Monika Frączek

specjalista prawa pracy

Praca zdalna na stałe w instytucji kultury

Okazało się, że w stanie epidemii praca zdalna sprawdziła się w przypadku pracowników merytorycznych muzeum (przygotowywanie publikacji, scenariuszy wystaw itp.).
Czy można zapisać możliwość pracy zdalnej na stałe w regulaminie pracy instytucji?
Czy lepiej pozwalać na pracę zdalną tylko na podstawie indywidualnych porozumień z pracownikami?
Czy jest możliwość wydłużenia pracownikowi pracy zdalnej na dowolny okres bez względu na przepisy?

Duplikat świadectwa pracy

Do instytucji kultury zgłosił się były pracownik z wnioskiem o wydanie duplikatu świadectwa pracy (jest to niezbędne do uzyskania świadczenia emerytalnego). Były pracownik pracował w instytucji w latach 80` ubiegłego wieku. W jego aktach osobowych brak świadectwa pracy. Dział kadr jest w stanie jedynie ustalić dane dotyczące zatrudnienia i rozwiązania umowy o pracę pracownika.
Czy instytucja kultury może wystawić świadectwo pracy dla byłego pracownika?
Czy świadectwo pracy wystawia się, korzystając z obecnego wzoru z adnotacją «duplikat świadectwa pracy»? Dyrektorem obecnym jest inny dyrektor niż w latach dotyczących świadectwa pracy.
Czy obecny dyrektor podpisuje to świadectwo? Nie jest to ta sama osoba niż ta, która była dyrektorem w czasach, którego dotyczy świadectwo.

[COVID-19] Obniżenie wymiaru etatu w bibliotece oraz system pracy rotacyjnej ze względu na epidemię


W bibliotece — w dwóch filiach — pracują dwie osoby: dyrektor oraz główny księgowy, który jest jednocześnie bibliotekarzem. Pracownicy wykonują wszystkie czynności związane z działalnością biblioteki: od obsługi czytelników poprzez opracowania, zakupy, księgowość, płatności, wypłatę wynagrodzeń, aż do sprzątania. Dyrektor chciałby, aby do czasu odwołania stanu epidemii i związanego z nim zagrożenia skrócić czas pracy pracowników biblioteki (codziennie od 08:00 do 15:00, czyli do 7 godzin).
Czy można skrócić czas pracy bez odpracowywania godzin i z zachowaniem prawa do wynagrodzenia?
W jaki sposób można wprowadzić system pracy na zmianę, np. poniedziałek — jeden pracownik, wtorek — drugi pracownik itd., aby zachować ciągłość funkcjonowania biblioteki?

[COVID-19] Dodatkowy zasiłek opiekuńczy a wynagrodzenie za soboty i niedziele


Pracownica instytucji kultury wnioskowała o dodatkowy zasiłek opiekuńczy w związku z zamknięciem przedszkola bez uwzględniania weekendów, gdyż nie wykonuje pracy w weekendy (pracuje od poniedziałku do piątku). Przez cały kwiecień przebywała na dodatkowym zasiłku.
Czy za weekendy przysługuje jej wynagrodzenie zasadnicze czy tylko zasiłek opiekuńczy zgodnie ze złożonym wnioskiem?

Przerwa w urlopie wychowawczym

Do 31 grudnia 2019 r. pracownica instytucji kultury przebywała na urlopie wychowawczym. Zamierza z niego korzystać również w 2020 r. W pierwszej kolejności w 2020 r. chciałaby jednak złożyć wniosek o udzielenie zwolnienia od pracy na dziecko do 14 lat na 2 i 3 stycznia 2020 r. Następnie od 4 stycznia zamierza złożyć wniosek o dalszą część urlopu wychowawczego.
Czy takie rozwiązanie jest dopuszczalne?
Czy pracownica powinna wnioskować o urlop wychowawczy w sposób ciągły?

Nowe zasady pozyskiwania i przetwarzania danych na potrzeby ZFŚS

  • Udostępnienie pracodawcy danych osobowych osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS następuje w formie oświadczenia
  • Osoby dopuszczone do przetwarzania danych dotyczących stanu zdrowia osób uprawnionych do uzyskania świadczeń z ZFŚS należy zobowiązać do zachowania tych informacji w tajemnicy
  • Pracodawca przetwarza dane osobowe osoby uprawnionej do korzystania z ZFŚS przez okres niezbędny do przyznania świadczenia, a także przez okres niezbędny do dochodzenia praw lub roszczeń

Nowe zasady pozyskiwania dokumentów zawierających dane osobowe pracowników oraz przetwarzania tych danych

  • Obecnie dyrektor instytucji kultury, jako pracodawca, musi wiedzieć, które dokumenty należy kopiować, a które tylko obejrzeć
  • Dokumenty, które można przechowywać, pracodawca składa w aktach osobowych pracownika jako odpisy lub kopie poświadczone za zgodność z przedłożonym dokumentem
  • Niektóre dane pracownika, np. o jego chorobach czy niepełnosprawności, są pod szczególną ochroną, a osoby dopuszczone do ich przetwarzania mają obowiązek zachowania ich w tajemnicy

Nowe zasady pozyskiwania danych osobowych ubiegających się o zatrudnienie oraz pracowników instytucji kultury

  • Niektórzy dyrektorzy instytucji kultury jako pracodawcy muszą podejmować decyzję, czy żądać od kandydata do pracy podania tzw. danych dotyczących kariery zawodowej
  • Nie od wszystkich kandydatów do pracy należy pozyskiwać dane o miejscu zamieszkania
  • Można korzystać z nowych, pomocniczych wzorów umowy o pracę oraz kwestionariuszy osobowych dla kandydata do pracy oraz pracownika

Przechowywanie zwolnień lekarskich

Od 2019 r. prowadzi się oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację związaną ze stosunkiem pracy, czyli ewidencję czasu pracy, wnioski urlopowe i inne. Problem stanowią zwolnienia lekarskie.
Czy one również powinny znajdować się w tej ewidencji czy oddzielnie?

Dane o wykształceniu w kwestionariuszu osobowym

Pytanie dotyczy proponowanego nowego brzmienia art. 221 § 1 pkt 5 i 6 Ustawy z 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (dalej: kp). Wynika z niego, że pracodawca będzie mógł żądać od osoby ubiegającej się o zatrudnienie podania danych dotyczących wykształcenia, kwalifikacji zawodowych i przebiegu dotychczasowego zatrudnienia tylko w przypadku, gdy jest to niezbędne do wykonywania pracy określonego rodzaju lub na określonym stanowisku.
Czy te przepisy będą dotyczyły każdego stanowiska pracy?
Jak rozumieć ten projektowany przepis?

Nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

  • W określonych przypadkach w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem — instytucja kultury będzie kontynuować prowadzenie jego dokumentacji
  • Jeśli w okresie przechowywania dokumentacji instytucja zostanie stroną postępowania, np. przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych, to ma obowiązek przechowywać dokumentację dłużej
  • W stosunku do obecnie zatrudnionych pracowników instytucja może skrócić do 10 lat obowiązujący obecnie 50-letni okres przechowywania dokumentacji, o ile złoży w ZUS odpowiednie dokumenty, w tym poprawne raporty informacyjne

Od 2019 r. nowa forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej

  • Od nowego roku instytucja może zdecydować, czy prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej
  • Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją papierową
  • Do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej konieczny jest wniosek zainteresowanej osoby