Muzeum jako samorządowa instytucja kultury realizuje swoje cele statutowe m.in. poprzez gromadzenie i ewidencjonowanie eksponatów zakwalifikowanych do muzealiów. Zgodnie z art. 10 Ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), każda jednostka winna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości zatwierdzoną przez kierownika jednostki. Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, opisane w ustalonej przez kierownika jednostki dokumentacji, wymagają bezwzględnego stosowania rozwiązań wybranych przez jednostkę spośród dopuszczonych przez przepisy o rachunkowości.
W polityce rachunkowości muzeum zapisano, że muzealia podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w § 3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie w sprawie muzealiów), które przewiduje ich weryfikację co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli, a za zgodą organu założycielskiego termin ten może być wydłużony do 10 lat. Zgodnie z polityką rachunkowości, muzeum zalicza muzealia do środków trwałych niepodlegających amortyzacji ewidencjonowanych na koncie 016 „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”. Z kolei na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, objęte ewidencją księgową muzealia, mające cechy środków trwałych, inwentaryzuje się — co do zasady — na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak w związku z tym, że znajdują się one na terenie strzeżonym, można przeprowadzać ich inwentaryzację raz w ciągu 4 lat.
Zdaniem głównego księgowego muzeum inwentaryzacja powinna być przeprowadzona zgodnie z zapisami polityki rachunkowości, ponieważ na takie rozwiązanie jednostka się zdecydowała.
Czy inwentaryzacja przeprowadzona zgodnie z zapisem w polityce rachunkowości spełnia wymogi wynikające z art. 26 ustawy o rachunkowości oraz § 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie muzealiów?
Jak prawidłowo ująć na poszczególnych kontach zakup muzealiów?
Instytucja kultury ma w swojej strukturze organizacyjnej dział historyczny. Zakupuje eksponaty (muzealia) od osób fizycznych. Zdarzenie dokumentowane jest rachunkiem wystawianym przez osobę sprzedającą.
Jakie są skutki podatkowe takiego zdarzenia dla osoby fizycznej?
Jak w związku ze zmianą przepisów ujmować w księgach rachunkowych darowizny i zakupy muzealiów sfinansowane z własnych dochodów i z dotacji (o wartości poniżej 50 zł i powyżej 3500 zł)?
Pytanie Samorządowe muzeum otrzymuje od organizatora dotację na zakup muzealiów. W związku z tym, że muzealia nie podlegają amortyzacji, wartość otrzymanej dotacji muzeum ewidencjonuje na koncie 800 „Fundusz instytucji kultury”, a muzealia sfinansowane otrzymaną dotacją — na koncie 016 „Muzealia” — w wartości netto powiększonej o wartość VAT niepodlegającego odliczeniu i zwrotowi z urzędu skarbowego. Z umowy zawartej z organizatorem wynika, że […]
Muzeum otrzymało w darowiźnie pełne wyposażenie tradycyjnej drukarni (maszyny, akcesoria, druki itp.). Darczyńca w umowie darowizny określił przedmiot umowy na kwotę 70 000 zł. Obejmuje ona jednak wyłącznie cztery indywidualnie wycenione maszyny drukarskie, które posiadają wartość zabytkową.
Pozostałe przedmioty, a liczba ich jest znaczna, nie są wycenione.
Muzeum nie chce uznać całej darowizny za muzealia ze względu na fakt, iż drukarnia ma docelowo być „żywa”, tj. eksploatowana i wykorzystywana na pokazy, druki okazjonalne, zajęcia dydaktyczne itp.
- Jak najkorzystniej dla muzeum przyjąć darowiznę na jego stan?
- Jak zaewidencjonować w księgach rachunkowych całość darowizny lub jej poszczególne składniki?
Z § 3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie) wynika obowiązek przeprowadzenia co 5 lat komisyjnej kontroli zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym zbiorów.
- Na czym polega ta kontrola i jak należy ją przeprowadzić?
- Czy komisyjna kontrola zgodności jest równoznaczna z inwentaryzacją?
Czy eksponaty muzealne należy ubezpieczyć od zdarzeń losowych, np. od kradzieży? Czy jako dobro narodowe są one chronione przez państwo?
Jak skorelować kwoty wartości muzealiów zapisane w księgach inwentarzowych muzealiów z zapisami księgowymi w kartotekach księgowych muzealiów, aby ich wartości były równe? Kilkanaście lat temu w księgowości założono odpowiednią kartotekę, w której zapisano wartość wszystkich muzealiów w muzeum i do której stopniowo dopisywano wartość zakupionych muzealiów. Dziś nie wiadomo, na jakiej podstawie wpisano wówczas wartość początkową zaksięgowanych w niej muzealiów. Dyrektor muzeum chce ją skorygować. Wartość muzealiów zapisana w ewidencji księgowej jest znacznie niższa od tej w księgach inwentarzowych. Muzealia kupowane jeszcze przed denominacją, w latach 80. i 90. XX w., były warte po kilka milionów złotych. Czy można zliczyć wartość muzealiów z ksiąg inwentarzowych, przyjąć ją i wpisać jako wartość początkową w ewidencji księgowej i od tego momentu już wprowadzać w niej odpowiednie zapisy przy nabywaniu muzealiów?