dowody księgowe

Dokumenty KP i KW

Instytucja kultury ma kasę, za którą odpowiedzialna jest główna księgowa. To ona wydaje i przyjmuje pieniądze z kasy i do kasy. Prowadzi rejestr KP (dowodów wpłaty) i KW (dowodów wypłaty) w programie księgowym. Obecnie wszystkie KP i KW są drukowane, a następnie podpisywane przez księgową i dyrektora. Dodatkowo na koniec każdego tygodnia drukowany jest raport kasowy potwierdzający wszystkie KP i KW.
Czy każdy egzemplarz dokumentów KP i KW musi być drukowany i dołączony do dokumentów księgowych?
Czy istnieje możliwość drukowania tylko raportu księgowego z podpisami księgowej i dyrektora bez drukowania KP i KW?

Wynajem sali bez faktury

Spółka gminna zarządza lokalem, który udostępniła gminnemu ośrodkowi kultury (GOK) w celu zorganizowania spotkania świątecznego oraz występu artystycznego. Po wydarzeniu, zgodnie z umową ustną, spółka obciążyła GOK za zużycie oleju opałowego na potrzeby ogrzania sali. Spółka wystawiła dokument KP (kasa przyjmie) z kwotą do zapłaty bez wskazania ilości zużytego oleju. GOK dotychczas nie uregulował tej kwoty. Spółka nie chce wystawić żadnego innego dokumentu (faktury, rachunku czy noty obciążeniowej).
Czy dokument ten — po opisaniu przez dyrektora — może być podstawą do zaliczenia w koszty?
Czy dyrektor może opłacić ten dokument z własnych pieniędzy, a kwota ta zostanie mu zwrócona z konta bankowego GOK?

Raport kasowy na przełomie miesiąca

Pytanie dotyczy raportów kasowych. Instytucja nie rozlicza VAT i nie ewidencjonuje sprzedaży na kasie fiskalnej. Raport kasowy z punktów kasowych kasjerzy sporządzają i przekazują w ostatnim dniu roboczym do kasjera głównego, np. w maju tego roku na dzień 28 maja (piątek), tj. za okres od 1 do 28 maja 2021 r., natomiast wpływy od 29 (sobota) do 31 (poniedziałek) maja zostają przeniesione do kolejnego raportu za czerwiec br. i przekazane w dniu roboczym do kasjera głównego i kasjera punku kasowego, tj. 1 czerwca 2021 r. Istnieje więc raport punktu kasowego od 1 do 28 maja, natomiast kolejny raport dotyczy okresu od 29 maja do 30 czerwca i zawarta w nim jest informacja, że 1 czerwca są przekazane wpływy za okres od 29 do 31 maja.
Czy takie postępowanie jest prawidłowe? Problem bierze się z tego, że kasjer główny pracuje od poniedziałku do piątku, a bibliotekarze od wtorku do soboty.

Jak prawidłowo dekretować dokumenty księgowe?

Organizator wymusza na instytucji kultury obowiązek ręcznego wpisywania dekretu na księgowanym dokumencie. Używany w instytucji kultury program finansowo-księgowy pozwala uzyskać informację o sposobie ewidencji dowodu na kontach. Sposób dokonania zapisu w dzienniku umożliwia jednoznaczne powiązanie ze sprawdzonym i zatwierdzonym dowodem księgowym, gdyż na dowód księgowy naniesiony jest numer nadawany przez program księgowy w momencie jego wprowadzania do ksiąg, a dzienniki księgowań drukowane są na koniec każdego miesiąca.
Czy instytucja kultury ma obowiązek ręcznego wpisywania dekretu na księgowanym dokumencie?

Główny księgowy może dokonać merytorycznej kontroli faktury

Czy w instytucji kultury główny księgowy może dokonać kontroli faktur, np. faktury za roczny abonament programu księgowego, pod względem merytorycznym?

Nota księgowa jako podstawa do zapłaty

Biblioteka powiatowa organizuje szkolenia z udziałem specjalistów dla pracowników podległych jej bibliotek. Następnie obciąża uczestniczące biblioteki notą księgową.
Czy biblioteka może zapłacić za szkolenie na podstawie tej noty?
Czy powinny być dołączone jeszcze jakieś dokumenty, np. ksero opłaconego rachunku za usługę specjalisty czy porozumienie między bibliotekami odnośnie partycypowania w kosztach?

Udokumentowanie zwrotu kosztów

Jedna z czytelniczek biblioteki uszkodziła czytak. Za naprawę biblioteka otrzymała fakturę VAT. W regulaminie wypożyczania czytaków jest zapis, zgodnie z którym, w przypadku jego zniszczenia lub uszkodzenia czytelnik pokrywa koszty naprawy lub zakupu nowego urządzenia o takich samych parametrach.
Czy biblioteka powinna obciążyć czytelniczkę kosztami naprawy na podstawie noty księgowej i przyjąć zwrot kosztów na kwitariusz, czy też wystawić fakturę VAT (refakturę)?

Kwitariusz jako dowód księgowy

Biblioteka publiczna, która nie jest czynnym podatnikiem, świadczy na rzecz czytelników (osób fizycznych) dodatkowe usługi, np. ksero. W instytucji funkcjonuje instrukcja kasowa, zgodnie z którą opłaty pobierane od czytelników przyjmowane są na podstawie dowodów Kasa Przyjmie — KP. Operację taką odnosi się do raportu kasowego. W ostatnim czasie biblioteka zakupiła system biblioteczny, który generuje potwierdzenia wpłat, numerując je kolejno i opisując danymi pozwalającymi na dokładną identyfikację, kto i za co dokonał wpłaty. Program ten ułatwia pracę bibliotekarzowi, ponieważ generuje dowód z danych widniejących w systemie. Jednakże, dokument generowany przez system nazywa się pokwitowaniem, a zestawienie tych operacji — wydrukiem kwitariusza.
Czy biblioteka jako instytucja kultury może potwierdzać przyjęcie wpłat przy pomocy kwitariusza?
Czy kwitariusz nie jest zarezerwowany tylko i wyłącznie dla „budżetówki” do ręcznej obsługi wpłat?

Potwierdzenie zapłaty za monografię

Instytucja kultury sprzedaje monografię gminy. Instytucja nie posiada jeszcze kasy fiskalnej, ponieważ nie przekroczyła obrotu 20 000 zł na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych. Pieniądze ze sprzedaży monografii instytucja wydaje na zakup następnych egzemplarzy monografii.
Czy osobom kupującym monografię można wystawiać dokument KP?
Czy sprzedaż monografii można przeprowadzić przez raport kasowy?

Pokwitowanie z gospodarstwa rolnego to nie dowód księgowy

Gospodarstwo rolne wystawiło dla gminnego ośrodka kultury (GOK) pokwitowanie w formie pisma na zakup kwiatów na rabaty.
Czy na podstawie takiego dokumentu GOK może zapłacić za otrzymane kwiaty?

Zakup czasopism za granicą

Samorządowa instytucja kultury ma w strukturze dział historii i tradycji miasta. Dział ten chce kupić gazety dotyczące regionu (skany publikacji). Ich sprzedażą zajmuje się niemiecki wydawca. Firma ta wystawia faktury w euro. Polityka rachunkowości instytucji kultury wskazuje zaś na dowody księgowe wystawione w walucie polskiej. Zakup ma być sfinansowany z dotacji podmiotowej organizatora. Co należy zrobić, aby operacja przebiegła zgodnie z przepisami?

Ewidencja księgowa dodatkowego ubezpieczenia nieruchomości instytucji kultury

Urząd gminy zawarł umowę o ubezpieczenie mienia i odpowiedzialności cywilnej gminy razem z jej jednostkami organizacyjnymi i instytucjami kultury. Na podstawie wykazu do umowy ubezpieczeniowej urząd gminy zobowiązał instytucję kultury do zapłaty ubezpieczycielowi części dotyczącej jej ubezpieczenia. Na podstawie jakiego dokumentu instytucja kultury może zaksięgować tę polisę?