Poradnik Instytucji Kultury 04/2022

Zwiększenie zakresu obowiązków — czy konieczne są dwie umowy o pracę

W instytucji kultury zmienił się regulamin organizacyjny. W związku z tym zatrudnionemu na 1 etat pracownikowi prowadzącemu sprawy kadrowe i administracyjne zaproponowano nowe stanowisko — specjalisty ds. kadr i płac, na które wyraził on zgodę.
Do tej pory instytucja nie miała ani działu kadr, ani działu płac, lecz pracownika na samodzielnym stanowisku ds. kadr podległego dyrektorowi oraz pracownika zatrudnionego w dziale księgowości podległego głównemu księgowemu.
Czy w tej sytuacji należy rozwiązać dotychczasową umowę na 1 etat i zawrzeć dwie umowy o pracę: na 1/2 etatu na stanowisku specjalisty ds. kadr i 1/2 etatu na stanowisku specjalisty ds. płac, czy też można pozostawić 1 etat, ale z zakresem obowiązków z zakresu kadr i płac?

Wyrównanie dodatku stażowego

Pytania dotyczą wyrównania dodatku stażowego.
Zatrudniony od 1 stycznia 2003 r. pracownik instytucji kultury 1 lipca 2006 r. otrzymał prawo do dodatku za wysługę lat w wysokości 5%. W lutym 2022 r., a więc po wielu latach pracy w instytucji, uzupełnił akta osobowe i udokumentował swoją pracę w gospodarstwie rolnym rodziców na podstawie obowiązujących przepisów. Czy w tej sytuacji pracownikowi należy się wyrównanie dodatku za wysługę lat?
W centrum kultury i sportu zatrudniono od 1 listopada 2021 r. na stanowisku instruktora kulturalno-oświatowego pracownicę, która świadectwo pracy dostarczyła dopiero w lutym 2022 r. Od kiedy powinno się liczyć jej staż pracy? Czy należy go wyrównać od początku pracy?

Zwrot za okulary u obu pracodawców

Pracownik zatrudniony jest w wymiarze po 1/2 etatu w dwóch instytucjach, których dyrektorem jest ta sama osoba. Po wykonaniu badań okresowych otrzymał zalecenie pracy przy komputerze w okularach korekcyjnych. Zgodnie z regulaminem instytucji, wystąpił z wnioskiem o refundację za okulary w obydwu instytucjach, przedstawił faktury na kwotę, która jest ustalona w regulaminie.
Czy pracownik może otrzymać refundację poniesionych wydatków na okulary z dwóch instytucji?

Wniosek o obniżenie czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego

Pracownica domu kultury złożyła — z zachowaniem okresu 21 dni przed powrotem z urlopu rodzicielskiego — wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy pracownika uprawnionego do urlopu wychowawczego. Wnioskowała w nim o ¾ etatu w okresie od 1 kwietnia do 31 sierpnia 2022 r. W domu kultury obowiązuje równoważny system czasu pracy.
Czy w tym okresie powinna mieć obniżone proporcjonalnie wynagrodzenie oraz wymiar urlopu wypoczynkowego?
Czy na prośbę pracownicy — mimo wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy — może ona pracować zgodnie z harmonogramem dwa razy po 8 godzin i dwa razy po 7 godzin dziennie, a jeden z pięciu dni roboczych mieć wolny — czy też powinna pracować codziennie po 6 godzin?
Jeżeli po powrocie do pracy pracownica nadal będzie karmiła dziecko piersią, to w związku z rozkładem czasu pracy po 8 lub 7 godzin i jednym dniem wolnym będzie jej się należało dwa razy po 30 minut przerwy?

Rozwiązanie umowy o pracę zawartej na czas określony

Dyrektor instytucji kultury chce rozwiązać zawartą na czas określony od 1 grudnia 2021 r. do 31 sierpnia 2022 r. umowę o pracę, w której nie ma klauzuli o możliwości wcześniejszego wypowiedzenia.
Czy może to zrobić, a jeśli tak, to czy taką umowę można rozwiązać tylko przez wypowiedzenie, czy też za porozumieniem stron?

Akta osobowe dyrektora

Pracownik zatrudniony od 10 lat w instytucji kultury w 2019 r. został powołany na stanowisko jej dyrektora.
Czy w związku z tym należy założyć mu nowe akta osobowe?
Czy wcześniejsza dokumentacja pracownika (przed powołaniem na dyrektora) ma być przechowywana 50 lat, a od powołania 10 lat?

Wypowiedzenie umowy użyczenia przez organizatora

W 1990 r. utworzono centrum kultury i wyposażono je na podstawie umowy użyczenia w mienie, m.in. w budynki wiejskich domów kultury wraz z przyległymi działkami. Obecnie gmina chce zmienić umowy użyczenia i odłączyć (zabrać) część przyległych działek.
W jakim trybie i na jakiej podstawie prawnej może tego dokonać? Czy wystarczy zmiana umowy użyczenia?

Nagroda roczna dla dyrektora gminnego ośrodka kultury

Czy przewodniczący rady gminy może przyznać nagrodę roczną dla dyrektora gminnego ośrodka kultury? Jeśli tak, to na jakiej podstawie prawnej?

Harmonogram wykonanych zleceń zamiast rachunku do umowy-zlecenia

Instytucja kultury zawiera w ciągu roku bardzo dużo umów-zleceń. Do każdej zawartej umowy jest wystawiony rachunek z harmonogramem (dni, godziny) wykonywanego zlecenia oraz lista płac. Instytucja chce uprościć ten proces poprzez dodanie do umowy zapisu, zgodnie z którym dowodem wykonania zlecenia będzie harmonogram z określonym czasem wykonywania zlecenia (dni i godziny), który zatwierdzi dyrektor instytucji. Na podstawie tego harmonogramu będzie wystawiana lista płac, już bez rachunków. Podpisywanie rachunków jest kłopotliwe dla wielu zleceniobiorców, bo wiąże się z koniecznością przyjazdu do instytucji. Lista płac byłaby naliczana zgodnie ze stawką w umowie i harmonogramem. Składki ZUS i podatek naliczany zgodnie ze złożonym oświadczeniem zleceniobiorcy.
Czy to prawidłowe rozwiązanie tego problemu?

Obsługa kadr i płac instytucji kultury przez biuro rachunkowe

Mała samorządowa instytucja kultury zatrudnia pięciu pracowników: dyrektora, głównego księgowego i trzech pracowników merytorycznych. Główny księgowy obok swoich standardowych obowiązków prowadzi również obsługę kadrowo-płacową, co wobec dużej zmienności przepisów wiąże się z coraz większym ryzykiem popełnienia błędu. Dyrektor ma świadomość, że zgodnie ze standardami kontroli zarządczej te obowiązki nie powinny być wykonywane przez jedną osobę, ale organizator nie zgadza się na zwiększenie liczby etatów.
Czy zgodnie z przepisami dyrektor może zawrzeć z biurem rachunkowym umowę na prowadzenie kadr i płac samorządowej instytucji kultury? Zarządzenia organizatora nie regulują tej kwestii.
Czy wraz z przekazaniem tych obowiązków do biura rachunkowego dyrektor może przekazać również odpowiedzialność w tym zakresie?

Umowa licencyjna z ZAiKS na odtwarzanie muzyki w Internecie

Samorządowa instytucja kultury zarejestrowała program telewizyjny bez udziału publiczności, który zamierza zamieścić do nieodpłatnego odtwarzania na swoim kanale YouTube. Program składa się z koncertu tria muzyków wykonujących repertuar chroniony prawem autorskim (4 utwory muzyki klasycznej i 2 kolędy). Dużą część programu stanowi spotkanie przy wigilijnym stole (również m.in. z udziałem tych muzyków), podczas którego zaproszeni goście rozmawiają o tradycjach wigilijnych i kulinarnych. ZAiKS poinformował instytucję, że trzeba podpisać umowę licencyjną. Za każde odtworzenie stawka według ZAiKS wynosi 0,8 zł.
Czy są inne formy uzyskania licencji — np. określony konkretnie ryczałt?

Okres przechowywania katalogów bibliotecznych

Przez jaki okres trzeba przechowywać w bibliotece katalog kartkowy?