W Dz.U. z 7 grudnia 2016 r. pod poz. 1971 opublikowano Rozporządzenie MKiDN z 29 listopada 2016 r. zmieniające rozporządzenie w sprawie szczegółowego trybu i sposobu przeprowadzania kontroli podmiotów otrzymujących dofinansowanie z Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej.

Zmianie uległo Rozporządzenie MKiDN z 24 listopada 2005 r. w sprawie szczegółowego trybu i sposobu przeprowadzania kontroli podmiotów otrzymujących dofinansowanie z Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej (Dz.U. nr 242, poz. 2044 ze zm.).

Doprecyzowano, że kontrolę prowadzi się w siedzibie podmiotu, któremu Polski Instytut Sztuki Filmowej (PISF) udzielił dofinansowania. Kontroli podlega dokumentacja dofinansowanego przedsięwzięcia.

Kontroli dokonuje się od dnia udzielenia dofinansowania do dnia, w którym upływają 72 miesiące od zakończenia przedsięwzięcia, lub, w przypadku przedsięwzięcia dofinansowanego w formie dotacji, od upływu okresu rozliczenia dotacji określonego w umowie o dofinansowanie przedsięwzięcia. Przed zmianą okres ten wynosił 36 miesięcy.

Do kontroli wszczętych i niezakończonych przed 22 grudnia 2016 r. stosuje się przepisy w brzmieniu dotychczasowym, przy czym kontrole można dokonywać od dnia udzielenia dofinansowania do dnia, w którym upływają wspomniane wyżej 72 miesiące.

W ramach kontroli podmiot kontrolowany przedstawia na żądanie kontrolującego dokumenty i inne nośniki informacji, mające znaczenie dla oceny prawidłowości wykorzystania dofinansowania przedsięwzięcia.

Rozporządzenie zmieniające doprecyzowało, że chodzi tu w szczególności o:

  1. umowy o dzieło i rachunki do tych umów wraz z potwierdzeniami ich zapłaty;
  2. faktury i potwierdzenia przelewów;
  3. a w przypadku, gdy produkcja filmu:
    • nie jest zakończona — wykaz prac wykonanych zgodnie z harmonogramem przed rozpoczęciem kontroli wraz z wykazem rachunków i faktur oraz z wyliczeniem dotychczas wykorzystanej kwoty dotacji;
    • jest zakończona — pisemną informację dotyczącą promocji filmu oraz informację o wpływach lub ich braku z eksploatacji filmu.

Do znowelizowanego rozporządzenia dodano przepisy, zgodnie z którymi PISF może też przeprowadzać kontrolę w swojej siedzibie, w szczególności w celu:

  • sporządzenia informacji dla dyrektora o realizacji przedsięwzięcia;
  • dokonania analizy dokumentów otrzymanych z jednostek kontrolowanych i rozliczenia udzielonych dotacji lub pożyczek.

Pracownicy właściwych działów merytorycznych PISF, upoważnieni imiennie do dokonania kontroli, dokonują oceny prawidłowości wykorzystania dotacji i pożyczek udzielanych przez Instytut, na podstawie dokumentacji przekazanej przez podmioty, które otrzymały dofinansowanie.

Dokumentacja ta zawiera w szczególności:

  • rozliczenie przychodów i kosztów realizacji przedsięwzięcia, ze szczególnym uwzględnieniem kosztów sfinansowanych w całości bądź w części przez PISF;
  • rozliczenie dotacji przekazanej przez PISF i rozliczenie wynikowych kosztów przedsięwzięcia;
  • dowody poniesionych wydatków wraz z opisem uzasadniającym celowość ich poniesienia;
  • oświadczenie podmiotu kontrolowanego, że przedsięwzięcie wykonane zostało w całości i zgodnie z harmonogramem;
  • potwierdzenie sfinansowania przedsięwzięcia przez inne podmioty uczestniczące w realizacji przedsięwzięcia;
  • oświadczenie podmiotu kontrolowanego o udzieleniu bądź nieudzieleniu w ramach realizacji przedsięwzięcia zamówień publicznych na podstawie przepisów Ustawy z 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych, odpowiednio z dokumentacją z przeprowadzonych postępowań o udzielenie tych zamówień;
  • rozliczenie wkładu rzeczowego wniesionego przez podmiot kontrolowany lub inny podmiot uczestniczący w realizacji przedsięwzięcia wraz z uzasadnieniem jego użycia w przedsięwzięciu — w przypadku wniesienia wkładu rzeczowego;
  • umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych od twórców, kompozytora i realizatorów filmowych oraz praw do artystycznych wykonań od artystów wykonawców oraz pisemne zobowiązanie podmiotu kontrolowanego do informowania Instytutu o wszystkich wpływach lub o ich braku z eksploatacji filmów — w przypadku produkcji filmu.

W razie ujawnienia w toku tej kontroli okoliczności wskazujących na nieprawidłowości przy wykorzystaniu udzielonych dofinansowań w formie dotacji lub pożyczki, sporządza się pisemne wystąpienie do podmiotu kontrolowanego.

Powinno ono zawierać opis ustalonego stanu faktycznego i jego ocenę, a w razie potrzeby zalecenia lub wnioski dotyczące usunięcia nieprawidłowości oraz termin ich usunięcia.

Termin wyznacza się, uwzględniając charakter zaleceń lub wniosków. Podmiot kontrolowany w terminie 7 dni roboczych od dnia otrzymania wystąpienia ma prawo przedstawić do niego stanowisko. Przedstawienie przez podmiot kontrolowany stanowiska nie wstrzymuje realizacji ustaleń kontroli.

Rozporządzenie weszło w życie 22 grudnia 2016 r.