inwentaryzacja

Spis z natury na arkuszach wydrukowanych z komputera

Czy można przeprowadzić spis z natury muzealiów i książek za pomocą komputera — a dokładnie arkusza kalkulacyjnego?
Jak prawidłowo opisać taki sposób przeprowadzenia spisu z natury w instrukcji inwentaryzacyjnej i polityce rachunkowości?

Inwentaryzacja kasy

2 stycznia 2019 r. przeprowadzono inwentaryzację gotówki w kasie miejskiego domu kultury na dzień 31 grudnia 2018 r. W protokole z inwentaryzacji zawarto m.in. informacje o ostatnim numerze czeku gotówkowego, rozliczeniowego, ostatniego raportu kasowego i numery dowodów KW i KP. Dodatkowo w arkuszu spisu z natury podano liczbę KP i KW oraz czeków gotówkowych, które już są nieaktualne. Po sprawdzeniu dokumentacji z lat ubiegłych wynikło, że przy każdej inwentaryzacji sporządzano protokół inwentaryzacji kasy i osobno arkusz spisu z natury czeków, KW i KP.
Czy w tym roku też należy te druki spisać i co zrobić z czekami, które są nieaktualne?

Likwidacja druków ścisłego zarachowania

W instrukcji inwentaryzacyjnej obowiązującej w instytucji kultury jest zapis, że spis z natury przeprowadzany jest na elektronicznych formularzach, a w instytucji wciąż istnieją papierowe druki i główny księgowy chciałby je zlikwidować. W zarządzeniu dotyczącym druków ścisłego zarachowania obowiązującym w instytucji nie ma informacji, jak likwidować te druki.
W jaki sposób zatem prawidłowo zlikwidować druki ścisłego zarachowania, które nie są wykorzystywane?

Zmiana dyrektora a inwentaryzacja

Dyrektor pełni funkcję od listopada 2016 r. Wraz z objęciem przez niego stanowiska nie przeprowadzono inwentaryzacji w celu ustalenia środków trwałych na moment przejęcia przez niego funkcji dyrektora. Podczas przygotowań do inwentaryzacji za 2018 r. ustalono, że są duże braki w środkach trwałych. Główny księgowy instytucji ustalił, że część środków trwałych, tj. drabinki gimnastyczne na jednej z sali, zostały rozebrane i spalone, jednak zarówno poprzednia księgowa, jak i dyrektor nie przeprowadzili likwidacji tego sprzętu.
Jak w takiej sytuacji ma postąpić obecny dyrektor?
Czy rozliczyć to jako niedobór i wskazać, że danego środka trwałego nie było na stanie w momencie przejęcia przez niego funkcji?

Nie każdy może być członkiem komisji inwentaryzacyjnej

W bibliotece zostanie przeprowadzona selekcja księgozbioru bibliotecznego. Komisja likwidacyjna składa się z przewodniczącego i 2 członków.
Czy bibliotekarka, która jest osobą odpowiedzialną materialnie za zbiory biblioteczne, może być powołana w skład komisji jako członek?

Inwentaryzacja powinna być przeprowadzana zgodnie z przepisami

Muzeum jako samorządowa instytucja kultury realizuje swoje cele statutowe m.in. poprzez gromadzenie i ewidencjonowanie eksponatów zakwalifikowanych do muzealiów. Zgodnie z art. 10 Ustawy z 29 września 1994 o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości), każda jednostka winna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości zatwierdzoną przez kierownika jednostki. Przyjęte przez jednostkę zasady (politykę) rachunkowości, opisane w ustalonej przez kierownika jednostki dokumentacji, wymagają bezwzględnego stosowania rozwiązań wybranych przez jednostkę spośród dopuszczonych przez przepisy o rachunkowości.

W polityce rachunkowości muzeum zapisano, że muzealia podlegają inwentaryzacji w drodze weryfikacji z częstotliwością określoną w § 3 ust. 6 Rozporządzenia Ministra Kultury z 30 sierpnia 2004 r. w sprawie zakresu, form i sposobu ewidencjonowania zabytków w muzeach (dalej: rozporządzenie w sprawie muzealiów), które przewiduje ich weryfikację co 5 lat od daty zakończenia poprzedniej kontroli, a za zgodą organu założycielskiego termin ten może być wydłużony do 10 lat. Zgodnie z polityką rachunkowości, muzeum zalicza muzealia do środków trwałych niepodlegających amortyzacji ewidencjonowanych na koncie 016 „Dzieła sztuki i eksponaty muzealne”. Z kolei na podstawie art. 26 ust. 1 ustawy o rachunkowości, objęte ewidencją księgową muzealia, mające cechy środków trwałych, inwentaryzuje się — co do zasady — na ostatni dzień każdego roku obrotowego. Jednak w związku z tym, że znajdują się one na terenie strzeżonym, można przeprowadzać ich inwentaryzację raz w ciągu 4 lat.

Zdaniem głównego księgowego muzeum inwentaryzacja powinna być przeprowadzona zgodnie z zapisami polityki rachunkowości, ponieważ na takie rozwiązanie jednostka się zdecydowała.
Czy inwentaryzacja przeprowadzona zgodnie z zapisem w polityce rachunkowości spełnia wymogi wynikające z art. 26 ustawy o rachunkowości oraz § 3 ust. 6 rozporządzenia w sprawie muzealiów?

Inwentaryzacja w instytucji kultury obsługiwanej przez Centrum Usług Wspólnych

Od stycznia 2017 r. bibliotekę publiczną obsługuje Centrum Usług Wspólnych (dalej: CUW).
Jeżeli to kierownik CUW zarządza przeprowadzenie inwentaryzacji, to kto wydaje zarządzenie o inwentaryzacji dla poszczególnych filii?
Czy dyrektor biblioteki może być powołany w takim przypadku do składu komisji inwentaryzacyjnej?

Ujęcie w księgach rachunkowych przekazania składników majątku wydzielonej instytucji kultury

W trakcie roku z muzeum zostanie wydzielone nowe muzeum. Nowemu muzeum zostaną przekazane protokołem zdawczo-odbiorczym wraz z wszelkimi umowami (ksero za zgodność z oryginałem) środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, zbiory biblioteczne, eksponaty muzealne — zarówno te o wartości powyżej 3500 zł, jak i poniżej 3500 zł.
Jak nowe muzeum ma wykazać w księgach rachunkowych przekazany majątek?
Czy przy wprowadzaniu składników majątku do ksiąg na podstawie protokołu ma znaczenie, które środki majątku zostały zakupione z dotacji (podmiotowej, celowej), a które ze środków własnych, i czy ewidencja księgowa powinna wyglądać wówczas inaczej?
Czy należy przeprowadzić pełną inwentaryzację wszystkich składników i wprowadzić ich stany do ksiąg na zasadach standardowych jak przy inwentaryzacji rocznej (powołać komisje, wyznaczyć osobę odpowiedzialną materialnie, sporządzić protokół z różnic lub ich braku przy przekazaniu), czy też wystarczy inwentaryzacja uproszczona (doraźna) na okoliczność wyodrębnienia się nowego muzeum?

Skontrum to nie to samo co inwentaryzacja

Instytucja kultury przeprowadza inwentaryzację na arkuszach spisu z natury (środki trwałe, pozostałe środki trwałe oraz ewidencja ilościowa) — pozycje te są spisywane na arkuszach w programie Excel za pomocą komputera. W taki sam sposób — chodząc z laptopem — komisja spisuje wyposażenie.
Inwentaryzację książek instytucja przeprowadza natomiast co 5 lat — zgodnie z Rozporządzeniem MKiDN z 29 października 2008 r. w sprawie zasad ewidencji materiałów bibliotecznych (dalej: rozporządzenie w sprawie ewidencji materiałów bibliotecznych) — metodą skontrum.
Podczas kontroli zarzucono, że jest to nieprawidłowe, ponieważ budzi wątpliwości to, w jaki sposób pliki trafiają do głównego księgowego w celu naniesienia wartości oraz że instytucja powinna dodatkowo przeprowadzić inwentaryzację zbiorów bibliotecznych co 4 lata według Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości (dalej: ustawa o rachunkowości) na arkuszach spisu z natury.
Czy zarzuty kontrolerów są słuszne?
Czy inwentaryzację można przeprowadzić komputerowo w programie Excel i jak prawidłowo zapisać tę metodę w instrukcji inwentaryzacyjnej?
Czy instytucja kultury musi przeprowadzić inwentaryzację co 4 lata według ustawy o rachunkowości na arkuszach spisu z natury?

Inwentaryzacja obcych środków trwałych

Organizator przekazał instytucji kultury środki trwałe w nieodpłatne użytkowanie. Są one zaksięgowane na kontach bilansowych instytucji kultury, która również je amortyzuje. Z kolei organizator ewidencjonuje te środki trwałe na kontach pozabilansowych.
Jak inwentaryzować środki trwałe będące własnością organizatora: co roku, traktując je jako składniki aktywów będące własnością innych jednostek powierzonych do używania (na podstawie art. 26 ust. 2 Ustawy z 29 września 1994 r. o rachunkowości, dalej: ustawa o rachunkowości), czy też raz na 4 lata, pamiętając, iż są one na kontach bilansowych jednostki (na podstawie art. 26 ust. 3 pkt 3 ustawy o rachunkowości)?

Inwentaryzacja obcych środków trwałych

W muzeum znajduje się kilka eksponatów (skamielin), które zostały wypożyczone jeszcze za kadencji poprzednich dyrektorów. Od tamtej pory nikt się nimi nie interesuje.
Czy przy okazji inwentaryzacji można je zarchiwizować i uznać za własność muzeum, skoro upłynęło już kilkanaście lat i żadna instytucja o nie się nie upomina?

Inwentaryzacja w małej instytucji kultury

W czterech filiach biblioteki pracuje 4 bibliotekarzy, główny księgowy i dyrektor. Dyrektor powołuje 4-dwuosobowe zespoły spisowe do przeprowadzenia spisu z natury. Nie ma komisji inwentaryzacyjnej ani jej przewodniczącego. Z zalecenia pokontrolnego wynika, że dyrektor biblioteki powinien dostosować instrukcję inwentaryzacyjną do liczby zatrudnionych w niej osób.
Czy można w związku z tym zrezygnować z przewodniczącego komisji, a podział kluczowych obowiązków zaplanować tak, że np. dyrektor wydaje arkusze spisowe zespołom spisowym, zespoły spisowe przekazują je po inwentaryzacji głównemu księgowemu, a ten wycenia składniki majątkowe i ewentualne rozbieżności?