Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
Najnowsza publikacja redakcji Poradnika Instytucji Kultury: Rachunkowość i finanse instytucji kultury. Odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania
[Webinar] Praca w godzinach nadliczbowych i dyżur pracowniczy w instytucji kultury: 18.08.2022 | Premie i nagrody w instytucjach kultury: 18 sierpnia 2022
Spółka gminna zarządza lokalem, który udostępniła gminnemu ośrodkowi kultury (GOK) w celu zorganizowania spotkania świątecznego oraz występu artystycznego. Po wydarzeniu, zgodnie z umową ustną, spółka obciążyła GOK za zużycie oleju opałowego na potrzeby ogrzania sali. Spółka wystawiła dokument KP (kasa przyjmie) z kwotą do zapłaty bez wskazania ilości zużytego oleju. GOK dotychczas nie uregulował tej kwoty. Spółka nie chce wystawić żadnego innego dokumentu (faktury, rachunku czy noty obciążeniowej).
Czy dokument ten — po opisaniu przez dyrektora — może być podstawą do zaliczenia w koszty?
Czy dyrektor może opłacić ten dokument z własnych pieniędzy, a kwota ta zostanie mu zwrócona z konta bankowego GOK?
Instytucja kultury często współpracuje z osobami fizycznymi, które nie prowadzą działalności gospodarczej, ale prowadzą dla instytucji warsztaty rękodzieła, pieczenia ciast, zapewniają oprawę muzyczną czy konferansjerkę itp. Kwota wystawionej faktury nie przekracza w miesiącu 50% minimalnego wynagrodzenia.
Czy na podstawie art. 5 ust. 1 Ustawy z 6 marca 2018 r. Prawo przedsiębiorców (dalej: prawo przedsiębiorców) istnieje możliwość wystawienia przez te osoby faktury VAT?
Oprócz przychodów z dotacji podmiotowej dom kultury posiada środki własne z tytułu sprzedaży biletów, wynajmu pomieszczeń. Środki te wpływają na jedno konto instytucji kultury.
Czy istnieje obowiązek oznaczania dokumentów kosztowych, z jakich środków zostały pokryte?
Czy pozostałe przychody otrzymywane przez instytucję mogą wpływać na to samo konto co dotacja podmiotowa?
Niekiedy osoby fizyczne zwracają się do instytucji kultury o wystawienie faktury do paragonu.
Czy wystawioną do paragonu fakturę dla osoby fizycznej należy wykazywać w nowym JPK_VAT z oznaczeniem „FP”?
Skoro taka faktura nie powiększy wartości sprzedaży w nowym JPK_VAT, to jak ją zaksięgować, żeby zgadzało się to w księgach?
W grudniu 2019 r. instytucja zapłaciła 61 zł ze środków dotacji podmiotowej za materiały sanitarne na podstawie faktury wystawionej na inny podmiot (faktura nie dotyczyła instytucji, ale błąd odkryto dopiero w styczniu roku następnego). W styczniu 2020 r. dostawca zwrócił na rachunek bankowy instytucji tę kwotę.
Czy środki te należało ująć w rozliczeniu dotacji podmiotowej i dokonać zwrotu do organizatora jako dotację niewykorzystaną?
Czy powinny one stanowić dochody własne instytucji z 2020 roku?
Miejski Dom Kultury (MDK) jest zwolniony z VAT na podstawie art. 113 i art. 43 ust. 1 pkt 33 Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Instytucja wystawia także faktury urzędowi gminy za organizację imprez, takich jak np. dożynki, spotkania mieszkańców, spotkania radnych, imprezy zamówione przez urząd, do których również stosuje zwolnienie z art. 43 ust. 1 pkt 33 ustawy o VAT. Oprócz tego MDK wystawia faktury za wynajem sal dla osób prowadzących własną działalność gospodarczą lub osobom fizycznym.
Czy instytucja prawidłowo wystawia faktury dla urzędu gminy?
Czy faktury za najem należy oznaczyć zwolnieniem z art. 113 ustawy o VAT?
Samorządowa biblioteka publiczna nie jest zarejestrowanym czynnym podatnikiem VAT. Obecnie instytucja kultury nie uzyskuje żadnych dochodów w związku z wykonywaną działalnością — nie dokonuje żadnej sprzedaży podlegającej opodatkowaniu VAT. Biblioteka przeprowadziła selekcję księgozbioru. Wycofane książki biblioteka chciałaby sprzedać za przysłowiową złotówkę za egzemplarz do antykwariatu z przybiciem stempla «wycofano z obiegu bibliotecznego»).
Czy można książki sprzedać do antykwariatu i jak zaksięgować taką sprzedaż?
W jaki sposób udokumentować tę operację?
Instytucja kultury jest czynnym podatnikiem VAT oraz korzysta ze zwolnienia ze stosowania kas rejestrujących (na podstawie poz. 37 załącznika do Rozporządzenia Ministra Finansów z 28 grudnia 2018 r. w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących: zapłata za pośrednictwem banku). Instytucja wystawia faktury VAT, ale nie przekazuje oryginałów wszystkim odbiorcom.
Czy to prawda, że jeśli instytucja wystawia faktury VAT, to musi je także przekazywać odbiorcom bez ich żądania?
Instytucja kultury finansuje wszelkie zakupy z dotacji podmiotowej, czyli środków publicznych.
Czy takie zakupy musi traktować jako zamówienie publiczne (z wolnej ręki) i w związku z tym od 1 sierpnia 2019 r. ma obowiązek przyjmowania za ten zakup faktury elektronicznej?
W budynku, w którym mieści się ośrodek kultury, swoją siedzibę ma również biblioteka. Faktury związane z utrzymaniem budynku — naprawy, konserwacja urządzeń, z których korzystają obie instytucje, są wystawiane na ośrodek kultury. Poniesione koszty do tej pory były rozliczane proporcjonalnie do zajmowanej powierzchni. Dokumentem, na podstawie którego biblioteka była obciążana poniesionymi kosztami, to nota obciążeniowa. Ostatnio organizator zakwestionował słuszność wystawiania noty na rzecz faktury, twierdząc, że ośrodek kultury nie może wstawiać not obciążeniowych na rzecz biblioteki, tylko faktury. Obydwie instytucje nie są czynnymi płatnikami VAT.
Czy organizator ma rację?
Problem dotyczy dokumentacji usług wynajmu sali bankietowej i świetlic wiejskich dla osób fizycznych. Na wynajem instytucja zawiera umowę, która określa wysokość opłaty, termin wynajmu i zazwyczaj termin płatności — przelew na 7 dni przed dniem wynajmu. Instytucja jest zwolniona podmiotowo od VAT ze względu na nieosiąganie limitu obrotu 200 000 zł — na podstawie art. 113 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Instytucja nie wystawia osobom fizycznym faktury.
Jak udokumentować sprzedaż — czy może to być faktura wewnętrzna (zbiorcza), wystawiona na podstawie rejestru zawartych umów?
W jakiej dacie rozpoznać przychód dla celów bilansowych?