zbiory biblioteczne

Zbiory biblioteczne i prenumerata w księgach rachunkowych

Muzeum wprowadziło zmiany w polityce rachunkowości, w wyniku których zbiory biblioteczne oraz środki trwałe amortyzowane jednorazowo nie obciążają konta zużycia materiałów, ale księgowane są w dniu zakupu na koncie amortyzacji. Dotyczy to zakupu książek i czasopism (także zakupionych w prenumeracie) oraz otrzymanych w darowiźnie i w drodze wymiany z innymi instytucjami kultury. Prenumeratę dotyczącą następnego roku instytucja kultury rozlicza za pomocą konta 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów”.
Czy taka ewidencja jest prawidłowa?
Czy prenumerata czasopism może być ujmowana za pomocą konta 400 „Amortyzacja”?

Czy trzeba amortyzować zbiory biblioteczne?

Zakupione książki biblioteka zaksięgowała następująco:

  • Wn 014 „Zbiory biblioteczne” / Ma 201 „Rozrachunki z dostawcami”,
  • Wn 401 „Zużycie materiałów i energii” / Ma 072 „Umorzenie zbiorów bibliotecznych”.

Czy to księgowanie jest prawidłowe?

Skontrum materiałów bibliotecznych

W polityce rachunkowości biblioteki figuruje zapis, z którego wynika, że materiały (zbiory) biblioteczne podlegają skontrum z częstotliwością przewidzianą w Rozporządzeniu MKiDN z 29 października 2008 r. (dalej: rozporządzenie w sprawie skontrum) w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych raz na 5 lat. Kontrolujący, który opiera się tylko na Ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), uważa, że inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych powinna być przeprowadzana raz na 4 lata.
Czy takie podejście jest właściwe?

Jak księgować zakup zbiorów bibliotecznych w instytucji składającej się z ośrodka kultury i biblioteki?

Samorządowa instytucja kultury składająca się z ośrodka kultury i biblioteki publicznej tworzy dwa plany finansowe. Do biblioteki zakupuje z przyznanej dotacji podmiotowej zbiory biblioteczne.
Na jakie konto kosztów rodzajowych należy zaksięgować zakup zbiorów bibliotecznych?

Inwentaryzacja muzealiów

Muzeum po raz pierwszy przeprowadziło inwentaryzację muzealiów i zbiorów bibliotecznych. Po porównaniu stanu na kontach zbiorów muzealnych i zbiorów bibliotecznych muzeum z protokołem z inwentaryzacji ujawniono niezgodności. Ustalono, iż w księgach inwentarzowych wartość zbiorów bibliotecznych i zbiorów muzealnych jest wyższa niż na kontach 014 „Zbiory biblioteczne” i 016 „Zbiory muzealne”.
Jak rozwiązać ten problem i jakie zapisy księgowe zastosować?

Zakup zbiorów bibliotecznych refundowanych dotacją celową i ich umorzenie

Instytucja kultury zakupiła z własnych środków kolekcję kart historycznych, które zostaną wprowadzone do ewidencji zbiorów bibliotecznych, jednak dopiero najwcześniej w miesiącu następnym (więc wtedy również będą przekazane do użytkowania). Na ten zakup instytucja otrzyma dotację celową w następnym miesiącu.
Jak zaksięgować taką operację?
Czy najpierw zaksięgować zakup na konto zbiorów bibliotecznych zakupionych ze środków własnych, a po otrzymaniu dotacji przeksięgować na konto zbiorów bibliotecznych zakupionych ze środków z dotacji celowej?
Czy umorzenie zaksięgować dopiero w momencie przekazania do użytkowania?

Jak udokumentować sprzedaż niepotrzebnych książek, jeśli biblioteka nie jest podatnikiem VAT

Samorządowa biblioteka publiczna nie jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Obecnie instytucja kultury nie uzyskuje żadnych dochodów w związku z wykonywaną działalnością — nie dokonuje żadnej sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT. Biblioteka przeprowadziła selekcję księgozbioru. Wycofane książki biblioteka chciałaby sprzedać za przysłowiową złotówkę za egzemplarz do antykwariatu z przybiciem stempla «wycofano z obiegu bibliotecznego»).
Czy można książki sprzedać do antykwariatu i jak zaksięgować taką sprzedaż?
W jaki sposób udokumentować tę operację?

Zniszczone książki biblioteka może oddać na makulaturę

Biblioteka, korzystająca ze zwolnienia z VAT, przeprowadziła selekcję księgozbioru. Wycofane (zniszczone) książki biblioteka planuje oddać do skupu na makulaturę.
W jaki sposób udokumentować tę operację?
Jak zaksięgować środki z uzyskane z oddanej makulatury i na podstawie jakich dokumentów?

Książki otrzymane w akcji Paczka Literacka jako darowizna

Jak ująć w księgach biblioteki darowiznę książek w akcji Paczka Literacka i jak ją przedstawić w sprawozdaniu finansowym za 2017 r.?

Gry instalowane na konsoli Xbox jako materiały biblioteczne

Czy gry kupowane dla dzieci i instalowane na konsoli Xbox znajdującej się w bibliotece należy uznać za materiały biblioteczne, a co za tym idzie — wpisywać je do inwentarzy?

Ewidencja księgowa a zwolnienie z VAT

Instytucja kultury jest zwolniona z VAT.
Jak zaksięgować:

  1. wykazany na fakturze podatek akcyzowy od wyrobów węglowych?
  2. fakturę za zakup audiobooków? Czy są one umarzane w 100%?

Skontrum to nie to samo co inwentaryzacja

Instytucja kultury przeprowadza inwentaryzację na arkuszach spisu z natury (środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz ewidencja ilościowa) — pozycje te są spisywane na arkuszach w programie Excel za pomocą komputera. W taki sam sposób — chodząc z laptopem — komisja spisuje wyposażenie.
Inwentaryzację książek instytucja przeprowadza natomiast co 5 lat — zgodnie z Rozporządzeniem MKiDN z 29 października 2008 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (dalej: rozporządzenie w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych) — metodą skontrum.
Podczas kontroli zarzucono, że jest to nieprawidłowe, ponieważ budzi wątpliwości to, w jaki sposób pliki trafiają do głównego księgowego w celu naniesienia wartości oraz że instytucja powinna dodatkowo przeprowadzić inwentaryzację zbiorów bibliotecznych co 4 lata według Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) na arkuszach spisu z natury.
Czy zarzuty kontrolerów są słuszne?
Czy inwentaryzację można przeprowadzić komputerowo w programie Excel i jak prawidłowo zapisać tę metodę w instrukcji inwentaryzacyjnej?
Czy instytucja kultury musi przeprowadzić inwentaryzację co 4 lata według ustawy o rachunkowości na arkuszach spisu z natury?