Najnowsza publikacja Wydawnictwa Prawo dla Praktyków: Wygrane w konkursach instytucji kultury. Odpowiedzi na 33 najczęściej zadawane pytania
Temat na czasie: Zdarzenia na przełomie roku
Zakup towarów na przełomie roku w planie finansowym
Faktura zaliczkowa na przełomie roku
Wydatki na przełomie roku finansowane dotacją podmiotową
Faktura korygująca na przełomie roku
Błędnie naliczona prowizja banku na przełomie roku
[Szkolenie]
| E-doręczenia w instytucjach kultury. Prawne aspekty doręczania korespondencji z wykorzystaniem publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego i publicznej usługi hybrydowej: 22 stycznia 2025
| Zamknięcie roku w instytucji kultury — jak prawidłowo sporządzić sprawozdanie finansowe za 2024 r.?: 31 stycznia 2025
Wojewoda Lubelski w rozstrzygnięciu nadzorczym z 27 listopada 2024 r. (nr PN-II.4131.376.2024) stwierdził nieważność uchwały rady gminy upoważniającej wójta do sprawowania nadzoru nad wykonaniem planu finansowego instytucji kultury.
6 września 2024 r. instytucja kultury otrzymała decyzję o przyznaniu dotacji celowej i jednocześnie zwiększeniu dotacji podmiotowej. Według wyjaśnień MKiDN, jednostka powinna sporządzić korektę planu finansowego, zanim poniesie jakiekolwiek wydatki ze zwiększonych dotacji, w przeciwnym razie naraża dyrektora na naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Instytucja te wydatki poniosła 27 września. Natomiast do 30 września powinna sporządzić sprawozdanie do ministerstwa z rozliczenia i wydatkowania dotacji.
Czy w związku z tym wystarczy jako datę korekty planu finansowego wskazać np. 21 września (według stanu na ten dzień), mimo że faktycznie plan został sporządzony i podpisany 2 października? A może jednak korekta planu powinna zostać sporządzona i podpisana przed 30 września, to jest przed dniem, na który sporządza się sprawozdanie do MKiDN?
Instytucja kultury ogłosiła przetarg na usługę ochrony, a w planie zamówień publicznych wskazała szacunkową kwotę netto tej usługi, jeśli umowa na jej wykonywanie byłaby zawarta na trzyletni okres.
Czy instytucja może zawierać umowę na usługi ciągłe, np. usługę ochrony na 3 lata, a jeśli tak, to w jaki sposób wykazać to w planie finansowym — czy wartość zawartej umowy należy podzielić na liczbę lat i wykazać w planie finansowym przez kolejne lata, zgodnie z czasem obowiązywania umowy?
Czy instytucja może zawrzeć umowę na okres dłuższy niż 1 rok bez zabezpieczonych w planie finansowym środków na wartość całego zobowiązania, które zaciąga?
Instytucja kultury prowadzi ewidencję planu finansowego zgodnie z załącznikiem nr 4 do Zarządzenia MKiDN z 11 stycznia 2024 r. w sprawie nadzoru i kontroli nad jednostkami objętymi częścią 24 budżetu państwa. Dotyczy ono m.in. państwowych instytucji kultury, dla których minister kultury jest organizatorem oraz instytucji kultury współprowadzonych przez ministra.
W której pozycji druku PF-OSPR „Projekt planu finansowego agencji wykonawczej, instytucji gospodarki budżetowej oraz niektórych osób prawnych zaliczanych do sektora finansów publicznych” instytucja kultury powinna ująć zakup towarów odpisywanych w koszty jako „Wartość towarów na dzień ich zakupu”?
W instytucji na koncie 490 „Rozliczenie kosztów” księgowane są rezerwy na świadczenia pracownicze (jubileusze oraz odprawy). Saldo tego konta przeksięgowuje się na wynik finansowy i wykazuje w rachunku zysków i strat jako „Zmiana stanu produktu”. Instytucja kultury ma obecnie do czynienia z taką ujemną zmianą produktu. W poprzednich latach rezerwy na świadczenia pracownicze księgowano w przychody lub koszty operacyjne i w takiej pozycji w planie je ujmowano.
Gdzie ująć kwotę rezerw, jeśli w planie finansowym nie zawarto takiej pozycji jak „Zmiana stanu produktu”?
Organizator wezwał bibliotekę do sporządzenia korekty sprawozdania z wykonania planu finansowego za 2023 r., ponieważ wykazała w nim dotację podmiotową oraz dotację celową na zadania inwestycyjne w wysokości pomniejszonej o zwrot ich części niewydatkowanych do końca ubiegłego roku. Biblioteka nie zgadza się z tym podejściem, ponieważ ustaloną do zwrotu kwotę (kwota istotna) ujęła w księgach rachunkowych 2023 r. Zwrot dotacji celowej na zadania inwestycyjne był zaksięgowany na koncie 845 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów majątku trwałego”. Koszty, które miały zostać pokryte tymi dotacjami, również zostały zmniejszone. Organizator nie przyjął wyjaśnień biblioteki.
Czy organizator ma prawo w taki sposób ingerować w działalność instytucji kultury?
Samorządowa instytucja kultury w statucie ma zapis dotyczący wspierania działalności w zakresie kultury, sportu i turystyki. Na jej terenie działa wiele grup nieformalnych i stowarzyszeń, które często występują z wnioskiem o wsparcie finansowe imprezy.
Czy instytucja kultury może współuczestniczyć w kosztach imprez, na których jest sprzedaż, np. biletów wstępu lub wyrobów przygotowanych przez te organizacje i uzyskane w ten sposób środki finansowe trafiają do tej organizacji?
Czy ma znaczenie pochodzenie środków, z których instytucja współfinansuje takie wydarzenia, a więc czy są one z dotacji podmiotowej czy ze środków własnych?
Miejsko-gminna biblioteka publiczna nie wykorzystała do końca 2023 r. całej dotacji podmiotowej. 10 stycznia 2024 r. przelała więc niewykorzystaną dotację z powrotem na konto urzędu gminy.
Czy w sprawozdaniu z wykonania planu oraz we wszystkich sprawozdaniach biblioteka powinna przedstawiać kwotę przyznanej dotacji pomniejszoną o kwotę zwróconą?
Na poczet realizacji projektu (zakup środka trwałego oraz wyposażenia) instytucja kultury otrzymała dofinansowanie oraz dotację celową. Wszystkie faktury zaksięgowano na koncie 080 „Środki trwałe w budowie”. W sprawozdaniu z wykonania planu finansowego ujęto te koszty w pozycji „Inwestycje” oraz „Przychody” (dotacje celowe). Przed sporządzaniem bilansu dokonano przeksięgowań:
w wyniku czego zmieniło się saldo konta 401 „Zużycie materiałów i energii” w stosunku do sprawozdania z wykonania planu finansowego.
Czy to sprawozdanie z wykonania trzeba korygować?
Instytucja kultury prowadzi sprzedaż opodatkowaną. Na koniec roku rozlicza plan finansowy z urzędem gminy na druku sprawozdania Rb-34S, w którym ujmuje wartości dochodów z wykonania w wartościach brutto. Ustalając wysokość prewspółczynnika do korekty rocznej VAT, opiera się na wartościach z tego sprawozdania. Do ustalenia wysokości prewspółczynnika dochody wykonane ze sprawozdania pomniejsza o VAT i ujmuje tę wartość w mianowniku. Do urzędu gminy nie składa innych sprawozdań z rozliczenia planu.
Czy takie wyliczenie jest prawidłowe?
W ramach projektu i podpisanej umowy strona przekazała instytucji dofinansowanie (nie są to środki unijne) na realizację zadania — remont dachu. Remont rozpocznie się w marcu 2025 r. i ma być rozliczony do końca 2025 r.
Czy w planie finansowym należy dokonać zmian tylko po stronie przychodów, ponieważ środki już wpłynęły, chociaż będą wydane dopiero w przyszłym roku?
Pytania dotyczą darowizn książek dla gminnej biblioteki publicznej.
Biblioteka otrzymuje publikacje w darze zarówno od osób prywatnych, jak i np. od różnych komisji działających przy urzędzie gminy czy z funduszu sołeckiego. Urząd gminy kupuje je i przekazuje bibliotece w tym samym roku obrachunkowym. W związku z tym instytucja nie ujmowała na kontach zespołu 4 kosztów otrzymania książek, bo ujął je w swoich kosztach urząd gminy. Jak poprawnie powinno wyglądać księgowanie książek otrzymanych w darowiźnie od osób prywatnych i od innych jednostek? Kto powinien wycenić darowiznę?
Biblioteka otrzymała książki w drodze darowizny. W księgach rachunkowych ujmuje je jako środki trwałe o niskiej wartości. Po otrzymaniu książek w darze zaktualizowała plan finansowy, dodając zarówno w przychodach, jak i w kosztach pozycję „Nieodpłatne otrzymanie książek w darze”. W ten sposób otrzymanie publikacji w darze w wykonaniu planu finansowego nie zniekształca wartości przychodów i kosztów. Czy takie ujęcie darów książkowych w planie finansowym jest prawidłowe?