W Dz.U. z 19 lipca br. pod poz. 1078 opublikowano Komunikat Ministra Cyfryzacji z 12 lipca 2024 r. zmieniający komunikat w sprawie określenia terminu wdrożenia rozwiązań technicznych niezbędnych do doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego lub publicznej usługi hybrydowej oraz udostępnienia w systemie teleinformatycznym punktu dostępu do usług rejestrowanego doręczenia elektronicznego w ruchu transgranicznym.

Komunikat ten jest wydawany na podstawie art. 155 ust. 10 Ustawy z 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (tekst jedn. Dz.U. z 16 lipca 2024 r. poz. 1045), dalej: ustawa.

Chodzi o kolejny nowy termin wejścia w życie obowiązku stosowania doręczeń elektronicznych, który był już wielokrotnie przesuwany. Ostatnie przesunięcie z grudnia 2023 r. na 1 października 2024 r. było podyktowane niewystarczającą gotowością po stronie podmiotów publicznych. Obecnie termin ten to 1 stycznia 2025 r.

Od dnia wejścia w życie obowiązku podmioty publiczne (w tym instytucje kultury), są zobowiązane stosować przepisy ustawy w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem:

  • publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE) lub
  • publicznej usługi hybrydowej (PUH).

E-doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Jest to usługa zaufania publicznego.

Jak podkreśla na swojej stronie internatowej Ministerstwo Cyfryzacji, skuteczne wdrożenie e-doręczeń wymaga wprowadzenia znacznych zmian w funkcjonowaniu podmiotów publicznych w Polsce, takich jak zapewnienie:

  • zmiany sposobu nadawania korespondencji (z papierowej na elektroniczną oraz z ePUAP na e-Doręczenia),
  • prawidłowego korzystania z nowych rozwiązań, w szczególności PURDE i PUH,
  • nadania uprawnień do obsługi skrzynki doręczeń uprawnionym pracownikom,
  • podpisów elektronicznych dla upoważnionych osób,
  • archiwizacji dokumentów elektronicznych,
  • elektronicznego obiegu dokumentów.

Wdrożenie e-doręczeń, jako nowego sposobu prowadzenia korespondencji, jest dużym przedsięwzięciem technicznym, ale przede wszystkim organizacyjnym, szczególnie dla podmiotów publicznych.

Resort cyfryzacji informuje także, że z przeprowadzonych analiz wynika, że wniosek o założenie adresu do doręczeń elektronicznych złożyło jedynie 30 % obowiązanych podmiotów publicznych. Oznacza to brak wystarczającej gotowości po stronie części podmiotów publicznych, w szczególności jednostek samorządu terytorialnego, w zakresie doręczania korespondencji z wykorzystaniem PURDE lub PUH.

Co ważne, resort twierdzi, że skuteczne wprowadzenie e-doręczeń w podmiotach publicznych wymaga wprowadzenia okresu przejściowego — do 31 grudnia 2025 r. Do tego czasu będą one mogły stopniowo dostosowywać się do nowego sposobu prowadzenia korespondencji, tj.:

  • poznać nowe rozwiązanie, jakim są e-doręczenia,
  • dostosować organizacyjnie oraz
  • wprowadzić systemy elektronicznego obiegu dokumentów (systemy klasy EZD).

W okresie tym zostanie zapewniona równoważność doręczenia za pośrednictwem operatora pocztowego albo w ePUAP oraz innych systemach dziedzinowych z e-doręczeniami. Przy czym wprowadzane rozwiązania legislacyjne będą promować doręczanie korespondencji z wykorzystaniem e-Doręczeń.

Ministerstwo Cyfryzacji będzie dodatkowo prowadzić działania pozalegislacyjne, informacyjno-wdrożeniowe, zachęcające podmioty publiczne do wdrażania systemów klasy EZD. Oczekuje się, że wprowadzenie w podmiotach publicznych systemów klasy EZD przyspieszy transformację cyfrową urzędów i pozwoli na bardziej skuteczne wdrożenie e-doręczeń.

Dodatkowo Minister Cyfryzacji z końcem lipca wdroży we współpracy z Operatorem Wyznaczonym (czyli Pocztą Polską) funkcjonalności i zmian w systemie, które zapewnią sprawniejszą obsługę korespondencji, szczególnie w podmiotach publicznych, w tym:

  • funkcjonalność pozwalająca na masowe wysyłanie wiadomości do wielu adresatów,
  • masową archiwizację wiadomości w skrzynce czy zwiększenie możliwej do wysyłania wielkości załączników za pośrednictwem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego.

Celem Ministra Cyfryzacji jest zapewnienie bezpiecznej i w pełni elektronicznej, rejestrowanej korespondencji w administracji publicznej, a docelowo w całej gospodarce. Dlatego też dąży się do zapewnienia powszechnego wykorzystania e-doręczeń jako usługi bezpiecznej i zgodnej z europejskim rozporządzeniem eIDAS. Wdrożenie nowego rozwiązania na tak dużą skalę — wszystkie podmioty publiczne, zawody zaufania publicznego, przedsiębiorcy wpisani do CEiDG oraz podmioty wpisane do KRS — jest procesem, który musi następować stopniowo i odbywać się równolegle z działaniami informacyjnymi (tj. upowszechnienie podstawowej wiedzy nt. nowego rozwiązania) oraz działaniami promocyjnymi (przedstawienie korzyści z nowego rozwiązania).

Resort przypomina także, że bez zmian pozostaje obowiązek uzyskania przez podmioty wskazane w ustawie adresu do doręczeń elektronicznych do 1 stycznia 2025 r.

Dlatego Minister Cyfryzacji zachęca, aby już dziś złożyć wniosek o adres do doręczeń. Co ważne, wniosek można złożyć wcześniej a sam adres aktywować 1 stycznia 2025 r. Wcześniejsze złożenie wniosku gwarantuje uniknięcie ewentualnych błędów we wniosku czy pełnomocnictwie.

Pełna informacja Ministerstwa Cyfryzacji: Zmiana terminu wprowadzenia e-Doręczeń.