rozliczenie dotacji

Zwrot niewykorzystanej dotacji na zakup środka trwałego

Instytucja kultury otrzymała 17 000 zł dotacji celowej na zakup środka trwałego. Wartość przyjętego na stan środka trwałego jest niższa niż kwota dotacji i wynosi 14 500 zł. Po zakończeniu amortyzacji na koncie 840 „Rozliczenia międzyokresowe przychodów” zostanie kwota 2500 zł, która wynika z różnicy pomiędzy dotacją celową a wartością przyjętego środka trwałego.
Co powinno się zrobić z pozostałą kwotą?
Czy należy ją zwrócić organizatorowi?
Jak zaksięgować zwrot niewykorzystanej części dotacji?

Rozliczenie dotacji podmiotowej

  • Ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o działalności kulturalnej nie odnoszą się do zasad rozliczania dotacji podmiotowych udzielanych przez organizatora samorządowej instytucji kultury
  • Organizator powinien wydać zarządzenie lub uchwałę, w której określa zasady i terminy rozliczenia dotacji
  • Nie wszystkie zakupy można sfinansować ze środków dotacji podmiotowej

Zakup środków trwałych przed otrzymaniem na nie dotacji

W październiku 2013 r. biblioteka podpisała umowę na przyznanie pomocy w ramach Programu Rozwoju Obszarów Wiejskich (PROW) w kwocie 20 000 zł na zakup środków trwałych. Aby otrzymać środki z PROW, biblioteka musiała w listopadzie 2013 r. zakupić środki trwałe z kredytu bankowego i rozliczyć je. Środki te biblioteka przyjęła do użytkowania w miesiącu ich zakupu, a od następnego miesiąca rozpoczęła naliczanie amortyzacji (umorzenia) metodą liniową. Spłata zaciągniętego kredytu nastąpi w 2014 r. z chwilą otrzymania środków z PROW. Biblioteka ewidencjonuje koszty tylko w zespole kont 4. Jak prawidłowo ująć te zdarzenia w księgach rachunkowych roku 2013 i 2014?

Dofinansowanie projektów galerii

Galeria na realizację zadania uzyskała dofinansowanie Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (dalej: MKiDN) w kwocie 70 000 zł, a pozostałą część w kwocie 13 000 zł sfinansowała z dochodów własnych.
W ramach tego zadania galeria:

  • kupiła 4 dzieła sztuki artystów polskich i zagranicznych na kwotę 78 000 zł (66 000 zł przeznaczono ze środków MKiDN i 12 000 zł z dochodów własnych galerii), a przy zapłacie za dzieło artysty zagranicznego powstały ujemne różnice kursowe na kwotę 297 zł;
  • zapłaciła honorarium w wysokości 5000 zł (4000 zł ze środków MKiDN i 1000 zł z dochodów własnych galerii) za projekt i wykonanie strony internetowej z przeniesieniem praw autorskich.

Jak zaksięgować:

  • wpływ dotacji z MKiDN na konto galerii (całą kwotę 70 000 zł czy tylko 66 000 zł),
  • zakup dzieł sztuki (całą kwotę 83 000 zł czy tylko 78 000 zł)?

Czy powstałe ujemne różnice kursowe należy doliczyć do wartości dzieła sztuki? Czy dzieła sztuki uznać za środki trwałe, a wykonanie strony internetowej za wartości niematerialne i prawne i amortyzować? Jak wykazać w sprawozdaniu finansowym część zakupów sfinansowaną z dochodów własnych?

Dotacja podmiotowa i jej rozliczenie przez instytucję kultury

• Obowiązkiem instytucji kultury jest ujęcie w planie finansowym kosztów, a nie wydatków • Ani ustawa o finansach publicznych, ani ustawa o działalności kulturalnej nie odnoszą się do zasad rozliczania dotacji podmiotowych udzielanych przez organizatora samorządowej instytucji kultury • Aby pomóc instytucjom, organizatorzy najczęściej wydają zarządzenie lub uchwalają uchwałę, w której określają zasady i terminy rozliczenia dotacji

Rozliczenie dotacji: kosztowo czy według wydatków?

Instytucja kultury sporządza plan finansowy zgodnie z przepisami Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych). W planie tym należy ująć m.in. przychody i koszty. Czy zatem amortyzacja środków trwałych stopniowo umarzanych, która jest kosztem a nie wydatkiem, powinna być ujmowana w planie finansowym przedstawionym organizatorowi, skoro dotacja podmiotowa ma być rozliczona według wydatków? Problem również dotyczy zobowiązań, które dotyczą roku bieżącego, np. opłata za c.o. za grudzień, a zapłata następuje w styczniu lub w lutym roku następnego. Czy w związku z tym może należy przedstawić organizatorowi inny plan finansowy — według wydatków instytucji kultury a nie według kosztów?
Koszty instytucji kultury są zazwyczaj wyższe od wydatków za dany rok budżetowy. Wynikają one z kosztów amortyzacji i kosztów grudniowych, na które nie ma pokrycia w dotacji. Dotacja powinna być bowiem rozliczona po wydatkach, co powoduje powstanie straty w bilansie i w rachunku zysków i strat.

Rozliczenie dotacji na zakup muzealiów

Muzeum realizuje projekt z Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego (MKiDN). Projekt dotyczy zakupu kolekcji muzealnych — tabliczek glinianych — na łączną kwotę 32 000 zł, z czego:

  • 25000 zł przekazało MKiDN jako środki inwestycyjne,
  • 6000 to środki inwestycyjne od organizatora (jako wkład własny) oraz
  • 1000 zł to wkład własny muzeum z dotacji bieżącej na wydruk folderu informacyjnego.

Zabytki zostały zakupione na podstawie umowy sprzedaży od osoby fizycznej na kwotę 31 000 zł. Muzeum zapłaciło podatek od czynności cywilnoprawnych w wysokości 620 zł ze środków bieżących, ponieważ nie został on uwzględniony w projekcie. W jaki sposób zaksięgować wpływ dotacji oraz jak powinna wyglądać ewidencja poszczególnych operacji?

Koszty większe niż przyznana przez organizatora dotacja celowa

Instytucja kultury otrzymała od organizatora dotację celową na zakup:

  • samochodu dostawczo-osobowego — 80 000 zł,
  • oświetlenia i nagłośnienia kina — 45 000 zł,
  • sprzętu komputerowego — 40 000 zł.

Instytucja na zakup sprzętu do oświetlenia i nagłośnienia scenicznego wydała 40 000 zł, a na zakup sprzętu komputerowego – 35 000 zł. Okazało się, że trzeba kupić samochód lepszej klasy i potrzebne są na to większe środki. Czy środki, które nie zostały wydane na zakup oświetlenia i sprzętu komputerowego (czyli 10 000 zł), można wykorzystać na zakup samochodu? Jak prawidłowo rozliczyć dotację celową w tym przypadku?

Rozliczenie kasowe dotacji

Po zastosowaniu konta „Rozliczenie kasowe dotacji podmiotowej” powstaje problem z podziałem środków na poszczególne grupy w celu rozliczenia się z organizatorem. Rozbudowanie analityki tego konta (zużycie energii i materiałów, usługi obce itp.) będzie rozwiązaniem tego problemu.
Problem zaczyna się jednak przy pobraniu gotówki z konta bankowego w celu uzupełnienia pogotowia kasowego, a później przy wypłacie z kasy zaliczek dla pracowników. Jak zaksięgować rozliczenie kasowe dotacji?

Rozliczenie niewykorzystanej dotacji

Miejski Ośrodek Kultury (MOK) otrzymał w listopadzie 2012 r. dotację z urzędu miasta na organizację imprezy sylwestrowej. Część środków (6100 zł) została wydana, a część została nierozliczona, gdyż MOK otrzymał faktury 31 grudnia 2012 r. i nie było już możliwości ich zapłacenia. Czy kwotę 6100 zł zwrócić i wystąpić w 2013 r. o dodatkową dotację na pokrycie tych wydatków?

Rozliczenie projektu muzeum

W 2008 r. muzeum rozpoczęło budowę nowego obiektu. W 2009 r. podpisało umowę z Urzędem Marszałkowskim na dofinansowanie projektu inwestycji ze środków unijnych w ramach Wielkopolskiego Regionalnego Programu Operacyjnego na lata 2007–2013 (Działanie 6.2. Rozwój kultury i zachowanie dziedzictwa kulturowego) w wysokości 70% (ok. 7 000 000 zł). Pozostała część, tj. 30% (ok. 3 000 000 zł) jest wydatkowana ze środków przyznanych przez urząd miasta w ramach dotacji majątkowej.
Rozliczenie projektu obejmuje okres od stycznia 2008 r. do czerwca 2012 r. Obiekt oddano do użytku 29 czerwca 2012 r.
Od 2008 r. do 2011 r. muzeum poniosło następujące wydatki dotyczące inwestycji:

  1. Wpływ środków majątkowych na inwestycję — kwota 6 000 000 zł:
    • Wn 133 „Rachunek bankowy środków UE”,
    • Ma 800 „Fundusz instytucji”.
  2. Faktury za nakłady poniesione na budowy obiektu — kwota 5 950 000 zł:
    
    • Wn 080 „Środki trwałe w budowie”,
    • Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”.
  3. Zapłata za fakturę za nakłady poniesione na budowę obiektu — kwota 5 950 000 zł:
    
    • Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami”,
    • Ma 133 „Rachunek bankowy środków UE”.
  4. Faktura za nakłady poniesione na budowę obiektu niezaliczane do wartości początkowej — kwota 50 000 zł:
      
    • Wn 080 „Środki trwałe w budowie”,
    • Ma 133 „Rachunek bankowy środków UE”.
  5. Zapłata za fakturę za nakłady poniesione na budowę obiektu niezaliczane do wartości początkowej — kwota 50 000 zł:
      
    • Wn 201 „Rozrachunki z dostawcami”,
    • Ma 133 „Rachunek bankowy środków UE”.

W 2012 r. muzeum poniosło następujące wydatki dotyczące inwestycji:

  1. Wpływ środków majątkowych na inwestycję — kwota 4 000 000 zł.
  2. Faktury za nakłady poniesione na budowę obiektu (konto 011-01 „Środki trwałe”) — kwota 3 695 000 zł.
  3. Faktura za zakup projektora (konto 011-06 „Środki trwałe”) — kwota 200 000 zł.
  4. Faktura za zakup 10 laptopów (konto 013 „Środki trwałe niskocenne”) — kwota 10 × 2500 zł = 25 000 zł.
  5. Faktura za zakup środków trwałych, których wartość jednostkowa nie przekracza 500 zł i w związku z tym nie ewidencjonuje się jej na koncie 011 lub 013 (np. kosz na śmieci, krzesło, stół) — kwota 30 000 zł.
  6. Faktura za wydruk książki o nowym obiekcie — kwota 50 000 zł.
  7. Zwrot w 2012 r. 100% VAT naliczonego w latach 2008–2012 z tytułu inwestycji.

Jak prawidłowo powinny być wykonane księgowania w 2012 roku?
Czy należy wyksięgować wartość nakładów netto na obiekt w latach 2008–2011 oraz wartość zwróconego VAT z konta 800 „Fundusz instytucji”?

Dotacja podmiotowa i jej rozliczenie a ewidencja księgowa

• Niewykorzystaną w ciągu roku dotację podmiotową trzeba zwrócić • Organizator może uchwalić lub wydać zarządzenie w sprawie rozliczenia dotacji podmiotowej • Rozliczenie kasowe dotacji można prowadzić na kontach bilansowych lub pozabilansowych