refakturowanie

Refaktura kosztów energii elektrycznej a prewspółczynnik i ewidencja księgowa

Instytucja kultury obciąża przedsiębiorcę kosztami energii elektrycznej. Przedsiębiorca ma w budynku instytucji zainstalowany własny podlicznik, na podstawie którego instytucja wylicza należność do refaktury.
Instytucja kultury jest czynnym podatnikiem VAT i odlicza VAT prewspółczynnikiem.
Jak prawidłowo wystawić refakturę za energię elektryczną? Czy należy zastosować stawkę VAT wystawioną na pierwotnej fakturze?
Czy instytucja kultury może odliczyć 100% VAT z części, którą będzie obciążać przedsiębiorcę, a pozostałą część z faktury pierwotnej odliczyć prewspółczynnikiem?
Na jaki rodzaj kosztów i przychodów zaksięgować fakturę pierwotną i refakturę?

Nota obciążeniowa czy faktura?

W budynku, w którym mieści się ośrodek kultury, swoją siedzibę ma również biblioteka. Faktury związane z utrzymaniem budynku — naprawy, konserwacja urządzeń, z których korzystają obie instytucje, są wystawiane na ośrodek kultury. Poniesione koszty do tej pory były rozliczane proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Dokumentem, na podstawie którego biblioteka była obciążana poniesionymi kosztami, to nota obciążeniowa. Ostatnio organizator zakwestionował słuszność wystawiania noty na rzecz faktury, twierdząc, że ośrodek kultury nie może wstawiać not obciążeniowych na rzecz biblioteki, tylko faktury. Obydwie instytucje nie są czynnymi płatnikami VAT.
Czy organizator ma rację?

Energia elektryczna zamówiona przez organizatora dla biblioteki

Biblioteka publiczna otrzymała fakturę za energię elektryczną, którą zamówiła gmina dla siebie i podległych jej jednostek. Instytucja kultury jest jednak samodzielną jednostką, dlatego na fakturze widnieje gmina jako nabywca, a biblioteka jako odbiorca. W poleceniu przelewu podane są dane gminy.
Kto powinien zaksięgować i zapłacić tę fakturę?

Refaktura za media

Biblioteka prowadzi działalność w lokalu gminy (na podstawie umowy użyczenia). Część tego lokalu gmina wynajmuje też centrum kultury. Jednak rozliczenie finansowe za ogrzewanie lokalu zajmowanego przez centrum kultury (CK) prowadzi na podstawie umowy zawartej z biblioteką. Zgodnie z nią centrum płaci w sezonie grzewczym najpierw zaliczki, a po sezonie następuje rozliczenie według faktycznego zużycia. Co roku biblioteka dostarcza też CK zestawienie kosztów dotyczących ogrzewania, takich jak np. zużycie gazu, zużycie prądu w kotłowni, przegląd instalacji elektrycznych w kotłowni, przegląd przewodów kominowych, przegląd instalacji gazowej wraz z serwisem.
Z uwagi na precyzyjne brzmienie art. 4 i art. 14 ust. 2 Ustawy z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach, które określają zamknięty katalog podstawowych zadań bibliotek oraz pobieranych przez nie opłat, biblioteka wystawiała CK rachunki będące dokumentami potwierdzającymi poniesione koszty.
W tym roku CK zażądał od biblioteki ponownego przeliczenia kosztów ogrzewania, uwzględnienia kosztów tylko z sezonu grzewczego, skorygowania zaliczek i kosztów eksploatacji kotłowni oraz wystawienia korygującej faktury VAT.
Czy biblioteka może wystawić fakturę korygującą, skoro nie może prowadzić innej niż biblioteczna działalności, np. nie sprzedaje energii cieplnej, a tylko oczekuje zwrotu poniesionych kosztów na ogrzewanie, na które nie może wystawić faktury VAT?
Czy rozliczaniem kosztów ogrzewania lokalu wynajmowanego przez gminę w ogóle powinna zajmować się biblioteka?

Nota księgowa czy refaktura?

Centrum kultury znajduje się w budynku, w którym mieści się również biblioteka. Rachunki za energię i ogrzewanie płaci centrum, a następnie notą księgową na podstawie porozumienia obciąża bibliotekę.

  • Jak zaksięgować zwrot poniesionego wydatku, np. za energię? Czy jako przychody na koncie zespołu 7 czy zmniejszenie kosztów na koncie zespołu 4?
  • Czy zwrot kosztów z biblioteki należy zaksięgować na kontach 130 „Rachunek bankowy” / 401 „Zużycie materiałów i energii”, czy też 130 „Rachunek bankowy” / 760 „Pozostałe przychody operacyjne”?

Rozliczanie najmu w instytucjach kultury w pytaniach i odpowiedziach

• Kaucję należy ująć w księgach rachunkowych jako zobowiązanie • Jeśli instytucja kultury korzysta z lokalu na podstawie umowy użyczenia, to powinna ona przewidywać możliwość podnajmu • W cenę usługi najmu instytucja kultury może wliczyć inne opłaty, takie jak woda, gaz czy ogrzewanie

Refaktura w projekcie unijnym

Biblioteka otrzymała dotację z UE na działalność kulturalną na projekt realizowany w latach 2013–2015.
W 2013 r. biblioteka otrzymała 80% dotacji, pozostałe 20% zostanie refundowane po rozliczeniu całości projektu. Realizacja projektu polega m.in. na wyjazdach zagranicznych przedstawicieli biblioteki do partnerów tego projektu, a biblioteka będzie gościć partnerów z UE u siebie. Ponosi koszty zakwaterowania, wyżywienia, zorganizowanej konferencji, opłaca przewodnika, który oprowadza partnerów po mieście. Następnie na podstawie faktur wystawionych na bibliotekę instytucja wystawi partnerom faktury dokumentujące zwrot kosztów pobytu w Polsce.

  • Czy można pominąć konta kosztów i refakturowane wydatki ująć tylko na kontach rozrachunkowych czy rozliczeniowych?

Refakturowanie usług za media na wykonawcę remontu budynku teatru

W jednym z budynków teatru organizator z własnych środków rozpoczął inwestycję polegającą na przebudowie i modernizacji budynku.
Wykonawca rozpoczął już pracę na terenie obiektu. Okazało się, że faktury (wyższe niż dotychczas) za energię elektryczną wystawiane są na teatr, a wykonawca nie ma prowizorycznego przyłącza energetycznego na czas budowy.
Organizator zaproponował, żeby teatr refakturował opłaty za media na wykonawcę. Jednak teatr będzie ponosił stratę na tej operacji, ponieważ nie może odliczać VAT od faktur dotyczących zakupu energii elektrycznej (zakupy nie dotyczą sprzedaży opodatkowanej), natomiast przy wystawianiu refaktury stosuje się identyczne ceny (bez marży) oraz identyczną stawkę VAT jak na fakturze pierwotnej.

  • Czy możliwe jest refakturowanie usług za media w przypadku, gdy strony nie łączy umowa określająca sprzedaż o charakterze zasadniczym (np. umowa najmu)?
  • Czy można wykonawcy wystawić notę księgową?
  • Jak prawidłowo zaksięgować taką operację gospodarczą?
  • Co z planem finansowym instytucji kultury (jakie zapisy wprowadzić) i rachunkiem zysku i strat?

Rozliczenie wspólnego projektu inwestycyjnego

Dwie samorządowe instytucje kultury otrzymały dotację z Narodowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej (NFOŚiGW) na termomodernizację 4 obiektów. Liderem projektu jest samorządowa instytucja kultury A, która posiada 3 obiekty, partnerem zaś jest inna samorządowa instytucja B, która posiada 1 obiekt. Obie instytucje podpisały umowę partnerską. Partner upoważnił lidera do ponoszenia wydatków kwalifikowanych w swoim imieniu. Lider jest również dysponentem środków finansowych przekazanych przez NFOŚiGW. Lider i partner projektu są podatnikami VAT. Lider posiada sprzedaż zwolnioną i opodatkowaną (ze względu na sprzedaż mieszaną odlicza VAT według proporcji). Partner zaś nie ma sprzedaży zwolnionej, tylko sprzedaż opodatkowaną i odlicza VAT naliczony w całości.

  • Na kogo powinny być wystawiane faktury VAT za wykonaną inwestycję w części dotyczącej budynku zarządzanego przez partnera?
  • Jeśli wszystkie faktury — również te dotyczące budynku partnera — będą na lidera, to jaki dokument należy wystawić, żeby przekazać tę inwestycję do ujęcia w księgach partnera projektu (fakturą czy notą księgową)?
  • Jeśli faktury dotyczące inwestycji w budynku należącym do partnera będą wystawiane na lidera projektu, to co się stanie z VAT? Czy lider może odliczyć cały VAT?

Najem pomieszczeń dla ośrodka kultury a odliczenie VAT z faktur za energię czy telefon

Gminny Ośrodek Kultury (dalej: GOK), którego organizatorem jest gmina, użytkuje pomieszczenia na swoją działalność na podstawie umowy cywilnoprawnej zawartej z gminą. Jest to odpłatna umowa dzierżawy. Gmina jest czynnym podatnikiem VAT. Czy w związku z zawartą umową gmina może odliczać VAT za zużytą energię, telefon, ochronę itp. za pomieszczenia użytkowane przez GOK? Koszty te służą czynnościom opodatkowanym, gdyż z tytułu dzierżawy gmina wystawia fakturę VAT.

Najem i refaktura za media w domu kultury

Dom kultury wynajmuje powierzchnię pod sklepik z pamiątkami dla przedsiębiorcy. Wystawia z tego tytułu fakturę za najem oraz refakturę za media. W jej treści wpisujemy, że refakturowane jest zużycie wody i prądu w budynku, a do faktury załączamy kopię faktury z wodociągów i z elektrowni, wskazujące okres, którego dotyczy, i należny VAT. Czy postępujemy prawidłowo? Jak powinna wyglądać prawidłowo wystawiona refaktura za media?

Refaktura za materiały promocyjne

Instytucja kultury otrzymała od gminy refaktury — obciążenie za zakup materiałów promocyjnych za poprzednie lata oraz notę księgową — obciążenie za zakup flag. Zakupione w ubiegłym roku przez gminę materiały promocyjne instytucja będzie sprzedawać w swoim sklepiku w tym roku. Co zrobić z tymi dokumentami księgowymi, jak je zaksięgować? Czy gmina mogła w taki sposób przekazać odpłatnie materiały promocyjne?