteki.
Jak zaksięgować fakturę za tę usługę?

Konto księgowe związane z kosztami imprez kulturalnych

Instytucja kultury w polityce rachunkowości posiada zapis, że na koncie 409 „Pozostałe koszty rodzajowe” księguje się koszty związane z organizacją imprez kulturalnych.
Czy jest to poprawny zapis oraz czy księgowanie wszystkich kosztów związanych z organizacją imprezy, takich jak nagrody, czy też materiały potrzebne do dekoracji sceny czy baterie do mikrofonu, mogą być księgowane na koncie 409?

Prowadzenie magazynu przez instytucję kultury

W ramach wykonywania działalności gospodarczych zapisanych w statucie instytucja kultury prowadzi między innymi restaurację i jest czynnym podatnikiem VAT.
Czy według Ustawy w 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) instytucja jest zobowiązana do prowadzenia gospodarki magazynowej w restauracji?

Zatwierdzenie sprawozdania finansowego połączonych instytucji

Po połączeniu dwóch instytucji kultury powstała nowa instytucja z własną nazwą, NIP i numerem identyfikacyjnym REGON.
Czy sprawozdania finansowe sporządzone na dzień poprzedzający połączenie dwóch instytucji kultury podlegają zatwierdzeniu przez organ wykonawczy jednostki samorządu terytorialnego i przesłaniu do Szefa Krajowej Administracji Skarbowej?

Brak faktury a koszty bilansowe

W 2023 r. instytucja kultury wpłaciła akredytację na podstawie zgłoszenia do konkursu tanecznego grupy działającej przy miejskim centrum kultury. W księgach rachunkowych ujęto tę wpłatę na koncie rozrachunkowym. Niestety, do tej pory nie otrzymano za nią faktury.
Czy taką wpłatę można ująć w kosztach i na jakiej podstawie?

Komisyjna kontrola zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów a odpowiedzialność głównego księgowego za inwentaryzację muzeum

Muzeum ma zabytki archeologiczne własne i w depozycie. Przez ostatnie 15 lat trwały wykopaliska. Przez ten czas zabytki archeologiczne nie były inwentaryzowane poprzez dokonanie kontroli zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. W 2023 r. dyrektor zarządził sporządzenie komisyjnej kontroli zgodności wpisów. Obecnie — za zgodą organizatora — jest ona przedłużona do końca 2024 r. Zabytki archeologiczne nie podlegają wycenie. Druki inwentaryzacyjne zostały wydane i opieczętowane przez głównego księgowego. Do zaewidencjonowania jest 1700 zabytków, po co najmniej 30 minut na jeden. Istnieje ryzyko, że te prace nie skończą się w terminie.
Co zatem należy do obowiązków głównego księgowego? Czy musi on uczestniczyć w inwentaryzacji na etapie rozliczenia tego spisu?

Darowane książki w księgach rachunkowych i planie finansowym biblioteki

Pytania dotyczą darowizn książek dla gminnej biblioteki publicznej.
Biblioteka otrzymuje publikacje w darze zarówno od osób prywatnych, jak i np. od różnych komisji działających przy urzędzie gminy czy z funduszu sołeckiego. Urząd gminy kupuje je i przekazuje bibliotece w tym samym roku obrachunkowym. W związku z tym instytucja nie ujmowała na kontach zespołu 4 kosztów otrzymania książek, bo ujął je w swoich kosztach urząd gminy. Jak poprawnie powinno wyglądać księgowanie książek otrzymanych w darowiźnie od osób prywatnych i od innych jednostek? Kto powinien wycenić darowiznę?
Biblioteka otrzymała książki w drodze darowizny. W księgach rachunkowych ujmuje je jako środki trwałe o niskiej wartości. Po otrzymaniu książek w darze zaktualizowała plan finansowy, dodając zarówno w przychodach, jak i w kosztach pozycję „Nieodpłatne otrzymanie książek w darze”. W ten sposób otrzymanie publikacji w darze w wykonaniu planu finansowego nie zniekształca wartości przychodów i kosztów. Czy takie ujęcie darów książkowych w planie finansowym jest prawidłowe?

Korekta odpisu na ZFŚS za ubiegły rok

W 2023 r. kwotę na konto ZFŚS przekazano instytucji w dwóch równych transzach. W 2024 r. zorientowano się, że nastąpił błąd, ponieważ od 1 lipca 2023 r. zmieniła się kwota odpisu.
Czy w bieżącym roku konieczna jest korekta?