odpis aktualizujący

Odpisy aktualizujące należności w bibliotece

Pytanie dotyczy odpisów aktualizacyjnych należności.
Czy należy je tworzyć w bibliotece publicznej za przetrzymanie materiałów bibliotecznych przez czytelników?
W jaki sposób to robić i jak ujmować w księgach rachunkowych?

Jak udokumentować i ująć w księgach rachunkowych należności nieściągalne?

  • Należności wątpliwe to takie, które dłużnik kwestionuje oraz z których zapłatą dłużnik zalega
  • Nieściągalność drobnej wierzytelności można udokumentować protokołem sporządzonym przez pracownika instytucji kultury
  • Jeśli instytucja kultury nie utworzyła wcześniej odpisu aktualizującego na nieściągalną wierzytelność, to zaliczy ją do pozostałych kosztów operacyjnych

Koszt wytworzenia wyrobów gotowych

Polityka rachunkowości obowiązująca w filharmonii umożliwia stosowanie uproszczeń zgodnie z art. 17 ust. 2 pkt 4 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) i w trakcie roku koszty związane z produkcją płyt filharmonia odnosi na bieżąco w koszty (na podstawie dowodów źródłowych księguje się na odpowiednie konta rodzajowe, przy czym prowadzona analityka pozwala na bieżąco ustalić wysokość kosztów związanych z wydaniem tej płyty oraz ustalić ostatecznie koszt jednostkowy).
W 2016 r. filharmonia wydała dwie płyty CD (wydawnictwa własne). Jedna z nich w części jest przeznaczona do sprzedaży, a w części na promocję (odliczono więc część VAT z zastosowaniem prewspółczynnika i współczynnika VAT). Natomiast celem wydania drugiej płyty CD (dofinansowanie z dotacji z MKiDN) była tylko promocja — instytucja nie zamierzała w ogóle przeznaczać tej płyty do sprzedaży. Filharmonia zaewidencjonowała koszty jedynie na kontach rodzajowych (zespół 4) i sporządziła rachunek zysków i strat w wariancie porównawczym. Dla kontroli zasobów CD filharmonia prowadziła tzw. zeszyt, w którym ujmowała stan początkowy CD oraz zapisywała na bieżąco ich rozchód. Na dzień bilansowy, tj. 31 grudnia 2016 r., filharmonia przeprowadziła spis z natury konkretnych tytułów CD, które wyceniła zgodnie z rzeczywistym kosztem wytworzenia (nie wyższym od ich cen sprzedaży netto). Jak powinna wycenić wartość bilansową CD, które decyzją dyrektora są przeznaczone do promocji — bezpłatnego przekazania, skoro zgodnie z ustawą o rachunkowości w bilansie powinno się ująć wartość wyrobów w możliwej do uzyskania cenie sprzedaży netto? Skoro te CD nie są przeznaczone do sprzedaży, tylko do promocji, to czy ich wartość bilansowa (saldo konta 600 pomniejszone o odpis aktualizujący) równe jest 0 zł?
W poprzednich latach filharmonia nagrała materiał muzyczny, ale nie była wtedy w stanie ocenić, czy i kiedy uda się ten materiał wydać na płycie CD. Koszty związane z tym nagraniem ujęto na kontach rodzajowych w dacie ich poniesienia i na koniec roku przeniesiono na wynik finansowy. W 2016 r. filharmonia wydała ten materiał na płycie. Czy koszty związane z wydaniem, a poniesione w latach ubiegłych, należało ująć na kontach rodzajowych roku 2016 (Wn) i na pozostałych przychodach operacyjnych roku bieżącego (Ma) jako błędy lat ubiegłych (jeśli kwota w ocenie filharmonii jest nieistotna) lub na 820 „Rozliczenie wyniku finansowego” (jeśli to jest kwota istotna) i przyjąć je do kalkulacji kosztu jednostkowego CD, zgodnie z zasadami przedstawionymi wyżej?

Należności dochodzone na drodze sądowej a odpis aktualizujący wykazany w bilansie

Biblioteka przyjmuje z dużym prawdopodobieństwem, iż należności skierowane na drogę postępowania sądowego nie zostaną odzyskane lub zostaną odzyskane w części, w związku z tym utworzyła odpis aktualizujący na należności główne. Odsetki naliczane są w momencie ich zapłaty, ponieważ datę początkową naliczania odsetek podaje sąd w nakazie. Po dokonaniu księgowań i sporządzeniu bilansu powstała różnica między aktywami i pasywami bilansu w wysokości odpisu aktualizującego.
Jakich księgowań dokonać?

Odpisy aktualizujące należności w księgach rachunkowych instytucji kultury

  • Wartość należności aktualizuje się, uwzględniając stopień prawdopodobieństwa ich zapłaty
  • Odpisy aktualizujące wartość należności nie stanowią kosztów uzyskania przychodów
  • W przypadku ustania przyczyny, dla której dokonano odpisu aktualizującego wartość aktywów, równowartość uprzednio dokonanego odpisu zwiększa wartość danego składnika aktywów

Ewidencja wierzytelności nieściągalnych w instytucjach kultury

Instytucja kultury prosi o pomoc w zaksięgowaniu postanowienia sądu o bezskutecznej egzekucji. Wierzyciel wynajmował pomieszczenia, a należność była księgowana na koncie 202 „Rozrachunki z odbiorcami”. Ponieważ najemca zalegał z płatnościami, instytucja skierowała w 2011 r. sprawę do sądu, a należność z naliczonymi odsetkami w kwocie ogólnej 8550 zł przeksięgowała na konto 242 „Roszczenia sporne” i nie dokonywała odpisu aktualizującego rozrachunek. W lipcu 2013 r. do instytucji wpłynęło postanowienie sądu o bezskutecznej egzekucji.