Ewa Ostapowicz

specjalista w dziedzinie rachunkowości

Wymagania na stanowisku głównego księgowego w instytucji kultury

Pytania dotyczą wymagań, jakie musi spełnić osoba zatrudniona na stanowisku głównego księgowego w instytucji kultury.
W wyniku kontroli z urzędu miasta okazało się, że w domu kultury na stanowisku pełniącego obowiązki głównego księgowego zatrudniono osobę, która nie spełnia wymagań zawartych w Ustawie z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (dalej: ustawa o finansach publicznych). Pracownica posiada wyższe uzupełniające studia kierunkowe magisterskie, lecz brak jej 3-letniej praktyki w księgowości. W statucie instytucji jest zapisane, że jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebny jest podpis (kontrasygnata) księgowego domu kultury. Księgowa dobrze wypełnia swoje obowiązki, a na rynku pracy brak jest kandydatów spełniających wymogi. Czy można zmienić strukturę organizacyjną domu kultury i zamiast stanowiska «p.o. głównego księgowego» wprowadzić stanowisko «księgowego»?
Czy osoba, która ukończyła ekonomię na wydziale nauk ekonomicznych — jednolite studia magisterskie w zakresie rynków międzynarodowych i ma co najmniej 6 lat doświadczenia w pracy w księgowości może zajmować stanowisko głównego księgowego instytucji kultury? Wątpliwość budzi tu specjalność — rynki międzynarodowe — bo nie ma zastrzeżeń co do tego, że są to studia ekonomiczne.

Dotacja z MKiDN na wydanie książki

W 2017 r. muzeum otrzymało z MKiDN dotację na publikację książki. Część egzemplarzy będzie przeznaczona na bezpłatne przekazanie instytucjom w ramach promocji, a część na sprzedaż. Wydatki związane z publikacją książki zostały zaksięgowane w koszty na konta zespołu 4 (muzeum nie używa kont zespołu 5), a także na konto 300 „Rozliczenie zakupu towarów” zamiast na konto wyrobów gotowych i produkcji w toku. Instytucja otrzymała fakturę i zapłaciła za nią, a na publikację jeszcze czeka.
Jak prawidłowo zaksięgować wydanie książki i sprostować ewentualny błąd?

Jaka dotacja na cele statutowe?

W nadanym przez organizatora statucie instytucji kultury są wymienione podstawowe zadania, do których należą m.in.:

  • organizowanie różnorodnych form edukacji kulturalnej i wychowania przez kulturę i sztukę;
  • stwarzanie warunków do amatorskiego ruchu artystycznego, kół i klubów zainteresowań, sekcji i zespołów;
  • działalność instruktażowo-metodyczna;
  • prowadzenie pracowni plastycznych, muzycznych, teatralnych i innych;
  • prowadzenie zajęć i warsztatów artystycznych oraz kół zainteresowań;
  • prowadzenie i organizowanie działalności zespołów muzycznych, tanecznych i folklorystycznych.

Jaki rodzaj dotacji (zgodnie z Ustawą z 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej, dalej: ustawa o działalności kulturalnej) powinien przekazać organizator samorządowej instytucji kultury na taką działalność?

Nota księgowa jako podstawa do zapłaty

Biblioteka powiatowa organizuje szkolenia z udziałem specjalistów dla pracowników podległych jej bibliotek. Następnie obciąża uczestniczące biblioteki notą księgową.
Czy biblioteka może zapłacić za szkolenie na podstawie tej noty?
Czy powinny być dołączone jeszcze jakieś dokumenty, np. ksero opłaconego rachunku za usługę specjalisty czy porozumienie między bibliotekami odnośnie partycypowania w kosztach?

Finansowanie odsetek od kredytu na inwestycję

Instytucja kultury ma zamiar zaciągnąć pół miliona kredytu na inwestycję, która zostanie objęta Programem Rozwoju Obszarów Wiejskich.
Czy odsetki od kredytu bankowego można sfinansować dotacją podmiotową bądź celową?

Towary bezpośrednio w koszty

Z okazji 740-lecia miasta instytucja kultury zakupi okazjonalne koszulki (po 25 zł sztuka), które potem będzie sprzedawała sama (z niewielkim zyskiem, tj. po 2 zł), a część zostanie przekazana innym jednostkom po cenie zakupu do dalszej odsprzedaży; utarg następnie wpłacą do instytucji (koszt koszulki 25 zł + zysk 2 zł). Instytucja nie jest podatnikiem VAT, ale prowadzi kasę fiskalną.
Za pomocą jakich kont i dokumentów księgować operacje związane z zakupem i sprzedażą?
Czy trzeba prowadzić w tym celu magazyn i ewidencję magazynową, czy też można skorzystać z uproszczenia?

Ewidencja środków trwałych

W samorządowej instytucji kultury ewidencja środków trwałych prowadzona była w ten sposób, że do każdego środka trwałego zakładana była „księga środków trwałych”.
Czy wystarczy, żeby taka ewidencja prowadzona była zbiorczo (za wszystkie lata) dla wszystkich środków trwałych w postaci elektronicznego zestawienia?

Koszty obsługi pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej działającej przy urzędzie miasta

Czy instytucja kultury może z dotacji podmiotowej lub ze środków własnych dopłacać do kosztów obsługi księgowej pracowniczej kasy zapomogowo-pożyczkowej (PKZP) działającej przy urzędzie miasta?

Instytucja kultury nie jest jednostką powiązaną

Pytanie dotyczy ujęcia należności i zobowiązań od jednostek powiązanych w bilansie. Urząd gminy zleca instytucji kultury przygotowanie informacji o wzajemnych należnościach i zobowiązaniach występujących pomiędzy jednostkami objętymi skonsolidowanym bilansem. W tej informacji instytucja ujmuje wszystkie rozliczenia z jednostkami podległymi urzędowi gminy, natomiast bilans zawiera pozycję, w której wyraźnie chodzi o jednostki powiązane.
Czy dla instytucji kultury jednostką powiązaną jest jedynie urząd gminy, czy również wszystkie jednostki mu podległe, np. zakład gospodarki komunalnej, szkoły, ośrodki zdrowia?
Co w sytuacji, gdy sprzedawcą usługi jest urząd gminy, natomiast wystawiającymi fakturę jest zakład gospodarki komunalnej? Zapłata za to zobowiązanie wpływa na konto bankowe gospodarki komunalnej.
Czy takie rozrachunki należy ujmować w bilansie w pozycji „Zobowiązania od jednostek powiązanych” czy też „Zobowiązania wobec pozostałych jednostek”?

Wpłaty na wyjazd grupy do teatru

Na terenie gminy ani w gminach ościennych nie ma teatru, w związku z tym dyrektor MGOK zgodził się na zorganizowanie takich wyjazdów z grupą chętnych mieszkańców. MGOK wynajmuje autokar i opłaca należność za usługę transportową z konta ośrodka kultury. Uczestnicy dokonują wpłaty za wyjazd do teatru albo na koncert muzyczny bezpośrednio na konto MGOK.
Czy można takie wydarzenie uznać za rozpowszechnianie kultury?
Jak prawidłowo zaksięgować wpłaty na wyjazd grupy do teatru?

Zakup strojów dla KGW po zmianie przepisów

Do podstawowych zadań statutowych samorządowej instytucji kultury należy między innymi wspieranie imprez i amatorskiego ruchu artystycznego kół gospodyń wiejskich (KGW). W planie finansowym na 2019 r. instytucja założyła zakup strojów dla kół gospodyń.
Czy po zmianie przepisów dotyczących funkcjonowania KGW instytucja nadal może finansować takie zakupy?

Refaktura biletów lotniczych i zwrot kosztów na konto pracownika

W związku z wyjazdem w delegację dyrektor ośrodka kultury kupił z własnego konta bilety lotnicze dla 4 osób: dla siebie i 3 przedstawicieli urzędu gminy. Ośrodek kultury wystawił organizatorowi fakturę na równowartość biletów dla trzech osób. Całkowitą wartość biletów instytucja przelała dyrektorowi na konto.
Jak zaksięgować zwrot za bilety lotnicze na konto dyrektora?