Jednostka inwentaryzację roczną, którą ustala się na ostatni dzień bilansowy, czyli 31 grudnia (m.in. stanu kasy, materiałów), przeprowadziła 28 grudnia 2023 r., ponieważ 29 grudnia instytucja była zamknięta, a 30 i 31 grudnia to był weekend, w którym pracownicy jednostki nie pracowali.
Czy postąpiono prawidłowo, czy też mimo wszystko inwentaryzację należało przeprowadzić 31 grudnia?
Instytucja kultury przeprowadziła inwentaryzację muzealiów. Ani w arkuszach spisowych ani w protokole końcowym komisja nie wykazała wartości eksponatów.
Czy księgowość powinna zweryfikować lub potwierdzić wartość muzealiów na dzień zakończenia inwentaryzacji?
Jeżeli tak, to z czym porównać wartości zawarte w księgach rachunkowych?
Muzeum ma zabytki archeologiczne własne i w depozycie. Przez ostatnie 15 lat trwały wykopaliska. Przez ten czas zabytki archeologiczne nie były inwentaryzowane poprzez dokonanie kontroli zgodności wpisów dokumentacji ewidencyjnej ze stanem faktycznym. W 2023 r. dyrektor zarządził sporządzenie komisyjnej kontroli zgodności wpisów. Obecnie — za zgodą organizatora — jest ona przedłużona do końca 2024 r. Zabytki archeologiczne nie podlegają wycenie. Druki inwentaryzacyjne zostały wydane i opieczętowane przez głównego księgowego. Do zaewidencjonowania jest 1700 zabytków, po co najmniej 30 minut na jeden. Istnieje ryzyko, że te prace nie skończą się w terminie.
Co zatem należy do obowiązków głównego księgowego? Czy musi on uczestniczyć w inwentaryzacji na etapie rozliczenia tego spisu?
Ostatnia inwentaryzacja w formie skontrum zakończyła się w 2018 r. Biblioteka zaplanowała inwentaryzację zbiorów bibliotecznych na 9 listopada 2023 r. (miała ją przeprowadzić z wykorzystaniem arkuszy skontrowych). Spis się jednak zakończył dopiero w ostatnich dniach stycznia 2024 r., a protokołu końcowego jeszcze nie ma.
W jakim terminie powinna zakończyć się obecna inwentaryzacja? Czy jeśli protokół z inwentaryzacji i rozliczenie inwentaryzacji nastąpi do dnia sporządzenia sprawozdania finansowego za 2023 r., to 5-letni termin będzie zachowany?
Jeśli nie uda się w terminie do końca marca rozliczyć inwentaryzacji, to czy termin 5-letni będzie zachowany i na jakim koncie wykazać na przełomie roku różnice inwentaryzacyjne?
W chwili odejścia dyrektora na emeryturę nie przeprowadzono inwentaryzacji majątku, a nowego dyrektora zatrudniono dopiero po upływie roku. Z końcem 2022 r. przeprowadzono planowany spis majątku instytucji, w wyniku którego ujawniono niedobory.
Jak postąpić w takiej sytuacji? Czy poprosić byłego dyrektora o wyjaśnienie niedoborów?
Ostatni spis inwentaryzacyjny w instytucji kultury przeprowadzono między 7 a 27 grudnia 2019 r. Inwentaryzację rozliczono 31 grudnia 2019 r. Zgodnie z Ustawą z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) inwentaryzację środków trwałych przechowywanych na terenie strzeżonym należy przeprowadzić minimum raz na cztery lata.
Jak należy liczyć ten okres czterech lat — czy od początku spisu, od jego zakończenia, od daty protokołu poinwentaryzacyjnego, a może po prostu chodzi tu o całe lata kalendarzowe?
W polityce rachunkowości biblioteki figuruje zapis, z którego wynika, że materiały (zbiory) biblioteczne podlegają skontrum z częstotliwością przewidzianą w Rozporządzeniu MKiDN z 29 października 2008 r. (dalej: rozporządzenie w sprawie skontrum) w sprawie sposobu ewidencji materiałów bibliotecznych raz na 5 lat. Kontrolujący, który opiera się tylko na Ustawie z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), uważa, że inwentaryzacja zbiorów bibliotecznych powinna być przeprowadzana raz na 4 lata.
Czy takie podejście jest właściwe?
W przyjętych zasadach (polityce) rachunkowości w muzeum umieszczono zapis, zgodnie z którym muzealia podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w Rozporządzeniu Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 roku w sprawie zakresu form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie w sprawie ewidencjonowania zabytków). Przewiduje ono ich weryfikację co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli. Z kolei Ustawa z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) określa terminy inwentaryzacji aktywów i pasywów raz na 4 lata.
Muzeum przeprowadziło komisyjną kontrolę zgodności wpisów według stanu na 29 września 2017 r. Kierując się zapisem z polityki rachunkowości, muzeum ustaliło spis z natury na 2022 r.
Czy termin inwentaryzacji zostanie zachowany?
Wartość eksponatów w księgach rachunkowych jest większa niż wynikająca z ksiąg pomocniczych (inwentarzowych). Z protokołu inwentaryzacyjnego wynika, że:
- są częściowe niedobory,
- w księgach rachunkowych wartość eksponatów w latach ubiegłych była zwiększana o ubezpieczenie,
- pozostała różnica niemożliwa jest do wyjaśnienia (ze względu na to, że program finansowo-księgowy zastosowano w instytucji dopiero od 2017 r., a wcześniej w księgach rachunkowych stosowano ręczne zapisy sumaryczne).
Czy można na całość różnicy zmniejszyć fundusz statutowy, po uzyskaniu akceptacji Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego w sprawie niedoborów?
Zgodnie z art. 26 ust. 1 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) jednostki przeprowadzają na ostatni dzień każdego roku obrotowego inwentaryzację. Biblioteka posiada instrukcję inwentaryzacyjną, zgodnie z którą pełną inwentaryzację okresową przeprowadza się nie rzadziej niż co 2 lata. Zasadność tego zapisu była negowana podczas wewnętrznego audytu kontrolnego, a kontrolujący uznali, że inwentaryzacja powinna być przeprowadzona zgodnie z art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Jak często zatem przeprowadzać inwentaryzację?
Z końcem 2021 r. na emeryturę przechodzą dwie i jedyne pracownice biblioteki.
Czy w związku z tym powinny przeprowadzić inwenturę/skontrum stanu zbiorów, czy bez tego dyrektor w ogóle może wyrazić zgodę na przejście na emeryturę?
Spis z natury środków trwałych na dzień 31 grudnia 2019 r. zakończył się 10 stycznia 2020 r. W wyniku inwentaryzacji ujawniono środki trwałe niezdatne do użytkowania. W protokole z przeprowadzonej inwentaryzacji określono, które pozycje ze spisu są do likwidacji.
Czy sporządzenie druku LT — „Likwidacja środka trwałego” na dzień 31 grudnia 2019 r. i wyksięgowanie środków w tej dacie jest prawidłowe, czy powinno być pod datą 10 stycznia 2020 r.?