Wybór oferty o cenie wyższej niż kwota zamówienia publicznego

Teatr prowadził postępowanie na wykonanie zamówienia publicznego na dostawę, instalację oraz konfigurację systemu do obsługi zakupu biletów na spektakle przez Internet. Część środków przeznaczonych na to zamówienie miała pochodzić z dotacji celowej z urzędu miasta.
Przed otwarciem ofert teatr podał do publicznej wiadomości, że zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia określoną kwotę. Natomiast cena oferty, którą zamawiający uznał za najkorzystniejszą, jest o 5% wyższa od podanej kwoty. Co w tej sytuacji powinien zrobić teatr?

Zastępstwo dyrektora podczas jego dłuższej nieobecności

Pytanie dotyczy funkcjonowania instytucji kultury w czasie dłuższej nieobecności dyrektora w małej instytucji, gdzie nie ma zastępcy. W praktyce instytucji kultury można się spotkać z dwojakim rozwiązaniem takiej sytuacji:

  1. wójt (burmistrz, prezydent miasta) wydaje zarządzenie i na wniosek kierownika powierza jednemu z pracowników biblioteki pełnienie obowiązków kierownika na czas jego nieobecności,
  2. dyrektor instytucji swoim zarządzeniem wyznacza i upoważnia pracownika instytucji do wykonywania określonych czynności i obowiązków dyrektora niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania instytucji w czasie jego nieobecności.

Który z przedstawionych przypadków jest godny zastosowania i zgodny z przepisami? Czy zapisy dotyczące zastępowania dyrektora instytucji powinny znaleźć się w statucie czy w regulaminie organizacyjnym?

Brakowanie dokumentów finansowych w instytucji kultury powstałej z połączenia

Jesteśmy instytucją kultury powołaną uchwałą rady gminy od 1 listopada 2000 r. Powstaliśmy z połączenia Gminnej Biblioteki i Wiejskiego Domu Kultury. W 2000 r. otrzymaliśmy różne dokumenty na podstawie protokołu przekazania. Wśród nich nie było jednak dokumentów księgowych, których okres przechowywania wynosi 5 lat. Dokumenty te sporządziły osoby nadal zatrudnione w urzędzie Gminy i w szkole. Obecnie pracownik gminy odpowiedzialny za archiwizację usiłuje przekazać te dokumenty (obejmujące lata: 1998–1999) bez jakiegokolwiek spisu, twierdząc, że to my mamy dokonać brakowania. Czy ma rację? Jeśli tak, to w jaki sposób trzeba to zrobić?

Fundusz sołecki a działalność instytucji kultury

Czy urząd gminy może narzucić instytucji kultury (ośrodkowi kultury) finansowanie zadań z funduszu sołeckiego, przekazując te pieniądze w formie uchwały rady gminy jako dotacje na określone cele? Chodzi np. o organizację wyjazdu zespołu szkolnego na występ lub imprezy w sołectwie.
Ośrodek kultury nie ma wpływu na te wydatki, ma opłacać tylko faktury, które dostarczają sołtysi.

Koszty otwarcia biblioteki a reprezentacja

Filia biblioteki mieściła się w starym budynku, a obecnie gmina wybudowała nowy obiekt, gdzie filia została przeniesiona. Biblioteka organizuje otwarcie i dla zaproszonych gości dyrektor chce zamówić tort i ciasto. Wypieki ma zapewnić wyznaczona osoba na umowę o dzieło. Czy wydatki na wykonanie tortu i ciast można zaliczyć do kosztów? Czy jest to już wystawność wykluczająca możliwość zaliczenia w koszty w ramach reprezentacji?

Dotacja na zakup projektora a VAT

Jesteśmy instytucją kultury, która jest podatnikiem VAT. Rozliczamy VAT z zastosowaniem proporcji sprzedaży. Instytucja chce zakupić projektor do kina i na ten cel otrzymała dotację z Państwowego Instytutu Sztuki Filmowej w wysokości 50% wartości netto projektora. Czy dotacja na zakup projektora z PiSF podlega opodatkowaniu VAT?
Projektor będzie służył w 100% sprzedaży opodatkowanej (sprzedaż biletów do kina). Czy w związku z tym istnieje możliwość odzyskania VAT naliczonego w 100%, czy trzeba rozliczyć podatek proporcją sprzedaży?

Rozliczenia z organizatorem a VAT

Wydział promocji urzędu gminy przygotował i wydrukował publikację pamiątkową z okazji rocznicy działania naszego domu kultury.
Bierzemy pod uwagę dwie formy rozliczeń z gminą — dom kultury zapłaci gminie za publikację po kosztach produkcji tych folderów (czyli cenę, która pokrywa koszty produkcji) lub w zamian gmina wynajmie salę domu kultury na potrzeby sesji rady gminy. Które z rozliczeń jest korzystniejsze z punktu widzenia VAT?

Planowanie kosztów większych niż przychody

Pytanie dotyczy ujęcia w planie finansowym amortyzacji nakładów inwestycyjnych poniesionych przed 2012 r. Nasza instytucja wykazuje ją w kosztach i ujmuje ją w planie finansowym — a nie ma równoległego zapisu do przychodów. Takich środków mamy sporo i będziemy je amortyzować jeszcze przez wiele lat (m.in. budynki). Do tej pory zawsze planowaliśmy wyższe koszty (wynikające jedynie z amortyzacji środków, finansowanych w latach poprzednich) i organizator to akceptował. Wspólnie uzgadnialiśmy, że taka konstrukcja planu jest nieunikniona. Prosimy o wyjaśnienie tej kwestii.

Terminy zapłaty a naruszenie dyscypliny finansów publicznych

W wyniku kontroli w samorządowej instytucji kultury przeprowadzonej przez organizatora, tj. gminę, ustalono, że w grudniu 2011 r. instytucja nie zapłaciła składek na ZUS. Składki zostały zapłacone zgodnie z terminem płatności, czyli w styczniu 2012 r. Ustalono także, że faktury, które instytucja otrzymała w grudniu 2011 r. z terminem płatności w styczniu 2012 r. również opłacono w styczniu 2012 r. Kontrolujący stwierdził, że na te wydatki instytucja otrzymała dotację na 2011 r. i powinna do końca 2011 r. zapłacić kwoty dotyczące tego właśnie roku.Instytucja sporządziła plan finansowy zgodnie z ustawą o działalności kulturalnej — kosztowo, a sprawdzana była wydatkowo. Czy zarzuty gminy były słuszne?

Organizacja gminnych imprez kulturalnych

Nasz ośrodek kultury jest samorządową instytucją kultury. W ramach działalności statutowej organizujemy imprezy kulturalne, takie jak m.in. „Dni Gminy”, „Dożynki”, na które otrzymujemy dotację podmiotową od organizatora, ale również w części finansujemy je ze środków własnych. Organizując takie imprezy, pokrywamy koszty programu artystycznego, koszty techniki, służb ochrony, służby medycznej itp. Część kosztów tych imprez pokrywała gmina, np. koszty organizacji poczęstunku, bankietu dla zaproszonych przez siebie gości.
Ponieważ ośrodek ma przejąć wszystkie koszty związane z organizacją tych imprez, rodzi się pytanie, czy może pokrywać koszty związane z organizacją poczęstunku, bankietu dla zaproszonych gości?

Ewidencja nagrody rocznej dla dyrektora instytucji kultury

Jak należy księgować wypłatę nagrody rocznej dla dyrektora i głównego księgowego instytucji kultury?
W Poradniku nr 8 z 2011 r. jest porada, z której wynika, że nagrodę roczną należy wypłacać ze środków instytucji kultury, a nie organizatora, ale nie tworzy się na nią odrębnych funduszy. Jednak należy zwiększyć o nią zapewne plan wynagrodzeń osobowych. Czy należy obciążyć fundusz instytucji kultury (konto 800)?

Podróże służbowe a czas pracy pracowników instytucji kultury

• Czasu samego dojazdu do miejsca przeznaczenia nie uznaje się za czas pracy pracownika, ponieważ nie pozostaje on wtedy w dyspozycji pracodawcy • Dyrektor instytucji kultury jako pracodawca nie może wydać wiążącego polecenia udania się w podróż służbową własnym samochodem pracownika • Resort pracy stoi na stanowisku, że jeśli pracownik wróci bardzo późno z podróży służbowej, należy mu się 11 godzin odpoczynku dobowego