rozliczenie organizacji widowisk

Odpowiedzialność osobista dyrektora za imprezę gminy

Gmina zawarła z samorządowym ośrodkiem kultury (SOK) porozumienie, w którym zleca ośrodkowi zorganizowanie plenerowej imprezy pod nazwą Święto Gminy, której główna część odbywać się będzie na stadionie miejskim (na płycie głównej i innych obiektach stadionu). SOK ma koordynować zorganizowanie imprezy, sporządzić jej regulamin, wybrać współorganizatorów lub podwykonawców poszczególnych działań i sporządzić umowy dotyczące organizacji imprezy.
Z porozumienia wynika, że jego dyrektor osobiście odpowiada za prawidłową organizację tego przedsięwzięcia. Jaki skutek prawny rodzi ten zapis? Co w przypadku np. niedopatrzenia lub błędów formalnych albo innych nieprzewidzianych zdarzeń podczas organizowania największej imprezy gminnej? Część sportową imprezy organizuje w całości stowarzyszenie, nad którym dyrektor SOK nie ma zwierzchnictwa. Ochotnicze straże pożarne wykonujące zabezpieczenie ppoż też są podległe gminie, a nie ośrodkowi kultury. W przypadku firm podwykonawców sprawa jest jasna, bo podpisywane są z nimi stosowne umowy.
Decyzja o imprezie zapadła mniej niż 30 dni od obowiązku ustawowego zgłoszenia imprezy masowej — samo zgłoszenie po terminie jest już nieprawidłowością, na którą dyrektor SOK nie miał wpływu. Czy zatem może podpisać porozumienie z zapisem o odpowiedzialności osobistej dyrektora?
Czy organizator (gmina) po zrealizowanej imprezie może zażądać przedstawienia kserokopii faktur i skanu umów dotyczących kosztów danej imprezy? Jak szczegółowe informacje instytucja kultury musi przekazać organizatorowi? Czy burmistrz może domagać się takich informacji poleceniem wydanym dyrektorowi?

Koszty poniesione przez współorganizatora koncertu

Wraz z agencją koncertową jesteśmy współorganizatorami festiwalu, który odbywa się w naszej siedzibie. Zgodnie z umową jesteśmy zobligowani do zabezpieczenia miejsc noclegowych dla artystów (wynagrodzenia za koncert płaci agencja) oraz zapłatę biletu lotniczego za artystę zagranicznego. Z umowy wynika, że pokrywamy 50% kosztów noclegów. Nie mamy danych personalnych artystów.
Czy w takiej sytuacji powinniśmy wystawić PIT-8C na każdą osobę, której zapewniamy nocleg i koszty podróży? Czy — na przyszłość — możemy postanowić, że na podstawie umowy organizator ponosi wszystkie koszty i zgodnie z tą umową obciąża nas fakturą VAT za współorganizację tego przedsięwzięcia?

Rozliczenie organizacji widowisk w księgach instytucji kultury

• Sposób ewidencji kosztów trzeba dopasować do potrzeb i specyfiki działalności • Koszty pośrednie i bezpośrednie najłatwiej ewidencjonować na kontach zespołu 5 • Plakaty informacyjne są kosztem reklamy widowiska