dokumentacja pracownicza

Nowe zasady prowadzenia i przechowywania dokumentacji pracowniczej od 1 stycznia 2019 r.

  • W określonych przypadkach w razie ponownego nawiązania stosunku pracy z tym samym pracownikiem — instytucja kultury będzie kontynuować prowadzenie jego dokumentacji
  • Jeśli w okresie przechowywania dokumentacji instytucja zostanie stroną postępowania, np. przed sądem pracy i ubezpieczeń społecznych, to ma obowiązek przechowywać dokumentację dłużej
  • W stosunku do obecnie zatrudnionych pracowników instytucja może skrócić do 10 lat obowiązujący obecnie 50-letni okres przechowywania dokumentacji, o ile złoży w ZUS odpowiednie dokumenty, w tym poprawne raporty informacyjne

Od 2019 r. nowa forma prowadzenia dokumentacji pracowniczej

  • Od nowego roku instytucja może zdecydować, czy prowadzi i przechowuje dokumentację pracowniczą w postaci papierowej czy elektronicznej
  • Dokumentacja pracownicza prowadzona i przechowywana w postaci elektronicznej będzie równoważna z dokumentacją papierową
  • Do wydania kopii całości lub części dokumentacji pracowniczej konieczny jest wniosek zainteresowanej osoby

Nowe zasady przechowywania akt osobowych pracowników i pozostałej dokumentacji pracowniczej

  • Od 1 stycznia 2019 r. instytucja kultury ma nowe obowiązki związane z przechowywaniem dokumentacji pracowniczej
  • Instytucja ma obowiązek przechowywać dokumentację pracownika zatrudnionego począwszy od 1 stycznia 2019 r. przez 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł
  • Były pracownik instytucji kultury, który zostanie objęty nowymi przepisami, będzie mógł odebrać swoją dokumentację pracowniczą do końca miesiąca kalendarzowego następującego po upływie okresu przechowywania tej dokumentacji

Udokumentowanie prawa do dodatku stażowego w instytucji kultury

Główny księgowy pracuje w instytucji kultury na ¼ etatu od 2007 r. Obecnie otrzymuje dodatek za wieloletnią pracę w wysokości 7% miesięcznego wynagrodzenia zasadniczego. Przebieg pracy głównego księgowego znany jest jedynie z kwestionariusza osobowego (miejsc pracy jest ogółem 3, w tym ostatnie jest niezakończone). Pracownik nie dostarczył żadnych świadectw pracy, które by mogły potwierdzić informacje ujęte w kwestionariuszu, a jedynie kserokopię umowy o pracę.

  • Czy w tej sytuacji wysokość przyznawanego dodatku jest właściwa?
  • Czy dodatek za wieloletnią pracę będzie można podnieść od miesiąca, w którym pracownik dostarczy świadectwa pracy z poprzednich zakończonych okresów zatrudnienia?
  • Czy obowiązkiem dyrektora jest poinformowanie pracownika o konieczności dostarczenia świadectw pracy z poprzednich zakończonych miejsc pracy?
  • Czy kserokopia umowy o pracę może być podstawą uznania okresu do stażu pracy?