dokumentacja kasowa

Zaliczki, faktury zaliczkowe i faktury pro forma w pytaniach i odpowiedziach

• Jeśli pracownik na potrzeby instytucji kultury zakupuje materiały za gotówkę, to może otrzymać zaliczkę, podjąć gotówkę z rachunku bankowego instytucji albo zapłacić własnymi pieniędzmi
• Każde gotówkowe zakupy pracownika należy odpowiednio udokumentować i rozliczyć
• Nie ma przeszkód, by instytucja częściowo płaciła zespołom zaliczki za koncerty, które odbędą się w przyszłym roku

Faktura na żądanie kontrahenta

Problem dotyczy dokumentacji usług wynajmu sali bankietowej i świetlic wiejskich dla osób fizycznych. Na wynajem instytucja zawiera umowę, która określa wysokość opłaty, termin wynajmu i zazwyczaj termin płatności — przelew na 7 dni przed dniem wynajmu. Instytucja jest zwolniona podmiotowo od VAT ze względu na nieosiąganie limitu obrotu 200 000 zł — na podstawie art. 113 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Instytucja nie wystawia osobom fizycznym faktury.
Jak udokumentować sprzedaż — czy może to być faktura wewnętrzna (zbiorcza), wystawiona na podstawie rejestru zawartych umów?
W jakiej dacie rozpoznać przychód dla celów bilansowych?

Potwierdzenie zapłaty za monografię

Instytucja kultury sprzedaje monografię gminy. Instytucja nie posiada jeszcze kasy fiskalnej, ponieważ nie przekroczyła obrotu 20 000 zł na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Pieniądze ze sprzedaży monografii instytucja wydaje na zakup następnych egzemplarzy monografii.
Czy osobom kupującym monografię można wystawiać dokument KP?
Czy sprzedaż monografii można przeprowadzić przez raport kasowy?

Nadzór nad obrotem gotówkowym oraz kontrola dokumentacji kasowej w instytucji kultury

Kto w małej samorządowej instytucji kultury ma sprawdzić, a kto zatwierdzać dowody kasowe: KP i KW, w tym również podczas nieobecności któregoś z pracowników do tego wyznaczonych? A jak powinno być w przypadku, gdy np. KW jest wystawione na pracownika, który ma zatwierdzić lub sprawdzać dokument? Kto ma sprawdzać dowody pod względem merytorycznym, formalno-rachunkowym, zatwierdzać do zapłaty, w tym również podczas nieobecności któregoś z pracowników do tego wyznaczonych? Czy osoba prowadząca kasę może brać na siebie zaliczkę z kasy, robić zakupy i rozliczyć się później z tej zaliczki? Czy to samo może zrobić główny księgowy lub dyrektor? Z uwagi na małą liczbę pracowników i podział obowiązków te osoby robią zakupy dla instytucji kultury (zatrudnionych jest 6 osób: dyrektor, główny księgowy, pracownik biurowy, sprzątaczka, opiekun ekspozycji, konserwator).