zamówienia publiczne

Współpraca z firmą prowadzoną przez księgową instytucji kultury

Księgowa w samorządowym ośrodku kultury prowadzi także firmę remontową. Jednocześnie zatwierdza dokumenty finansowe w tej instytucji kultury.
Czy firma ta może wystawić fakturę dla ośrodka kultury za przeprowadzony remont?

Zakup opału w ramach zamówień publicznych

Czy mały ośrodek kultury musi zakupić opał, działając w drodze zamówień publicznych?

Obowiązek przyjmowania faktur elektronicznych w zamówieniach publicznych

Instytucja kultury finansuje wszelkie zakupy z dotacji podmiotowej, czyli środków publicznych.
Czy takie zakupy musi traktować jako zamówienie publiczne (z wolnej ręki) i w związku z tym od 1 sierpnia 2019 r. ma obowiązek przyjmowania za ten zakup faktury elektronicznej?

Zamówienia publiczne w pytaniach i odpowiedziach

• Instytucje kultury nie zawsze mają obowiązek opracowania planu postępowań o udzielenie zamówień
• Do zakupu książek do biblioteki nie stosuje się przepisów pzp
• Do zamówień o wartości powyżej 30 000 euro stosuje się przepisy pzp wprost, regulamin jest zbędny

Umowa na grupowe ubezpieczenie na życie pracowników biblioteki — czy na pewno w trybie zamówień publicznych?

Biblioteka chce podpisać umowę na ubezpieczenie grupowe na życie pracowników, ich współmałżonków, partnerów i pełnoletnich dzieci. Instytucja wynajęła brokera ubezpieczeniowego do sprawdzenia polisy — po analizie okazało się, że polisa jest korzystna dla biblioteki. Składka na ubezpieczenie finansowana zostanie w 100% z wynagrodzenia netto pracownika; nie jest więc dofinansowana ze środków publicznych. Suma wszystkich składek rocznych (liczba ubezpieczonych × kwota składki za miesiąc × 12 miesięcy) przekracza równowartość 30 tysięcy euro.
Czy w takim przypadku dyrektor biblioteki powinien ogłosić przetarg nieograniczony?

Nowelizacja prawa zamówień publicznych a zamówienia udzielane przez instytucje kultury

• Instytucja kultury może oczekiwać od wykonawcy, że będzie on przestrzegał tajemnicy jej przedsiębiorstwa
• W pewnych sytuacjach instytucje mogą skorzystać z nowego trybu udzielania zamówień — partnerstwa innowacyjnego
• Aby się przygotować do elektronicznego sposobu komunikacji z wykonawcą zamówienia, instytucje mają czas do 2018 r.

Nowe zamówienia publiczne — w pewnych przypadkach cena oferty może być bez VAT

• Zamówienia publiczne dostosowano do zasad odwrotnego obciążenia, które obowiązują przy rozliczaniu VAT • Wykonawca nie dolicza VAT do ceny oferty, jeśli zgodnie z przepisami o VAT podatek ten ma zapłacić jako zamawiający (nabywca) instytucja kultury • Trzeba uważać na przepisy przejściowe

Jak zgodnie z pzp zorganizować imprezę kulturalną o wartości do 30 000 euro?

Pytanie dotyczy niedawnej nowelizacji Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp) w zakresie działalności kulturalnej — art. 4 pkt 8b. Raz w roku instytucja kultury organizuje dni miasta i w związku z tym zamawia usługi nagłośnienia i oświetlenia oraz usługi artystów. Do tej pory instytucja wykorzystywała wewnętrzny, uproszczony regulamin udzielania zamówień publicznych. Koszt zamówienia artysty — gwiazdy wieczoru mieści się w limicie od 3000 do 15 000 euro, podobnie było z wydatkami na usługi nagłośnienia i oświetlenia. W przypadku zamówienia artysty stosowano zamówienie z wolnej ręki, a w przypadku nagłośnienia wybierana była oferta najtańsza. Firmę świadczącą usługi medyczne i ochronę fizyczną instytucja wyłaniała — ze względu na niską wartość zamówienia poprzez zapytania cenowe. Do kwoty 3000 euro instytucja nie stosuje w ogóle regulaminu — korzysta z zapytań cenowych i spisuje notatkę. Jeśli wartość zamówienia mieści się w kwocie od 3000 do 15 000 euro, instytucja wysyła zapytanie do co najmniej dwóch wykonawców, a jeśli od 15 000 do 30 000 euro — do co najmniej trzech wykonawców. Instytucja nie ma dodatkowego regulaminu na udzielanie zamówień z zakresu działalności kulturalnej.

• Czy trzeba umieszczać informację o zamówieniu w BIP, jeśli jego wartość nie przekracza 30 000 euro?
• Czy instytucja może nadal stosować uproszczony regulamin?
• Czy w związku z organizacją imprezy masowej można korzystać ze zwolnienia z art. 4 pkt 8b pzp?
• Czy można stosować zwolnienie z art. 4 pkt 8b pzp do zamówień na usługi kulturalne przy organizacji innych przedsięwzięć niż imprezy masowe?

Potwierdzenie należytego wykonania usług po zmianie wspólników w spółce cywilnej

Firma działająca w formie spółki cywilnej złożyła ofertę w organizowanym przez ośrodek kultury przetargu nieograniczonym na organizację obozów letnich dla dzieci. Przed dniem złożenia oferty w firmie zmienili się przedsiębiorcy ją tworzący. Natomiast nazwa firmy, miejsce wykonywania działalności, NIP oraz REGON – nie uległy zmianie. Firma w nowym składzie złożyła wymagany przez ośrodek kultury jako zamawiającego dokument, tj. potwierdzenie należytego wykonania usług. Jednak doświadczenie w wykonywaniu usług posiadali poprzedni wspólnicy tej spółki, a przedsiębiorcy obecnie tworzący tę firmę go nie posiadają.

• Czy obecni przedsiębiorcy — wspólnicy w spółce — mogą posługiwać się wiedzą i doświadczeniem wcześniejszych przedsiębiorców tworzących firmę, którzy obecnie nie prowadzą tego rodzaju działalności gospodarczej?
• Czy firma może posługiwać się poświadczeniami należytego wykonania usług zrealizowanych przez wcześniejszych przedsiębiorców prowadzących firmę, celem spełnienia warunków udziału w postępowaniu?

Wypracowanie odsetek od kwoty zabezpieczenia jest w gestii instytucji kultury

Pytanie dotyczy zabezpieczenia należytego wykonania umowy, które wykonawca — w zależności od treści SIWZ — wpłaca na rachunek bankowy instytucji jako zamawiającego.

• Czy to zabezpieczenie musi być zawsze trzymane na rachunku oprocentowanym?
• Co zrobić, jeśli instytucja posiada jedynie rachunek bankowy nieoprocentowany — czy należy np. założyć lokatę bankową i wpłacić na nią te środki?

Zbiory biblioteczne a zamówienia publiczne

Pytanie dotyczy art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Przepis ten dotyczy wyłączenia spod procedur określonych w pzp m.in. zamówień związanych z gromadzeniem materiałów bibliotecznych przez biblioteki, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp. Jak w związku z tym przepisem traktować fakt, iż zbiory biblioteczne są w instytucjach kultury uznawane za środki trwałe, umarzane jednorazowo w 100% w dacie zakupu i służą do bieżącej obsługi ich działalności? Czy to oznacza, że art. 4 pkt 8b pzp nie dotyczy jednak zbiorów bibliotecznych?

Nowe zasady zamówień na usługi kulturalne a organizacja imprezy

Pytanie dotyczy nowego art. 4 pkt 8b Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: pzp). Przepis ten wyłącza zastosowanie procedur określonych w pzp w przypadku zamówień, których przedmiotem są dostawy lub usługi z zakresu działalności kulturalnej związanej m.in. z organizacją koncertów, konkursów, festiwali, widowisk, jeżeli zamówienia te nie służą wyposażaniu zamawiającego w środki trwałe przeznaczone do bieżącej obsługi jego działalności i ich wartość jest mniejsza niż kwoty określone w przepisach wydanych na podstawie art. 11 ust. 8 pzp.
Czy przepis ten dotyczy jedynie:

• wykonań artystów (faktury agencji artystycznych, umów o dzieło), czy również innych kosztów związanych z organizacją koncertów, konkursów, takich jak np. wynajem sceny i sprzętu nagłośnieniowego z obsługą, przenośnych toalet, ochrony, zakupu materiałów?
• wymienionych w nim form działalności z zakresu kultury, czy może też dotyczyć np. organizowania imprezy plenerowej typu „Dni Miasta” czy imprez towarzyszących Wielkiej Orkiestrze Świątecznej Pomocy?