W Dz.U. z 19 grudnia 2018 r. pod poz. 2369 opublikowano Rozporządzenie MRPiPS z 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej. Jest to akt wykonawczy wydany na podstawie art. 2981 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy.
Rozporządzenie określa:
- zakres, sposób i warunki prowadzenia, przechowywania oraz zmiany postaci dokumentacji pracowniczej, z uwzględnieniem wymagań dotyczących dokumentacji w postaci elektronicznej w zakresie organizacji jej przetwarzania i przenoszenia pomiędzy systemami teleinformatycznymi;
- sposób i tryb doręczania informacji lub zawiadomienia o możliwości odbioru dokumentacji pracowniczej w przypadku upływu okresu jej przechowywania oraz poprzedniej postaci tej dokumentacji w przypadku zmiany postaci jej prowadzenia i przechowywania, a także sposób odbioru dokumentacji pracowniczej;
- sposób wydawania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej m.in. pracownikowi i byłemu pracownikowi.
I tak akta osobowe pracownika składają się z 4 części i obejmują:
- w części A — oświadczenia lub dokumenty dotyczące danych osobowych, zgromadzone w związku z ubieganiem się o zatrudnienie, a także skierowania na badania lekarskie i orzeczenia lekarskie dotyczące wstępnych, okresowych i kontrolnych badań;
- w części B — oświadczenia lub dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia pracownika;
- w części C — oświadczenia lub dokumenty związane z rozwiązaniem albo wygaśnięciem stosunku pracy;
- w części D — odpis zawiadomienia o ukaraniu oraz inne dokumenty związane z ponoszeniem przez pracownika odpowiedzialności porządkowej lub odpowiedzialności określonej w odrębnych przepisach, które przewidują zatarcie kary po upływie określonego czasu.
Przepisy tego rozporządzenia stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od 1 stycznia 2019 r.
Rozporządzenie obowiązuje od 1 stycznia 2019 r.