dowody księgowe

Kwitariusz jako dowód księgowy

Biblioteka publiczna, która nie jest czynnym podatnikiem, świadczy na rzecz czytelników (osób fizycznych) dodatkowe usługi, np. ksero. W instytucji funkcjonuje instrukcja kasowa, zgodnie z którą opłaty pobierane od czytelników przyjmowane są na podstawie dowodów Kasa Przyjmie — KP. Operację taką odnosi się do raportu kasowego. W ostatnim czasie biblioteka zakupiła system biblioteczny, który generuje potwierdzenia wpłat, numerując je kolejno i opisując danymi pozwalającymi na dokładną identyfikację, kto i za co dokonał wpłaty. Program ten ułatwia pracę bibliotekarzowi, ponieważ generuje dowód z danych widniejących w systemie. Jednakże, dokument generowany przez system nazywa się pokwitowaniem, a zestawienie tych operacji — wydrukiem kwitariusza.
Czy biblioteka jako instytucja kultury może potwierdzać przyjęcie wpłat przy pomocy kwitariusza?
Czy kwitariusz nie jest zarezerwowany tylko i wyłącznie dla „budżetówki” do ręcznej obsługi wpłat?

Potwierdzenie zapłaty za monografię

Instytucja kultury sprzedaje monografię gminy. Instytucja nie posiada jeszcze kasy fiskalnej, ponieważ nie przekroczyła obrotu 20 000 zł na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Pieniądze ze sprzedaży monografii instytucja wydaje na zakup następnych egzemplarzy monografii.
Czy osobom kupującym monografię można wystawiać dokument KP?
Czy sprzedaż monografii można przeprowadzić przez raport kasowy?

Pokwitowanie z gospodarstwa rolnego to nie dowód księgowy

Gospodarstwo rolne wystawiło dla gminnego ośrodka kultury (GOK) pokwitowanie w formie pisma na zakup kwiatów na rabaty.
Czy na podstawie takiego dokumentu GOK może zapłacić za otrzymane kwiaty?

Zakup czasopism za granicą

Samorządowa instytucja kultury ma w strukturze dział historii i tradycji miasta. Dział ten chce kupić gazety dotyczące regionu (skany publikacji). Ich sprzedażą zajmuje się niemiecki wydawca. Firma ta wystawia faktury w euro. Polityka rachunkowości instytucji kultury wskazuje zaś na dowody księgowe wystawione w walucie polskiej. Zakup ma być sfinansowany z dotacji podmiotowej organizatora. Co należy zrobić, aby operacja przebiegła zgodnie z przepisami?

Ewidencja księgowa dodatkowego ubezpieczenia nieruchomości instytucji kultury

Urząd gminy zawarł umowę o ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej gminy razem z jej jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury. Na podstawie wykazu do umowy ubezpieczeniowej urząd gminy zobowiązał instytucję kultury do zapłaty ubezpieczycielowi części dotyczącej jej ubezpieczenia. Na podstawie jakiego dokumentu instytucja kultury może zaksięgować tę polisę?

Opłaty za autostradę, parkingi i bilety autobusowe jako dowody księgowe w ośrodku kultury

Ośrodek kultury organizuje wycieczki autokarowe i w związku z tym do działu księgowości spływają kwity za opłaty płatną autostradą oraz za postój autokaru. Poza tym na zajęcia pozalekcyjne w tym ośrodku uczęszcza młodzież, która dojeżdża autobusem PKS; potwierdzeniem przejazdu jest bilet. Na podstawie jakich dowodów księgowych (poza fakturami), ośrodek kultury może rozliczyć ponoszone wydatki? W jakie koszty należy zaewidencjonować wydatki związane z przejazdem płatną autostradą oraz postojem autokaru?

Numerowanie dowodów księgowych

W I kwartale 2013 r. w powiatowej bibliotece publicznej inspektor starostwa przeprowadził kontrolę finansową dotyczącą m.in. dokumentacji księgowej.
W protokole pokontrolnym znalazł się zapis stwierdzający stan faktyczny, że w każdym miesiącu numery dokumentów źródłowych nadawane są od nr 1 i do tego dodawany jest numer danego miesiąca oraz dwie ostatnie cyfry roku. Inspektor zalecił, aby:

    
  • w danym roku obrotowym stosować numerację ciągłą, ponieważ zapewnia ona chronologiczne ujęcie zdarzeń i operacji gospodarczych w dokumentacji finansowo-księgowej użytkownika systemu, oraz
  • dostosować zasady rachunkowości obowiązujące w bibliotece do wprowadzonych zmian.

W odpowiedzi na to zalecenie dyrektor biblioteki wyjaśnił, że używany przez bibliotekę system księgowy rejestruje wszystkie zdarzenia i operacje gospodarcze w dzienniku operacji chronologicznie — zapisy są kolejno numerowane, a sumy zapisów liczone w sposób ciągły. Wszystkie dowody księgowe w systemie podzielone są na rodzaje (grupy), a każdy rodzaj dowodu ma oddzielną numerację w ramach każdego miesiąca. System ten jest zgodny z obowiązującą w bibliotece polityką rachunkowości, z której wynika, że okresem sprawozdawczym jest miesiąc. Starostwo nie ustosunkowało się do pisma dyrektora biblioteki. Czy w tej sytuacji należy przyjąć, że takie oświadczenie dyrektora zostało przyjęte jako zasadne?

Dowody księgowe w instytucjach kultury

• Nie każdy dokument jest dowodem księgowym • Instrukcja obiegu dokumentów powinna zawierać wykaz dokumentów uznawanych za dowody księgowe i stosowanych w instytucji kultury • Nie zawsze można poprawić błąd na dowodzie księgowym

Skan umowy dowodem księgowym

Biblioteka zawarła umowę o dzieło z wykonawcą mieszkającym w innym mieście. Wykonawca podpisał umowę i przesłał ją w formie skanu. W polityce rachunkowości biblioteki znajduje się zapis o dopuszczeniu dokumentu w formie skanu. Czy to wystarczy? Czy zgodnie z przepisami skan dokumentu może być dowodem księgowym?