Instytucja kultury zakupuje roczne i wieloletnie licencje filmowe. Do tej pory koszty te księgowano jako rozliczenia międzyokresowe czynne.
Czy do polityki rachunkowości można wprowadzić zapis umożliwiający zaliczenie jednorazowo w koszty roku bieżącego kosztów:
- licencji filmowych finansowanych dotacją celową rozliczaną do końca danego roku,
- finansowanych roczną dotacją podmiotową rozliczaną w danym roku,
- międzyokresowych czynnych, takich jak prenumeraty, licencje informatyczne, ubezpieczenia, finansowanych ze środków dotacji podmiotowej danego roku, mając na uwadze, że ich wartość mieści się w progu istotności?
W instytucji koszty księguje się tylko na kontach zespołu 4, a rozliczenie międzyokresowe kosztów np. na koncie 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” / 201 „Rozrachunki z odbiorcami” lub 401 „Zużycie materiałów i energii” / 640 „Rozliczenia międzyokresowe kosztów” — z pominięciem konta 490 „Rozliczenie kosztów”.
Czy poprawnie?
Ośrodek kultury uczestniczy w Programie Erasmus+. W ramach realizowanego projektu kilku pracowników ośrodka wzięło udział w mobilności zagranicznej (kursie w jednym z krajów EU). Zgodnie z wytycznymi Narodowej Agencji Programu Erasmus+ (dalej: NA), ośrodek kultury zawarł indywidualne umowy z każdym z pracowników umowy, które określały zobowiązania pracownika (czyli ośrodka kultury jako organizacji wysyłającej na kurs) oraz wysokość przekazanych środków finansowych z dotacji z Erasmus+. Przekazane środki są kwotami ryczałtowymi na poszczególne kategorie działań (podróż, opłata za kurs oraz wsparcie indywidualne przeznaczone na zakwaterowanie, wyżywienie i inne wydatki związane z pobytem za granicą). Problemem jest rozliczenie kosztów w kategorii „Wsparcie indywidualne”. Faktura za zakwaterowanie i wyżywienie, które zapewnia organizator kursu, jest tylko częścią środków wydatkowanych z puli „Wsparcie indywidualne”, którą otrzymał pracownik. W trakcie kursu pracownicy często kupują dodatkowe posiłki, napoje, leki, artykuły higieniczne, papiernicze i inne. Czasami jest potrzeba korzystania z transportu lokalnego oraz taksówki, pojawiają się też inne nieoczekiwane wydatki. NA nie wymaga na wszystko faktur od instytucji, której przekazała grant (są to kwoty ryczałtowe), dokumentem potwierdzającym zrealizowane działanie jest dla niej certyfikat udziału w kursie danego pracownika oraz stosowne raporty.
Niemniej jednak ośrodek kultury podlega przepisom krajowym.
Jeśli w umowie z pracownikami ustalono, że rozliczają się ryczałtem, to czy mimo wszystko powinni oni zbierać na wszystkie wydatki faktury albo paragony?
Instytucja kultury w poprzednich latach realizowała duże inwestycje, od których obecnie amortyzacja generuje stratę finansową (ale nie jest wydatkiem). Co do zasady nie powinno się planować straty, ale przychody są równe wydatkom, a amortyzacja powoduje zwiększenie kosztów. Strata jest pokrywana z funduszu instytucji kultury. Czy ujmowanie w planie finansowym amortyzacji, która zakłada stratę, jest prawidłowe?
Drugie pytanie dotyczy międzyokresowych rozliczeń kosztów. Zgodnie z zasadami współmierności i memoriału niektóre koszty (np. ubezpieczenia) zapłacone w jednym roku dotyczą jednak roku następnego i dopiero wtedy są ujmowane jako koszty w księgach rachunkowych. Czy urealnienie planu finansowego w związku ze zwiększeniem kosztów i przychodów wymaga też uwzględnienia międzyokresowych rozliczeń kosztów?
Od 1 stycznia 2012 r. biblioteka księguje amortyzację z rozliczeniem międzyokresowym przychodów (koszt i przychód). Czy przychód z tego tytułu należy wykazać w sprawozdaniu z wykonania planu finansowego i w sprawozdaniu finansowym jako pozostałe przychody? Nie jest to przychód kasowy, tylko memoriałowy.
Samorządowa instytucja kultury zawarła umowę zlecenia, na podstawie której ma obowiązek zwrotu kosztów dojazdu zleceniobiorcy. Za wykonaną usługę zleceniobiorca wystawia rachunek do umowy zlecenia. Na jakiej podstawie można zwrócić koszty dojazdu — czy bilet lub ewidencja przebiegu pojazdu jest dowodem księgowym w rozumieniu ustawy o rachunkowości?
• Dzieła sztuki i eksponaty muzealne nie podlegają amortyzacji • Przepisy o podatku dochodowym nie zawierają definicji tych pojęć, trzeba się więc odwołać do przepisów szczególnych • Koszty związane z dziełami sztuki lub eksponatami muzealnymi sfinansowane z dotacji samorządowej nie stanowią kosztów uzyskania przychodów dla celów podatkowych
Nasze muzeum wypożyczyło wystawę z innego muzeum. Z umowy użyczenia wynika, że zobowiązujemy się do pokrycia kosztów transportu tej wystawy oraz pokrycia kosztów noclegu pracowników muzeum użyczającego na czas montażu i demontażu tej wystawy. Czy i powinniśmy wysłać informację do użyczającego o wysokości poniesionych kosztów noclegów, które użyczający doliczy do przychodu swoich pracowników, czy może wystawić informację PIT-8C dla osób korzystających z noclegu?
• Stosowanie zasobowego rachunku kosztów działań zapewnia przejrzystość informacji niezbędnych dyrektorowi instytucji kultury do podejmowania właściwych decyzji • Rozliczenie kosztów pośrednich wymaga ustalenia tzw. klucza podziału rozliczeniowego • Mierniki dotyczące zadań (w treści jako nośniki) muszą być należycie powiązane związkiem przyczynowo-skutkowym, co pozwoli m.in. właściwie zarządzać ryzykiem
• Prawidłowo opracowany statut i system planowania jest warunkiem prawidłowego rozliczenia kosztów • Rachunkowość zarządcza umożliwi rozliczanie kosztów w układzie zadaniowym • Nie każda instytucja kultury będzie musiała plan finansowy układać według zadań
• Nie wszystkie koszty trzeba rozliczać w czasie • Należy pamiętać o zasadzie istotności • Ewidencja czynnych rozliczeń międzyokresowych kosztów na koncie 640