Regionalna Izba Obrachunkowa w Opolu w piśmie z 20 listopada 2024 r. (nr NA.-III-422-41/2024) odniosła się do kwestii, czy:
- dyrektor samorządowej instytucji kultury może zaciągnąć zobowiązanie wieloletnie przy założeniu, że plan finansowy ma charakter roczny, tzn. jest sporządzony i zatwierdzony tylko na dany rok budżetowy,
- samorządowa instytucja kultury może ogłosić przetarg i zawrzeć umowę w 2024 r. na wykonanie wyposażenia, które ma być dostarczone oraz opłacone w 2025 r.
Instytucja kultury jako zamawiający ma obowiązek umieścić w sprawozdaniu z udzielonych zamówień także dane dotyczące zamówień podprogowych.
Czy wszystkie wydatkowane w danym roku środki muszą być umieszczone w sprawozdaniu, a jeśli nie, to które powinny?
Czym się należy kierować przy uwzględnianiu, czy dany wydatek powinien się znaleźć w sprawozdaniu z udzielonych zamówień? Czy istnieje jakiś wzorzec?
W przyszłym roku instytucja planuje przeprowadzenie kilku drobnych remontów w swoim budynku. Łączna wartość nie przekroczy progu 130 000 zł, ale wszystkie są robotami budowlanymi (prace w pionie sanitarnym, wymiana podłogi w dwóch pomieszczeniach oraz malowanie sali wystawowej). Z wstępnego rozeznania rynku wynika, że optymalnym rozwiązaniem byłoby powierzenie każdego z zamówień innej firmie.
Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne, czy też instytucja jako zamawiający ma obowiązek zsumować wartość zamówień na roboty budowlane przeprowadzane w jednym roku w jednym budynku?
Instytucja kultury organizuje dużo warsztatów, imprez sołeckich oraz prowadzi wiele sekcji. Ma ustalony budżet na poszczególne zadania, natomiast nie ma możliwości, aby na etapie jego planowania ustalić rzeczywiste zapotrzebowanie na dostawy i usługi niezbędne do realizacji zadań. W związku z tym zakupy dokonywane są na bieżąco małymi partiami wynikającymi z zapotrzebowania.
Instytucja planuje do regulaminu zamówień poniżej 130 000 zł netto wprowadzić zapisy, z których będzie wynikało, że:
- w uzasadnionych przypadkach odstępuje się, za zgodą dyrektora, od stosowania procedur zawartych w tym regulaminie;
- odstępstwa mogą dotyczyć m.in.: czasopism, publikacji branżowych, dostępu do serwisów internetowych; aktualizacji oprogramowania licencji i praw autorskich; przeglądów urządzeń sprzętu elektronicznego; przeglądów technicznych samochodów służbowych i innych środków trwałych, jak np. kominy czy instalacje gazowe; szkoleń i konferencji, wykładów lub warsztatów; zamówień w zakresie działalności twórczej, artystycznej, promocyjnej, analitycznej, audytowej; konieczności usunięcia awarii; usług pocztowych, a także dostaw czy usług, których zakresu przedmiotowego oraz ilościowego nie dało się przewidzieć na etapie planowania, np. materiały niezbędne do organizacji warsztatów, półkolonii itp.;
- w szczególnie uzasadnionych przypadkach innych niż wymienione w regulaminie dyrektor może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania przepisów regulaminu i zlecić realizację zamówienia z góry określonemu wykonawcy.
Czy takie zapisy w regulaminie zamówień poniżej 130 000 zł są dopuszczalne?
Biblioteka publiczna nie prowadziła dotychczas zamówień powyżej 140 000 euro. W ubiegłym roku kupowane były na faktury drobne artykuły wyposażenia, takie jak wykładzina czy rolety, artykuły spożywcze na spotkania i warsztaty.
Czy biblioteka ma obowiązek składać sprawozdanie roczne z zamówień publicznych? Czy ująć w nim spotkania autorskie, na które podpisywana była umowa o dzieło, i drobne naprawy na umowy-zlecenia?
Jeśli wbrew obowiązkowi biblioteka publiczna nigdy nie sporządzała sprawozdania z zamówień publicznych, to czy w tej sytuacji należy za wcześniejsze lata uzupełnić takie sprawozdania? Jeśli tak, to za ile lat wstecz i jak je przekazać?
Instytucja organizuje plenerową imprezę kulturalną. Chce zlecić agencji artystycznej kompleksowe wykonanie imprezy, czyli zapewnienie koncertu zespołów, noclegów, nagłośnienia, sceny. Kwota przekracza 130 000 zł netto.
Czy instytucja powinna zastosować Ustawę z 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp)?
Czy też może rozdzielić zamówienie, np. obsługę zespołów zlecić jednej agencji, a scenę i nagłośnienie drugiej agencji? Wtedy może się zdarzyć, że osobne umowy nie przekroczą kwoty 130 000 zł. Czy w tej sytuacji instytucja będzie mogła zastosować obowiązujący w niej regulamin zamówień podprogowych?
Umowa instytucji kultury z wykonawcą nie precyzuje zasad rozliczania odsetek oraz kosztów utrzymania rachunku, na który zostały wniesione środki pieniężne na zabezpieczenie należytego wykonania umowy.
Czy odsetki uzyskane z takiego rachunku bankowego stanowią przychód dla instytucji?
Jak w księgach prezentować transakcje na takim koncie bankowym: naliczenie odsetek, opłaty za prowadzenie?
Do tej pory faktury dotyczące działalności kulturalnej za zamówienia poniżej 130 000 zł instytucja opatrywała pieczątką z opisem „Wydatku dokonano z zastosowaniem art. 11 ust. 5 pkt 2 Ustawy Prawo zamówień publicznych”.
Jak powinien brzmieć tekst na pieczątce stawianej na fakturach za pozostałe zamówienia o wartości poniżej 130 000 zł, a także fakturach dotyczących opłat za energię elektryczną, cieplną i abonament RTV?
Czy w sprawozdaniu rocznym o udzielonych zamówieniach należy ująć wydatki dotyczące szkolenia BHP pracowników oraz zakupu kilku kremów ochronnych dla pracowników?
Muzeum posiada własny regulamin dotyczący udzielania zamówień publicznych o wartości nieprzekraczających 130 000 zł, zgodnie z którym w zależności od wartości zamówienia wymagane jest stosowanie odpowiednich procedur i tym samym — odpowiednich dokumentów potwierdzających ich zastosowanie (potwierdzenie rozeznania rynku, zamówienie, umowy itp.). Muzeum nie posiada własnej księgowości, jest obsługiwane przez centrum usług wspólnych (CUW).
Czy główny księgowy CUW, składając podpis na przedłożonym przez muzeum dokumencie do zapłaty odpowiada również za poprawność i kompletność załączników, które wynikają z regulaminu udzielania zamówień publicznych do 130 000 zł, czy też pełną odpowiedzialność za te dokumenty ponosi dyrektor muzeum przy założeniu, że w porozumieniu pomiędzy muzeum a CUW jest zapis, iż za przestrzeganie procedur i zasad wynikających z prawa zamówień publicznych odpowiada dyrektor jednostki obsługiwanej w zakresie zamówień na dostawy, usługi i roboty budowlane realizowane samodzielnie?
Księgowa w samorządowym ośrodku kultury prowadzi także firmę remontową. Jednocześnie zatwierdza dokumenty finansowe w tej instytucji kultury.
Czy firma ta może wystawić fakturę dla ośrodka kultury za przeprowadzony remont?
Czy mały ośrodek kultury musi zakupić opał, działając w drodze zamówień publicznych?
Instytucja kultury finansuje wszelkie zakupy z dotacji podmiotowej, czyli środków publicznych.
Czy takie zakupy musi traktować jako zamówienie publiczne (z wolnej ręki) i w związku z tym od 1 sierpnia 2019 r. ma obowiązek przyjmowania za ten zakup faktury elektronicznej?