Mała biblioteka nie pobiera kar za przetrzymywanie książek i nie ma zapisów w regulaminie o takich karach. Zwroty książek egzekwuje więc poprzez ustne i telefoniczne upomnienia, a sporadycznie wysyła też upomnienia pisemne. Ostatnio pojawiły się wątpliwości, czy w związku z innymi przepisami (np. Ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych, dalej: ustawa o finansach publicznych) biblioteka jednak powinna pobierać kary za przetrzymywanie książek. W Ustawie z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach) jest przepis, że biblioteka może pobierać opłaty za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych, nie ma przepisu, że ma natomiast taki obowiązek. Regulamin biblioteki stanowi, że za każde wysłane upomnienie biblioteka pobiera od czytelnika opłatę w wysokości według aktualnego cennika. Jeżeli czytelnik mimo upomnień wysłanych przez bibliotekę odmawia zwrotu lub uiszczenia należnych opłat, biblioteka może dochodzić swych roszczeń zgodnie z przepisami prawa.
Czy biblioteka powinna pobierać kary za przetrzymywanie książek?
W bibliotece nigdy nie naliczano kar za przetrzymywane książek przez czytelników. Księgowa co miesiąc otrzymywała naliczenia tylko dla tych osób, które przyszły oddać książkę i zapłaciły karę. W sprawozdaniu RB-N jednostki należności wymagalne nie były wykazywane, gdyż ich nie naliczano. Część tych kar nie będzie już możliwa do ściągnięcia. Dyrektor nie chce ścigać dłużników.
Jak teraz zaksięgować naliczenia dla wszystkich czytelników? Za jaki okres wstecz biblioteka może naliczyć kary za przetrzymywanie książek?
Na jakiej podstawie prawnej można umorzyć te należności?
Czy biblioteka ma w związku z umorzeniem jakieś obowiązki względem urzędu skarbowego?
Dyrektor KIS rozpatrywał sprawę biblioteki pobierającej opłaty za przetrzymywanie zbiorów bibliotecznych oraz opłaty za wydanie duplikatu karty bibliotecznej (interpretacja indywidualna z 13 listopada 2023 r., 0114-KDIP1-3.4012.511.2023.1.AMA).
Biblioteka miejska pobiera od czytelników kary za przetrzymanie zbiorów bibliotecznych, opłaty za zniszczone bądź zagubione zbiory biblioteczne oraz opłaty za wydanie duplikatu karty bibliotecznej. Biblioteka jest zwolniona z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 Ustawy z 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (dalej: ustawa o VAT). Ponadto biblioteka prowadzi także sprzedaż usług reprograficznych oraz sprzedaż wydawnictw własnych.
Czy opłaty te należy włączyć do limitu obrotów w wysokości 20 000 zł, który warunkuje ewidencjonowanie sprzedaży w kasie rejestrującej?
Zgodnie z Ustawą z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach), biblioteka może pobierać opłaty wyłącznie za: usługi informacyjne, bibliograficzne, reprograficzne oraz wypożyczenia międzybiblioteczne, wypożyczenia materiałów audiowizualnych, niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych, uszkodzenie, zniszczenie lub niezwrócenie materiałów bibliotecznych.
Czy biblioteka musi pobierać opłaty za przetrzymywanie książek?
Jak prawidłowo wprowadzić do ksiąg rachunkowych nigdy nieewidencjonowane należności za przetrzymanie książek? Księgowane były tylko wpływy za przetrzymania.
Jak ustalić wielkość odpisów aktualizujących te należności i z jaką częstotliwością je aktualizować?
W czasie kontroli Naczelna Izba Kontroli zarzuciła dyrektorowi biblioteki, że niewłaściwie ewidencjonuje w księgach rachunkowych opłaty za przetrzymanie książek. Chodzi o takie opłaty, które są w trakcie naliczania (czyli do czasu zwrotu zbiorów codziennie nalicza się 30 gr za książkę), te, które już się naliczyły (czytelnik oddał książkę, ale nie miał przy sobie pieniędzy i taka opłata zalega na jego koncie), i te, które są w trakcie windykacji i nawet od kilku lat nie są ściągnięte. Według kontrolerów NIK wszystkie te opłaty powinny być ujęte w księgach rachunkowych. W regulaminie korzystania z biblioteki są określone warunki anulowania w części lub całości tych opłat, rozłożenia na raty itp. Biblioteka tak działa od lat, a praktyka — także w innych bibliotekach — jest taka, że nie wpisuje się do ksiąg rachunkowych opłat od czytelników, które zalegają czy podlegają umorzeniu zgodnie z regulaminem i rozłożeniu na raty.
Czy kontrolerzy z NIK mają rację?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, a także z regulaminem dotyczącym udostępniania zbiorów biblioteki — biblioteka pobiera opłaty za nieterminowe przetrzymywanie książek.
Czy w związku ze stanem epidemii biblioteka może zaniechać wystawiania, wysyłania i poboru upomnień czytelniczych?
Czy w obecnej sytuacji jest to naruszenie Ustawy z 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (dalej: ustawa o dyscyplinie finansów publicznych) z tytułu nieustalenia i niedochodzenia należności?
Ustawa z 27 czerwca 1997 r. o bibliotekach (dalej: ustawa o bibliotekach) w art. 14 ust. 2 pkt 4 umożliwia pobieranie od czytelników opłat za niezwrócenie w terminie wypożyczonych materiałów bibliotecznych. Opłaty te potocznie określa się jako upomnienia czytelnicze.
Czy taka opłata ma charakter cywilnoprawny czy publicznoprawny? Czy od tych opłat należy naliczać odsetki?
W jaki sposób doręczać upomnienia?
Czy jest możliwość umorzenia takich należności od czytelnika?
Pytanie dotyczy odpisów aktualizacyjnych należności.
Czy należy je tworzyć w bibliotece publicznej za przetrzymanie materiałów bibliotecznych przez czytelników?
W jaki sposób to robić i jak ujmować w księgach rachunkowych?
Czy biblioteka powinna wystawić informację PIT-8C osobom, którym umorzono kary za przetrzymywanie książek?
Biblioteka wyczerpała możliwości upomnień wysłanych do grupy czytelników zadłużonych z tytułu zaległych kar za przetrzymane lub zagubione książki wraz z kosztami pocztowymi. W związku z brakiem odzewu z ich strony biblioteka rozpoczęła poprzez kancelarię prawną procedurę wysyłki wezwań przedsądowych. Zatrudniając kancelarię prawną, biblioteka ponosi koszty usług przez nią świadczonych i tylko te ujmuje w swoich księgach rachunkowych.
Jak od strony księgowej powinna wyglądać ewidencja wysyłki wezwań do zapłaty?