Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Sprawa sądowa ze spadkobiercą budynków i gruntu

Spadkobierca sądzi się z instytucją kultury o budynki i grunty. Wyrok jeszcze nie zapadł. Instytucja kultury otrzymała decyzję dotyczącą odszkodowania za wywłaszczenie gruntu w 2018 r. Ze względu na trwającą sprawę sądową powiat wstrzymał wypłatę odszkodowania.
Jak wykazać to zdarzenie w księgach rachunkowych i w sprawozdaniu rocznym?

Modernizacja w obcym środku trwałym

W 2018 r. instytucja kultury otrzymała dotację celową z MKiDN na modernizację środka trwałego będącego własnością gminy (organizatora), użytkowanego przez nią na podstawie umowy dzierżawy (w księgach środek jest ujęty na koncie 990 „Środki trwałe obce”). Nakłady poniesione na modernizację wyniosły 90 000 zł (z czego 18 000 zł to wkład własny sfinansowany ze środków własnych). Po zakończeniu prac modernizacyjnych protokołem przekazano organizatorowi informację o wysokości poniesionych nakładów.
Jak powinna wyglądać ewidencja księgowa modernizacji środka trwałego?

Wkład własny w projekcie wspólnym

Od organizatora biblioteka otrzymała dotację celową na pokrycie wkładu własnego innej instytucji kultury, która jest liderem w projekcie „Informatyzacja bibliotek”. Lider przekazał bibliotece notę księgową zobowiązującą bibliotekę do przekazania wkładu własnego. W ramach projektu zakupiony zostanie sprzęt oraz oprogramowania. W ramach kosztów znajdą się również usługi wdrożeniowe.
Jak zaksięgować wpływ dotacji na ten cel oraz przekazanie środków dla lidera projektu?
Czy wydatki na nabyte w ramach projektu środki trwałe, tj. na oprogramowanie oraz usługi wdrożeniowe, powiększą fundusz instytucji kultury?

Dotacja celowa na nabycie wartości niematerialnych i prawnych

Instytucja kultury otrzymała od organizatora dotację celową na działalność bieżącą tytułem wkładu finansowego w produkcję filmową. Instytucja jako koproducent filmu w zamian za przekazany wkład otrzymuje udział w prawach majątkowych do filmu.
Jak ująć w księgach taką dotację?
Jak powinna zostać ujęta faktura zakupu — czy bezpośrednio w koszty w roku, gdy powstaje z tego tytułu przychód — czyli wpływ dotacji celowej?
Czy dotację celową można ująć na koncie rozliczeń międzyokresowych przychodów i w momencie zakończenia produkcji, poprzez odpisy amortyzacyjne, rozliczać prawa majątkowe do filmu poprzez amortyzację, a tym samym wartość odpisu amortyzacyjnego miesięcznego rozliczać w przychody operacyjne i pomniejszać tym samym konto rozliczeń międzyokresowych przychodów?

Majątek dzielonej instytucji kultury

W trakcie roku planuje się podział gminnej instytucji kultury na podstawie art. 20 ust. 1 Ustawy z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (dalej: ustawa o działalności kulturalnej). Instytucja ta ma w użytkowaniu wieczystym kilka nieruchomości gruntowych oraz we własności budynki znajdujące się na tych gruntach. Grunty te i budynki mają zostać podzielone pomiędzy dwie nowe instytucje kultury.
Czy te nieruchomości gruntowe wraz z budynkami dzielona instytucja powinna, na podstawie aktu notarialnego, nieodpłatnie przekazać w użytkowanie wieczyste i na własność nowo powstałym po podziale instytucjom kultury czy też w tym przypadku znajdzie zastosowanie art. 25a ustawy o działalności kulturalnej?
Jakie zatem dokumenty powinny stanowić podstawę wpisu w księgach wieczystych prawa użytkowania wieczystego gruntów i prawa własności budynków na rzecz nowo utworzonych po podziale instytucji kultury?
Czy z art. 25a ustawy o działalności kulturalnej wynika zasada sukcesji uniwersalnej, a w konsekwencji, jakie rodzaje stosunków prawnych objęte są tą normą?

Wartość księgowa a wartość bieżąca muzealiów

Muzeum ma zabytkowy tabor kolejowy.
Niektóre pojazdy były kupione w złym stanie i zostały wyremontowane. Znajdują się one w ewidencji środków trwałych. Ponieważ remont nie jest ulepszeniem, nie powoduje on wzrostu wartości środka trwałego, natomiast wpływa na wartość muzealiów w księgach inwentarzowych (odnowiona lokomotywa jest więcej warta niż zniszczona). Używany w muzeum program do ewidencji muzealiów dopuszcza dwie wartości wyceny: wartość inwentarzową i wartość bieżącą.
Czy zatem właściwe jest takie podejście, że muzeum podnosi wartość bieżącą muzealiów, a inwentarzową zostawia bez zmian (jest wówczas zgodna z wartością środka trwałego w księgowości, która nie wzrasta wskutek remontu)? W rzeczywistości wartość wyremontowanego taboru znacznie wzrasta i nie może być on wyceniany np. na kilka tysięcy złotych, co jest istotne chociażby dla celów ubezpieczeniowych.

Sprzedaż biletów na przyszłoroczne przedstawienie artystyczne

Zdarza się, że instytucja planuje spektakl, wydarzenie kulturalne, na początku roku, a promocję i sprzedaż — ewidencjonowaną za pomocą kasy fiskalnej — zaczyna jeszcze w poprzednim.
Jak ewidencjonować wpłaty otrzymane w jednym roku na poczet wydarzenia w roku następnym, aby przychodów tych nie oddawać organizatorowi?
W jaki sposób zaksięgować przychód z biletów, aby zapłacić z nich za imprezę artystyczną w nowym roku?

Uproszczenia dotyczące międzyokresowego rozliczania kosztów

Biblioteka prowadzi ewidencję kosztów działalności operacyjnej wyłącznie na kontach zespołu 4. W zasadach (polityce) rachunkowości ma zapisane, że koszty podlegające rozliczeniu w czasie są księgowane w sposób uproszczony. Taki zapis został ujęty, gdyż uznano, że przepisy prawa bilansowego nie wskazują szczegółowych zasad ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Sposób ten polega na tym, że koszty dotyczące przyszłych okresów są od razu, na podstawie dokumentów źródłowych, z pominięciem ewidencji na koncie zespołu 4, ujmowane na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”. Następnie z chwilą przyporządkowania wydatków do poszczególnych okresów sprawozdawczych są one przenoszone na stronę Wn konta 40 „Koszty według rodzajów”. Stosując to rozwiązanie, na kontach kosztów ujmowane są koszty dotyczące danego okresu. Ten sposób ewidencji nie ma wpływu na konto 49 „Rozliczenie kosztów” ani na pozycję w bilansie A.II. Zmiana stanu produktów rachunku zysków i strat w wersji porównawczej. Nierozliczone saldo konta 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” instytucja wykazuje w aktywach bilansu w pozycji B.IV. Krótkoterminowe rozliczenia międzyokresowe.
Czy biblioteka może korzystać z uproszczonej ewidencji czynnych rozliczeń międzyokresowych, a jeśli nie, to jak skorygować błędne zapisy z lat ubiegłych?

Zwrot podwójnej zapłaty za fakturę

Instytucja w grudniu 2017 r. pomyłkowo zapłaciła dwa razy za fakturę. W styczniu 2018 r. kontrahent zwrócił kwotę i księgowy ujął całą operację następująco:

  1. Wyciąg bankowy:
    • Wn 131 „Rachunek bankowy” / Ma 202 „Rozrachunki z dostawcami”,
    • Wn 300 „Rozliczenie zakupu” / Ma 760 „Pozostałe przychody operacyjne”.
  2. Polecenie księgowania – rozliczenie podwójnie zapłaconej faktury:
    • Wn 860 „Wynik finansowy” / Ma 300 „Rozliczenie zakupu”.

Czy te księgowania są prawidłowe skoro teraz nie zgadza się rachunek zysków i strat za 2018 r.?

Ujawnienie obcych składników majątku podczas spisu z natury

Podczas spisu z natury w bibliotece okazało się, że znajdują się w niej obce składniki majątku, które nigdy nie zostały oficjalnie przekazane, a instytucja, która je przekazała, już nie istnieje. Składników tych nie ma w żadnych ewidencjach tej instytucji.
Co zrobić w takim przypadku?
Jakie powinny być zadania komisji inwentaryzacyjnej i komisji spisowych?
Czy obie komisje muszą być powołane przy przeprowadzeniu inwentaryzacji?
Jaka jest minimalna liczba członków poszczególnych komisji?

Instytucja kultury nie przekazuje dotacji na współorganizowanie imprezy

Dwie instytucje kultury organizują wspólnie imprezę kulturalną, którą sfinansują po połowie. Wszystkie zamówienia związane z imprezą (np. gaże artystów, obsługę techniczną, ochronę itp.) nabywała jedna instytucja, a druga instytucja ma przekazać na ten cel swoją część środków. Organizator chce, aby instytucja przekazała środki na organizację tej imprezy w formie dotacji. W statucie nie ma zapisu o wspieraniu działalności innych instytucji kultury.
Czy instytucja kultury może w formie dotacji przekazać innej instytucji kultury środki finansowe?

Nie trzeba publikować sprawozdania finansowego w BIP

Czy instytucja kultury ma obowiązek publikacji sprawozdań finansowych na stronie internetowej oraz w BIP, a jeśli tak, to w jakim terminie?