Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Nie każdy może być członkiem komisji inwentaryzacyjnej

W bibliotece zostanie przeprowadzona selekcja księgozbioru bibliotecznego. Komisja likwidacyjna składa się z przewodniczącego i 2 członków.
Czy bibliotekarka, która jest osobą odpowiedzialną materialnie za zbiory biblioteczne, może być powołana w skład komisji jako członek?

Nota uznaniowa

Firma zewnętrzna wystawiła instytucji notę księgową w kwocie brutto tytułem „Nota uznaniowa dotycząca organizacji biegu”.
Czy ten dokument należy zaksięgować i czy instytucja powinna wyliczyć sobie VAT?

Korekta amortyzacji

Instytucja kultury posiada budynek, zaksięgowany na kontach 013 „Pozostałe środki trwałe” / 800 „Fundusz instytucji kultury”, który otrzymała jako mienie wydzielone. Do tej pory główny księgowy amortyzował ten budynek, co pomniejszało sukcesywnie fundusz. Fundusz instytucji może zmniejszać się tylko o wartość straty niepokrytej z funduszu rezerwowego.
Czy w takim przypadku zaprzestać amortyzacji budynku? Jeżeli tak, to co zrobić z już zaksięgowaną amortyzacją?

Kto podpisuje sprawozdanie finansowe po połączeniu instytucji kultury?

Z dniem 1 stycznia 2018 r. zarządzeniem MKiDN połączono dwie państwowe instytucje kultury. Roczne sprawozdanie finansowe przejętej instytucji kultury za rok 2017 jest samodzielnym dokumentem, bo obejmuje cały rok sprawozdawczy. Podpisał je dyrektor nowo utworzonej instytucji oraz główna księgowa instytucji przejętej (działającej samodzielnie do 31 grudnia 2017 r.). Pracownicy przejętej instytucji, w tym również główna księgowa, stali się od 1 stycznia 2018 r. pracownikami nowej instytucji. Do chwili sporządzenia sprawozdania finansowego dyrektor nowo powstałej instytucji nie wydał nowego regulaminu organizacyjnego i nie zmienił zakresów czynności przejętych pracowników, wśród nich również głównej księgowej. Zatem w chwili sporządzania sprawozdania rocznego swojej dawnej instytucji, obejmującego pełny rok sprawozdawczy, osoba ta była również głównym księgowym w nowo powstałej instytucji.
Czy miała ona prawo podpisać wraz z nowym dyrektorem roczne sprawozdanie finansowe?

Zakup artykułów spożywczych na imprezę kulturalną

Samorządowe instytucje kultury i sportu często kupują artykuły spożywcze, takie jak np. kawa, herbata, ciasto, batoniki dla dzieci, albo zamawiają catering na organizowane przez siebie imprezy kulturalne i sportowe.
Czy takie zakupy są dozwolone? Czy mogą być zakwestionowane przez kontrolę?
Czy takie zakupy można ewentualnie finansować z przychodów własnych zamiast z dotacji?

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzana zgodnie z przepisami

Muzeum jako samorządowa instytucja kultury realizuje swoje cele statutowe m.in. poprzez gromadzenie i ewidencjonowanie eksponatów zakwalifikowanych do muzealiów. Zgodnie z art. 10 Ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), każda jednostka winna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości zatwierdzoną przez kierownika jednostki. Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, opisane w ustalonej przez kierownika jednostki dokumentacji, wymagają bezwzględnego stosowania rozwiązań wybranych przez jednostkę spośród dopuszczonych przez przepisy o rachunkowości.

W polityce rachunkowości muzeum zapisano, że muzealia podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w § 3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie w sprawie muzealiów), które przewiduje ich weryfikację co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli, a za zgodą organu założycielskiego termin ten może być wydłużony do 10 lat. Zgodnie z polityką rachunkowości, muzeum zalicza muzealia do środków trwałych niepodlegających amortyzacji ewidencjonowanych na koncie 016 „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”. Z kolei na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, objęte ewidencją księgową muzealia, mające cechy środków trwałych, inwentaryzuje się — co do zasady — na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak w związku z tym, że znajdują się one na terenie strzeżonym, można przeprowadzać ich inwentaryzację raz w ciągu 4 lat.

Zdaniem głównego księgowego muzeum inwentaryzacja powinna być przeprowadzona zgodnie z zapisami polityki rachunkowości, ponieważ na takie rozwiązanie jednostka się zdecydowała.
Czy inwentaryzacja przeprowadzona zgodnie z zapisem w polityce rachunkowości spełnia wymogi wynikające z art. 26 ustawy o rachunkowości oraz § 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie muzealiów?

Dotacja celowa na remont i rozbudowę

Instytucja kultury, która realizuje projekt polegający na remoncie i przebudowie kina, otrzymała dotację celową inwestycyjną na remont dachu. Z umowy wynika, że organizator udziela instytucji dotacji do określonej kwoty z przeznaczeniem na wykonanie remontu dachu wraz z ułożeniem dwóch warstw papy na części połaci dachowej kina w ramach zadania remont i przebudowa kina; zakres rzeczowy obejmuje remont kapitalny uszkodzonej konstrukcji nośnej części dachu. Pozwolenie na budowę zostało wydane na całe zadanie, a w nim będzie jeszcze przeprowadzany dalszy remont dachu i kotłowni oraz przebudowa sal widowiskowych.
W jaki sposób zaksięgować otrzymaną dotację i fakturę za remont dachu?

Sprzedaż części środka trwałego

W ramach modernizacji do instytucji kultury zakupiono nowe fotele kinowe. Poprzednie fotele, których wartość zwiększała w księgach wartość budynku, zostały sprzedane. Środek trwały nie jest zamortyzowany w 100%.
Jak zaksięgować operacje związane z likwidacją części środka trwałego oraz jak zaprezentować je w sprawozdaniu finansowym instytucji?

Kto zatwierdza wypłatę wynagrodzenia dyrektora?

Kto zatwierdza (podpisuje listę płac: «zatwierdzam do wypłaty») wynagrodzenie do wypłaty dla dyrektora samorządowej instytucji kultury?

Kiedy ująć w księgach rachunkowych koszty umowy-zlecenia?

Pytanie W którym miesiącu powinna być zaksięgowana w koszty umowa-zlecenie zawarta na trzy miesiące (październik — grudzień), płatna jednorazowo w grudniu? Umowę-zlecenie płatną w grudniu danego roku należy ująć w księgach rachunkowych w tym samym miesiącu. Wyjaśnienie W razie odpłatnego zlecenia wynagrodzenie należy się przyjmującemu dopiero po wykonaniu zlecenia, chyba że co innego wynika z umowy lub z przepisów szczególnych (art. 744 […]

Wpływy z innych kas instytucji kultury a pogotowie kasowe w kasie głównej

Instytucja kultury prowadzi kasę główną — do niej wpływają środki z kas detalicznych znajdujących się w oddziałach instytucji. Do tej pory wpływy do kasy głównej były na bieżąco odprowadzane do banku, a na wszelkie wydatki z kasy głównej wykorzystywano środki z pogotowia kasowego.
Czy wpływy do kasy głównej można traktować jak jej zasilenie i korzystać z tych pieniędzy jak z pogotowia kasowego?

Wynik z lat poprzednich w księgach rachunkowych

Nowy główny księgowy instytucji zauważył, że od 2002 do 2010 r. zyski instytucji kultury nie były przeksięgowane na fundusz instytucji, tylko pozostawione na koncie „Wynik z lat ubiegłych”. Od 2011 r. wynik był już odnoszony prawidłowo na fundusz instytucji, a od 2015 r. na fundusz rezerwowy.
Czy można teraz pod datą 31 grudnia 2017 r. przeksięgować saldo konta „Wynik z lat ubiegłych” na konto „Fundusz instytucji kultury” — jako mienie nabyte?
Czy potrzebna jest na to zgoda organizatora?