dowody księgowe

Opłaty za autostradę, parkingi i bilety autobusowe jako dowody księgowe w ośrodku kultury

Ośrodek kultury organizuje wycieczki autokarowe i w związku z tym do działu księgowości spływają kwity za opłaty płatną autostradą oraz za postój autokaru. Poza tym na zajęcia pozalekcyjne w tym ośrodku uczęszcza młodzież, która dojeżdża autobusem PKS; potwierdzeniem przejazdu jest bilet. Na podstawie jakich dowodów księgowych (poza fakturami), ośrodek kultury może rozliczyć ponoszone wydatki? W jakie koszty należy zaewidencjonować wydatki związane z przejazdem płatną autostradą oraz postojem autokaru?

Numerowanie dowodów księgowych

W I kwartale 2013 r. w powiatowej bibliotece publicznej inspektor starostwa przeprowadził kontrolę finansową dotyczącą m.in. dokumentacji księgowej.
W protokole pokontrolnym znalazł się zapis stwierdzający stan faktyczny, że w każdym miesiącu numery dokumentów źródłowych nadawane są od nr 1 i do tego dodawany jest numer danego miesiąca oraz dwie ostatnie cyfry roku. Inspektor zalecił, aby:


• w danym roku obrotowym stosować numerację ciągłą, ponieważ zapewnia ona chronologiczne ujęcie zdarzeń i operacji gospodarczych w dokumentacji finansowo-księgowej użytkownika systemu, oraz
• dostosować zasady rachunkowości obowiązujące w bibliotece do wprowadzonych zmian.

W odpowiedzi na to zalecenie dyrektor biblioteki wyjaśnił, że używany przez bibliotekę system księgowy rejestruje wszystkie zdarzenia i operacje gospodarcze w dzienniku operacji chronologicznie — zapisy są kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Wszystkie dowody księgowe w systemie podzielone są na rodzaje (grupy), a każdy rodzaj dowodu ma oddzielną numerację w ramach każdego miesiąca. System ten jest zgodny z obowiązującą w bibliotece polityką rachunkowości, z której wynika, że okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Starostwo nie ustosunkowało się do pisma dyrektora biblioteki. Czy w tej sytuacji należy przyjąć, że takie oświadczenie dyrektora zostało przyjęte jako zasadne?

Dowody księgowe w instytucjach kultury

• Nie każdy dokument jest dowodem księgowym • Instrukcja obiegu dokumentów powinna zawierać wykaz dokumentów uznawanych za dowody księgowe i stosowanych w instytucji kultury • Nie zawsze można poprawić błąd na dowodzie księgowym

Skan umowy dowodem księgowym

Biblioteka zawarła umowę o dzieło z wykonawcą mieszkającym w innym mieście. Wykonawca podpisał umowę i przesłał ją w formie skanu. W polityce rachunkowości biblioteki znajduje się zapis o dopuszczeniu dokumentu w formie skanu. Czy to wystarczy? Czy zgodnie z przepisami skan dokumentu może być dowodem księgowym?