polityka rachunkowości

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzana zgodnie z przepisami

Muzeum jako samorządowa instytucja kultury realizuje swoje cele statutowe m.in. poprzez gromadzenie i ewidencjonowanie eksponatów zakwalifikowanych do muzealiów. Zgodnie z art. 10 Ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), każda jednostka winna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości zatwierdzoną przez kierownika jednostki. Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, opisane w ustalonej przez kierownika jednostki dokumentacji, wymagają bezwzględnego stosowania rozwiązań wybranych przez jednostkę spośród dopuszczonych przez przepisy o rachunkowości.

W polityce rachunkowości muzeum zapisano, że muzealia podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w § 3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie w sprawie muzealiów), które przewiduje ich weryfikację co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli, a za zgodą organu założycielskiego termin ten może być wydłużony do 10 lat. Zgodnie z polityką rachunkowości, muzeum zalicza muzealia do środków trwałych niepodlegających amortyzacji ewidencjonowanych na koncie 016 „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”. Z kolei na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, objęte ewidencją księgową muzealia, mające cechy środków trwałych, inwentaryzuje się — co do zasady — na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak w związku z tym, że znajdują się one na terenie strzeżonym, można przeprowadzać ich inwentaryzację raz w ciągu 4 lat.

Zdaniem głównego księgowego muzeum inwentaryzacja powinna być przeprowadzona zgodnie z zapisami polityki rachunkowości, ponieważ na takie rozwiązanie jednostka się zdecydowała.
Czy inwentaryzacja przeprowadzona zgodnie z zapisem w polityce rachunkowości spełnia wymogi wynikające z art. 26 ustawy o rachunkowości oraz § 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie muzealiów?

Amortyzacja zabytkowego budynku

Organizator przekazał instytucji kultury w użytkowanie wieczyste grunty z posadowionymi na nich dwoma budynkami zabytkowymi, wpisanymi do rejestru zabytków. W budynkach instytucja prowadzi statutową działalność kulturalną. Instytucja chciałaby nie dokonywać odpisów amortyzacyjnych od budynków wpisanych do rejestru zabytków.
Czy wystarczy w takim przypadku odpowiedni zapis w polityce rachunkowości?

Polityka rachunkowości po przekazaniu obsługi finansowo-księgowej do gminy

Samorządowa instytucja kultury w drodze porozumienia przekazała obsługę finansowo-księgową urzędowi gminy.
Kto w takim przypadku odpowiada za przygotowanie odpowiednich dokumentów, takich jak polityka rachunkowości — kierownik instytucji kultury czy kierownik jednostki obsługującej, tj. wójt?

Zakup strojów ludowych środkiem trwałym

Z dotacji celowej ośrodek kultury kupił stroje ludowe dla działającej w jego ramach sekcji. Wartość jednego kompletu uszytego stroju waha się od 500 do ponad 1000 zł. Wartość wszystkich strojów to ponad 30 00 zł. Zgodnie z polityką rachunkowości obowiązującą w instytucji, ewidencji środków trwałych podlegają zakupy majątkowe o wartości powyżej 1000 zł.
Czy strój ludowy jest środkiem trwałym?
Czy ewidencja powinna obejmować tylko część strojów — tych o wartości powyżej 1000 zł, a pozostałe stanowią zużycie materiałów (wyposażenie)?
Czy każdy komplet należy przyjąć na osobnym dokumencie OT „Przyjęcie środka trwałego”?

Zapłata za fakturę z prywatnych pieniędzy pracownika

Główny księgowy, który razem z dyrektorem wykonuje przelewy, był na zwolnieniu lekarskim, a trzeba było coś pilnie zakupić na potrzeby instytucji kultury. Wydatek był zaplanowany w planie finansowym, kierownik działu zrobił zamówienie i trzeba było zrobić przedpłatę. W takiej sytuacji kierownik zapłacił więc z własnych środków. Po powrocie do pracy główny księgowy zwrócił pracownikowi tę kwotę.
Czy takie rozwiązanie sprawy było prawidłowe?

Jakie ostatnie zmiany w przepisach mogą spowodować konieczność przystosowania polityki rachunkowości instytucji kultury w 2018 r.?

  • Nie każda zmiana przepisów wymaga zmiany polityki rachunkowości
  • Zmiany KŚT wpływają na środki trwałe ujęte w ewidencji księgowej przed 2018 r.
  • Zwiększony limit amortyzacji podatkowej może, ale nie musi, powodować zmiany w polityce rachunkowości

Obrót gotówkowy w instytucji kultury

Instytucja kultury, która nie posiada stanowiska kasy, chce przyjmować wpłaty z tytułu usług ksero i drukowania na podstawie rejestru. W rejestrze znajdą się informacje o tym, kto, kiedy i jaką kwotę wpłaca oraz podpis osoby wpłacającej.
Pod koniec dnia księgowy instytucji całą kwotę wpłaca na rachunek bankowy.
Skoro instytucja nie może przetrzymywać pieniędzy publicznych, to czy zaproponowane rozwiązanie jest możliwe, czy bezwzględnie należy zakupić sejf i stworzyć stanowisko kasy?

Odsetki za nieterminowe płatności w polityce rachunkowości instytucji kultury

Państwowa instytucja kultury wystawia faktury za najem lokali, ale — niestety — zdarzają się sytuacje, gdy kontrahenci płacą po terminie. Z tego powodu raz na kwartał instytucja nalicza odsetki i wystawia noty odsetkowe. Czasem są to bardzo niskie kwoty i koszt wysyłki noty listem poleconym jest wyższy od wartości odsetek. Instytucja chciałaby ustalić kwotę, do której nie wystawia not odsetkowych, np. do 50 gr bądź do 1 zł.
Czy istnieje jakaś graniczna kwota, od której państwowa instytucja kultury nie musi naliczać odsetek?
Czy można w polityce rachunkowości określić, że będzie to taka kwota, jak przy naliczeniu odsetek np. do urzędu skarbowego, tj. obecnie 8,70 zł?

Prawidłowe określenie okresu sprawozdawczego w polityce rachunkowości

Instytucja kultury w swojej polityce rachunkowości dokonała następującego zapisu: «Rok obrotowy dzieli się na okresy sprawozdawcze, przez które rozumie się okresy, za które jednostka na podstawie ksiąg rachunkowych sporządza sprawozdania wynikające z obowiązujących przepisów, i tak:

  • Rb-Z — kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji,
  • Rb-N — kwartalne sprawozdanie o stanie należności,
  • Rb-UZ — roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych,
  • Rb-UN — roczne sprawozdanie uzupełniające o stanie należności z tytułu papierów wartościowych wg wartości księgowej,
  • Rb-WS — roczne sprawozdanie o wydatkach strukturalnych poniesionych przez jednostki sektora finansów publicznych,
  • sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego».

Czy taki zapis w polityce rachunkowości jest prawidłowy?

Potwierdzenie zapłaty za monografię

Instytucja kultury sprzedaje monografię gminy. Instytucja nie posiada jeszcze kasy fiskalnej, ponieważ nie przekroczyła obrotu 20 000 zł na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Pieniądze ze sprzedaży monografii instytucja wydaje na zakup następnych egzemplarzy monografii.
Czy osobom kupującym monografię można wystawiać dokument KP?
Czy sprzedaż monografii można przeprowadzić przez raport kasowy?

Ewidencja kosztów musi być zgodna z polityką rachunkowości

Na jakim koncie po zmianach w rachunkowości instytucji kultury od 1 stycznia 2016 r. księgować ubezpieczenia uczestników organizowanych przez instytucję kultury wyjazdów czy obiektów — 403 „Podatki i opłaty” czy 409 „Pozostałe koszty rodzajowe”?

Zakup czasopism za granicą

Samorządowa instytucja kultury ma w strukturze dział historii i tradycji miasta. Dział ten chce kupić gazety dotyczące regionu (skany publikacji). Ich sprzedażą zajmuje się niemiecki wydawca. Firma ta wystawia faktury w euro. Polityka rachunkowości instytucji kultury wskazuje zaś na dowody księgowe wystawione w walucie polskiej. Zakup ma być sfinansowany z dotacji podmiotowej organizatora. Co należy zrobić, aby operacja przebiegła zgodnie z przepisami?